Lähetä osallistujille suoraan tai seuraavana päivänä arviointi, jossa on hyvin valitut kysymykset. Käytä mieluiten asteikkoa 1-10, jotta kokonaisuutta voidaan mitata. Pyydä palautetta tärkeimmistä asioista, jotka osallistuja on ottanut mukaansa.

Arvioinnin lähettäminen jälkikäteen on edellytys palautteen saamiselle. On myös hyödyllistä käyttää kokouksen aikana konferenssivälinettä, jossa ihmiset voivat äänestää ja esittää kysymyksiä vuoropuhelun lisäämiseksi.

Käytä digitaalista välinettä, kuten trippua, menti tai tablettia, jossa voit esittää kysymyksiä, äänestää ja arvioida kokousta kokouksen aikana ja sen jälkeen. Ne luovat sitoutumista ja tekevät kokouksesta luovemman.

Pidä esityksesi aina USB-muistitikulla siltä varalta, että tietokoneessa ilmenee toimintahäiriöitä. Ota mukaan tietokoneen sovittimet ja laturit. Jos puhuja on estynyt, muista, että voit järjestää ohjelman nopeasti uudelleen jne.

Suuremmissa kokouksissa voi olla hyödyllistä, että on isännät, jotka voivat opastaa osallistujia, vastata kysymyksiin ja edustaa järjestäjää myönteisellä tavalla.

Valmistelu ja suunnittelu ovat avainasemassa. Mieti osallistujien tarkoitusta ja tavoitteita. Varaa mahdolliset puhujat ja sopivin kokouspaikka hyvissä ajoin.

Kokouksen tyypistä ja kestosta riippuen on aina myönteistä, että on jotain, joka katkaisee tiedonkulun. Tähän vaikuttaa myös viesti, jonka haluat kokouksessa välittää. Pelkkä koulutusohjelma ei välttämättä tarvitse viihdepistettä, mutta aloitus- tai myyntitapahtumassa se on tärkeää. Minkä tunteen osallistujan pitäisi lähteä päivästä - täynnä uutta tietoa vai vau-tunne?

Kokouksen tarkoitus riippuu siitä, mitä halutaan välittää. Se voi olla tiedotuskokous, päätöksentekokokous, luova työpaja tai koulutustilaisuus.

Voit tietysti varata useita päiviä kokousta varten. Joko peräkkäin tai eri ajankohtina.

Kokouksen pituutta ja ajankohtaa olisi harkittava. Lyhyemmälle kokoukselle voi sopia paremmin sijainti lähellä liikenneyhteyksiä, kun taas yön yli kestävälle kokoukselle voi sopia paremmin sijainti kaupungin keskustan ulkopuolella, jotta ryhmä pysyy yhdessä.

Monet tiloistamme voidaan kalustaa asiakkaan toiveiden mukaan.

Lisätietoja eri tiloistamme täällä.

Yleensä kesä- ja syyslomat sekä suurten juhlapyhien ympärillä olevat päivät eivät ole suositeltavia ajankohtia kokouksille, koska monet osallistujat saattavat olla vapaalla. Jos osallistujat matkustavat pitkiä matkoja, tämä on otettava huomioon, kun suunnitellaan kokouksen aikaista alkamista tai myöhäistä päättymistä.

Laskutamme yleensä tapahtuman jälkeen. Suuremmista tilaisuuksista voidaan laatia ennakkolasku, joka kattaa vähintään tilavuokran.

Lue lisää siitä, miten voit varata konferenssin meiltä. täällä.

Talousarvio olisi mukautettava konferenssin tavoitteeseen ja tarkoitukseen. Joidenkin kokousten budjetti voi olla pienempi, mutta toisten kokousten budjetin pitäisi olla suurempi, jotta osallistujille välittyisi oikea viesti.

Kokouksen tavoitteista ja tarkoituksesta riippuen toiminta voi vahvistaa viestiä, mutta monissa kokouksissa se ei ole tarpeen.

