Ha alltid med presentationen på ett usb minne om någon dator skulle krångla. Ta med adapters och laddare till din dator. Om en talare får förhinder tänk på att snabbt kunna stuva om i programmet. mm mm

Vid större möten kan det vara trevligt med värdar som visar deltagarna rätt, svarar på frågor och representerar arrangören på ett positivt sätt.

Förberedelse och planering är A och O. Tänk igenom syfte och mål för de deltagare som ska närvara. Boka tidigt upp eventuella talare och den anläggning som passar mötet bäst

Beroende på typ av möte och tidsåtgång, är det alltid positivt med något som bryter av informationsflödet. Detta påverkas också av vilket budskap ni vill förmedla på mötet. En ren utbildning kanske inte behöver en underhållningspunkt, men däremot är det viktigt på en kick off eller ett säljevent. Vilken känsla skall deltagaren lämna dagen med - full med ny kunskap eller wow-känsla?

Syftet med mötet är beroende på vad som ska förmedlas. Det kan vara ett informationsmöte, beslutsmöte, en kreativ workshop eller en utbildning.

Självklart kan man boka flera dagar för ett möte. Antingen sammanhängade eller vid olika tillfällen.

Man bör tänka på mötets längd och tidpunkt. Ett kortare möte kanske passar bättre nära kommunikationer medan en övernattningkonferens lämpar sig en bit utanför city för att hålla gruppen samlad.

Många av våra lokaler kan möbleras efter kundens önskemål.

Läs mer om våra olika lokaler här.

Generellt är sommar, höstlov och dagar i anslutning till storhelger inte att föredra för möten då många av deltagarna kan vara lediga. Finns det deltagare som har lång resväg bör man ha det i åtanke om man planerar en tidig start eller ett sent avslut för mötet.

Vanligast är att vi fakturerar efter arrangemangets genomförande. Vid större arrangemang kan en förskottsfaktura utgå som täcker minst lokalhyran.

Läs mer om hur man bokar konferens hos oss här.

Budgeten bör anpassas efter målet och syftet med konferensen. Vissa möten kan ha en lägre budget, men andra bör vara mer påkostade för att förmedla rätt budskap till deltagarna.

Beroende på mål och syfte med mötet kan en aktivitet förstärka budskapet, men vid många möten behövs inte detta.

Det finns många talarförmedlingar att vända sig till, ett par exempel är talarforum.se eller talarformedlingen.se Men många talare går också att bokas direkt och hittas på nätet. Var tydlig med ämnet och vilken känsla som ska finnas kvar i tankarna efter föreläsningen.

En vacker blombukett är alltid uppskattat, men är kursledaren inresande från annan ort kanske ett presentkort passar bättre. Är det en utländsk talare rekommenderas något klassiskt svenskt där Svenskt Tenn och Skultuna är idéförslag. Många företag skänker en gåva till välgörenhet istället för give-aways och talaren får istället ett värdebevis på detta. Mycket uppskattat!
Några ofta förekommande organisationer är röda korset, räddabarnen, barncancerfonden och unicef.

Ha en registrering med namnskyltar som visar namn och företag. Nyttja pauser för mingel och samtal. Det finns vissa appar för deltagarhantering där man kan byta adresser och skapa nätverk.

Var noga med att informera om hålltider för dagen med pauser och beräknat avslut. Det är viktigt att att det är tydligt vad på agendan som är informationspunkter och vad som är beslutspunkter. Tidsåtgång måste finnas och en mötesledare som har kontroll på att agenda med tider hålls.

Innehållet på en konferens styr mötets längd. Hellre få punkter på agendan som hinns med än att lägga in för mycket som måste flyttas till nästa tillfälle. Håll tiderna för respektive punkt och gå vidare. Boka ett nytt möte för det som drog ut på tiden.

Många gånger är det utställande företag som bidrar ekonomiskt och möjliggör konferensen. Vid andra tillfällen kan någon leverantör gå in och sponsra tex lokalhyra eller maten.

Vid större möten är det vanligt med utställande företag som får möjlighet att visa sina produkter. Det är oftast leverantörer med anknytning till den bokade konferensen och som kompletterar denna.

Skicka en utvärdering direkt eller dagen efter till deltagarna med väl valda frågor. Ha gärna en skala 1-10 för att kunna mäta helheten. Be om återkoppling på det viktigaste deltagaren tagit med sig.

För att få feedback är det en förutsättning att skicka ut en utvärdering efteråt. Det är också värdefullt att under mötet använda ett konferensverktyg där man kan rösta och ställa frågor för att öka dialogen.