On monia puhujaorganisaatioita, joiden puoleen kääntyä, esimerkiksi talarforum.se tai talarformedlingen.se. Monet puhujat voi kuitenkin varata myös suoraan ja löytää verkossa. Ole selvillä aiheesta ja tunteesta, jonka pitäisi jäädä mieleen luennon jälkeen.

Kaunis kukkakimppu on aina tervetullut, mutta jos kurssinjohtaja matkustaa muualta, lahjakortti voi olla sopivampi. Jos kyseessä on vieraskielinen henkilö, suositellaan jotain klassisen ruotsinkielistä, esimerkiksi Svenskt Tenn ja Skultuna ovat ihanteellisia ehdotuksia. Monet yritykset lahjoittavat lahjan hyväntekeväisyyteen lahjakorttien sijaan, ja puhuja saa sen sijaan lahjakortin. Arvostetaan suuresti!
Joitakin yleisesti käytettyjä järjestöjä ovat Punainen Risti, Pelastakaa Lapset, Lapsisyöpäsäätiö ja UNICEF.

Rekisteröintitiski, jossa on nimikyltit, joissa näkyy nimet ja yritykset. Käytä taukoja seurusteluun ja keskusteluun. On olemassa joitakin osallistujien hallintasovelluksia, joiden avulla voit vaihtaa osoitteita ja verkostoitua.

Muista ilmoittaa kellonaika taukoineen ja arvioitu loppu. On tärkeää, että on selvää, mitkä asiat esityslistalla ovat tiedotuskohtia ja mitkä päätösasioita. Kokouksessa on oltava aikaraja ja kokouksen vetäjä, joka voi tarkistaa, että esityslistaa ja aikoja noudatetaan.

Konferenssin sisältö määrittää kokouksen pituuden. On parempi, että esityslistalla on vähän asioita, jotka voidaan hoitaa ajoissa, kuin että siihen lisätään liikaa asioita, jotka on siirrettävä seuraavaan kokoukseen. Pidä kiinni kunkin kohdan ajankohdista ja siirry eteenpäin. Varaa uusi kokous sille, mikä kesti liian kauan.

Usein näytteilleasettajayritykset osallistuvat taloudellisesti konferenssin järjestämiseen ja tekevät sen mahdolliseksi. Toisinaan toimittaja voi sponsoroida esimerkiksi paikan vuokrausta tai ruokaa.

Suuremmissa kokouksissa on tavallista, että näytteilleasettajayrityksillä on mahdollisuus esitellä tuotteitaan. Nämä ovat yleensä toimittajia, joilla on yhteys varattuun konferenssiin ja jotka täydentävät sitä.

Kyllä, IVA-konferenssikeskuksessa on mahdollista nauhoittaa tai kuvata kokousta/konferenssia, sillä meillä on tätä varten omat laitteemme ja tekniikkamme. Auditorioissamme on edistyksellistä tekniikkaa, kuten pieni studio elokuvatuotantoa varten. Mutta meillä on myös liikkuva ratkaisu, joka toimii toiseksi suurimmassa huoneessamme ja juhlasalissa esimerkiksi aamiaiskokouksia varten. IVA-konferenssikeskuksemme kokoushuoneissa ja kokoustiloissa on käyttäjäystävällistä tekniikkaa, jonka avulla saat kaiken mahdollisen irti kokouslomastasi.

Lue lisää äänen ja videon tallentamisesta IVA-konferenssikeskuksessa.

Teknologia on haaste, ja testauksesta ja tarkistuksesta huolimatta jokin voi silti aiheuttaa ongelmia. Uskallamme kuitenkin luvata, että meillä on erittäin hyvät resurssit ratkaista mahdolliset ongelmat. Meillä on omat teknikot ja kaikkien kokoushuoneiden, kokoushuoneiden ja auditorioiden jne. jatkuva tarkastus, joten olemme hyvin varustautuneita.
Teemme aina kaikkemme varmistaaksemme, että varaajat ja puhujat tuntevat olonsa turvalliseksi tapahtuman aikana. IVA-konferenssikeskuksessa olemme teknisesti valmistautuneet vastaamaan erilaisiin vaatimuksiin, joita kokouksessa tai konferenssissa ilmenee.

Lue lisää IVA-konferenssikeskuksen konferenssitekniikasta.

Teemme yhteistyötä ravintola Grodanin kanssa, kun on kyse kaikesta, mitä IVA-konferenssikeskuksessa tarjoillaan. Kyseessä on ensiluokkainen keittiö ja laaja menu, jossa on sekä klassikoita että uusia jännittäviä elementtejä. Ravintola Grodan tarjoaa myös buffet- ja mingle-lautasia tilaisuuden ja budjetin mukaan. Ruoka on tärkeä osa konferenssia/kokousta, ja ravintola Grodanissa takaamme todella hyvän ruoan, joka tarjoaa upean kokonaiskokemuksen IVA-konferenssikeskuksessa oleskelusta.

Täältä voit lukea lisää ravintola Grodanista ja tutustua sen eri ruokalistoihin.

On vaikea uskoa, että Stureplanin sykkeen takana, Tukholman keskustassa, on näin ihana vihreä keidas. Konferenssivieraat käyttävät puutarhaa usein kahvitauoilla, mutta se on myös täydellinen paikka tervetuliaisdrinkille ennen illallista, kun olet vuokrannut IVA-konferenssikeskuksen kokoushuoneen, auditorion tai juhlasalin.

Tässä näet kuvan IVA-konferenssikeskuksen puutarhasta.

Tukholman Östermalmissa sijaitsevan IVA-konferenssikeskuksen suurin kokoustilamme on Wallenbergsalenin auditorio, johon mahtuu 150 osallistujaa mukavissa nojatuoleissa. Tarvittaessa on myös mahdollista lisätä useita lisätuoleja. Wallenbergsalen on moderniin pohjoismaiseen tyyliin sisustettu huipputekninen auditorio tapahtumia ja konferensseja varten.

Lue lisää Wallenberg-salista täältä.

Juhlasalimme on ihanteellinen aamiaiskokouksia varten. Täällä istutaan pyöreissä pöydissä, joissa kussakin on 8 henkilöä. Tilassa on äänentoistojärjestelmä, jossa on neljä langatonta laitetta. Tilassa on myös suuri valkokangas ja projektori, jossa on takaprojektio. IVA-konferenssikeskuksen juhlasali Östermalmissa Tukholman kaupungissa sijaitsee kauniissa vuosisadan vaihteen tiloissa, jotka on kunnostettu huolellisesti uusklassiseen tyyliin.

Lue lisää IVA-konferenssin juhla- ja juhlatiloista täältä..

Ruokavaliopoikkeamat ovat yhä yleisempiä, ja suuri keittiömme on hyvin varustautunut käsittelemään niitä.
On kuitenkin tärkeää, että ilmoitat meille hyvissä ajoin ennen kokousta, jotta voimme varmistaa palvelun sujuvuuden. Allergiat, vegaani- ja kasvisruokavaliot otetaan huomioon, mutta ei erityyppisiä ruokavalioita. IVA-konferenssikeskus tekee yhteistyötä ravintola Grodanin kanssa, joka valmistaa ensiluokkaisia kokouslounaita.

Lue lisää ja tutustu ruokalistaan ravintola Grodanissa

Ehdottamamme kalusteet riippuvat kokouksen tarkoituksesta. Jos kyseessä on koulutus ja oppiminen, kouluistuimet tai U-pöydät ovat suositeltavia. Hallituksen kokoukseen sopii parhaiten kokouspöytä. Luovampiin kokouksiin sopii ehkä saarekkeellinen istuin, jossa istuimet vaihtuvat keskipäivästä iltapäivään. Muutama seisomapöytä takana on yleensä tervetullut, jos tarvitaan vaihtelua. Me IVA-konferenssikeskuksessa sovitamme kokoushuoneen tai neuvotteluhuoneen kalusteet kokouksen tarpeiden mukaan.

Tutustu eri kokoustiloihimme täällä.