Använd gärna ett digitalt verktyg såsom trippus, menti eller tablet där man kan ställa frågor, rösta och utvärdera mötet under tiden och efteråt. De skapar engagemang och gör mötet med kreativt.

Ja, det er muligt at optage eller filme mødet/konferencen på IVA Konferencecenter, da vi har vores eget udstyr og teknikere til det. Vores auditorium har avanceret teknologi som f.eks. et lille studie til filmproduktion. Men vi har også en mobil løsning, som fungerer i vores næststørste lokale og i festsalen til f.eks. morgenmadsmøder. På IVA Konferencecenter er vores konferencelokaler og mødelokaler udstyret med brugervenlig teknologi, som hjælper dig med at få mest muligt ud af dit konferenceophold.

Læs mere om lyd- og videooptagelse på IVA Konferencecenter

Teknologi er en udfordring, og på trods af test og gennemgang kan noget stadig stikke en kæp i hjulet. Vi tør dog godt love, at vi har rigtig gode ressourcer til at løse de problemer, der måtte opstå. Med egne teknikere og en løbende gennemgang af alle konferencelokaler, mødelokaler og auditorier m.m. er vi godt rustet.
Vi gør altid vores yderste for at sikre, at bookere og talere føler sig trygge under arrangementet. På IVA Konferencecenter er vi teknisk forberedt på at imødekomme de forskellige krav, der opstår i forbindelse med et møde eller en konference.

Læs mere om konferenceteknologien på IVA Konferencecenter

Vi samarbejder med Restaurant Grodan om alt, hvad der bliver serveret på IVA Konferencecenter. Det er et førsteklasses køkken og et stort menukort med både klassikere og nye spændende elementer. Restaurant Grodan tilbyder også buffeter og mingletallerkener, der passer til lejligheden og budgettet. Maden er et vigtigt element i konferencen/mødet, og med Restaurant Grodan garanterer vi rigtig god mad, der giver en fantastisk helhedsoplevelse af opholdet på IVA Konferencecenter.

Her kan du læse mere om Restaurant Grodan og også se deres forskellige menuer.

Man kan knappt tro att det bakom citypulsen vid Stureplan, mitt i Stockholm city, finns en så härligt grön oas. Vår trädgård används flitigt av konfererande gäster för fikapaus, men också en perfekt plats för välkomstdrinken innan middagen i samband med att du hyrt konferenslokaler, hörsal eller festvåning här på IVA Konferenscenter.

Här kan du se en bilder på trädgården på IVA Konferenscenter

Vores største konferencelokale på IVA Konferencecenter på Östermalm i Stockholm er Wallenbergsalen med plads til 150 deltagere i behagelige lænestole. Det er også muligt at tilføje et antal ekstra stole, hvis det er nødvendigt. Wallenbergsalen er et topmoderne auditorium til events og konferencer, som er indrettet i en moderne nordisk stil.

Læs mere om Wallenberg Hall her.

Vores festsal er ideel til morgenmadsmøder. Her sidder man ved runde borde med 8 personer ved hvert. Lokalet har et lydanlæg med fire trådløse enheder. Der er også et stort filmlærred og en projektor med bagprojektion. Festsalen på IVA Konferencecenter på Östermalm i Stockholm ligger i smukke lokaler fra århundredeskiftet, som er blevet omhyggeligt renoveret i nyklassicistisk stil.

Læs mere om IVA Konferencens festsal og selskabslokaler her.

Kostafvigelser bliver mere og mere almindelige, og vores store køkken er godt rustet til at håndtere dem.
Det er dog vigtigt at informere os i god tid inden mødet for at sikre en smidig service. Allergier, vegansk og vegetarisk kost tages for givet, men ikke forskellige former for kost. IVA Konferencecenter samarbejder med Restaurant Grodan, som tilbereder førsteklasses konferencefrokoster.

Læs mere og se menuen på Restaurant Grodan

De møbler, vi foreslår, afhænger af formålet med mødet. Hvis der er tale om uddannelse og læring, er skoleborde eller U-borde at foretrække. Til et bestyrelsesmøde er et konferencebord bedst. Til mere kreative møder kan det være en siddeø, hvor man skifter plads fra middag til eftermiddag. Et par ståborde bagerst i lokalet er som regel godt, hvis man har brug for variation. På IVA Konferencecenter tilpasser vi møblerne i mødelokalet eller konferencelokalet efter mødets behov.

Se vores forskellige konferencelokaler her.