Mange ganger bidrar utstillerbedriftene økonomisk og gjør konferansen mulig. Andre ganger kan en leverandør for eksempel sponse leie av lokaler eller mat.

På større møter er det vanlig at utstillende selskaper får mulighet til å vise frem produktene sine. Dette er som regel leverandører som har en tilknytning til den konferansen som er booket, og som utfyller den.

Send en evaluering direkte eller dagen etter til deltakerne med velvalgte spørsmål. Ha gjerne en skala fra 1-10 for å kunne måle helheten. Be om tilbakemelding på hva som er det viktigste deltakeren har fått med seg.

Å sende ut en evaluering i etterkant er en forutsetning for å få tilbakemeldinger. Det er også nyttig å bruke et konferanseverktøy under møtet der folk kan stemme og stille spørsmål for å øke dialogen.

Bruk et digitalt verktøy som trippus, menti eller nettbrett der dere kan stille spørsmål, stemme og evaluere møtet underveis og i etterkant. Det skaper engasjement og gjør møtet mer kreativt.

Ha alltid presentasjonen din på en USB-minnepinne i tilfelle datamaskinen din skulle svikte. Ta med adaptere og ladere til datamaskinen. Hvis en foredragsholder blir forhindret, må du huske å raskt kunne omorganisere programmet osv.

Ved større møter kan det være nyttig å ha verter som kan veilede deltakerne, svare på spørsmål og representere arrangøren på en positiv måte.

Forberedelse og planlegging er nøkkelen. Tenk gjennom formålet og målene til deltakerne som skal delta. Bestill eventuelle foredragsholdere og det best egnede lokalet for møtet på et tidlig tidspunkt

Avhengig av møtetype og tidsbruk er det alltid positivt å ha noe som bryter informasjonsflyten. Dette påvirkes også av hvilket budskap du ønsker å formidle på møtet. Et rent opplæringsprogram trenger kanskje ikke et underholdningspunkt, men det er viktig på en kick-off eller et salgsarrangement. Hvilken følelse skal deltakeren sitte igjen med - full av ny kunnskap eller wow-følelse?

Formålet med møtet avhenger av hva som skal kommuniseres. Det kan være et informasjonsmøte, et beslutningsmøte, en kreativ workshop eller en opplæringsøkt.

Du kan selvfølgelig bestille flere dager for et møte. Enten fortløpende eller ved ulike anledninger.

Man bør vurdere lengden på og tidspunktet for møtet. Et kortere møte kan være bedre egnet i nærheten av transportforbindelser, mens en konferanse med overnatting kan være bedre egnet utenfor sentrum for å holde gruppen samlet.

Mange av lokalene våre kan innredes etter kundens ønsker.

Finn ut mer om de ulike lokalene våre ...her.

Generelt er sommerferie, høstferie og dager rundt store høytider ikke å foretrekke for møter, ettersom mange av deltakerne kan ha fri fra jobb. Hvis deltakerne har lang reisevei, bør man ta hensyn til dette når man planlegger en tidlig start eller sen avslutning av møtet.

Vi fakturerer vanligvis etter at arrangementet har funnet sted. Ved større arrangementer kan vi sende ut en forhåndsfaktura som minst dekker leie av lokalet.

Les mer om hvordan du kan bestille en konferanse hos oss ...her.

Budsjettet bør tilpasses målet og formålet med konferansen. Noen møter kan ha et lavere budsjett, mens andre bør være mer forseggjorte for å formidle det rette budskapet til deltakerne.

Avhengig av målene og formålet med møtet kan en aktivitet forsterke budskapet, men for mange møter er dette ikke nødvendig.

Det finnes mange foredragsholderbyråer å henvende seg til, et par eksempler er talarforum.se eller talarformedlingen.se Men mange foredragsholdere kan også bookes direkte og finnes på nettet. Vær klar over temaet og følelsen som skal sitte igjen i hodet etter foredraget.

En vakker blomsterbukett blir alltid satt pris på, men hvis kurslederen kommer utenbys fra, kan et gavekort være mer passende. Hvis det er en utenlandsk foredragsholder, anbefales noe klassisk svensk, med Svenskt Tenn og Skultuna som ideelle forslag. Mange bedrifter donerer en gave til veldedighet i stedet for give-aways, og foredragsholderen får et gavekort i stedet. Det blir satt stor pris på!
Noen av de mest brukte organisasjonene er Røde Kors, Redd Barna, Barnekreftforeningen og UNICEF.

Ha en registreringsskranke med navneskilt som viser navn og selskap. Bruk pausene til mingling og samtaler. Det finnes noen apper for deltakeradministrasjon som gjør det mulig å utveksle adresser og bygge nettverk.

Sørg for å informere om tidspunkt på dagen med pauser og estimert slutt. Det er viktig at det er tydelig hva som er informasjonspunkter og hva som er beslutningspunkter. Det må være en tidsbegrensning og en møteleder som kan kontrollere at agendaen og tidene overholdes.

Konferansens innhold avgjør lengden på møtet. Det er bedre å ha få punkter på agendaen som kan fullføres i tide, enn å legge til for mye som må flyttes til neste møte. Hold tiden for hvert punkt, og gå videre. Avtal et nytt møte for det som tok for lang tid.

Ja, det er mulig å ta opp eller filme møtet/konferansen på IVA Konferansesenter, da vi har eget utstyr og teknikere for dette. Auditoriet vårt har avansert teknologi, blant annet et lite studio for filmproduksjon. Men vi har også en mobil løsning som fungerer i vårt nest største rom og i festsalen, for eksempel til frokostmøter. På IVA Konferansesenter er våre konferanserom og møterom utstyrt med brukervennlig teknologi som hjelper deg med å få mest mulig ut av konferanseoppholdet.

Les mer om lyd- og videoopptak på IVAs konferansesenter

Teknologi er en utfordring, og til tross for testing og gjennomgang kan noe likevel stikke kjepper i hjulene. Vi tør imidlertid love at vi har svært gode ressurser til å løse eventuelle problemer som måtte oppstå. Med egne teknikere og en løpende gjennomgang av alle konferanserom, møterom og auditorier osv. er vi godt rustet.
Vi gjør alltid vårt ytterste for at bestillere og foredragsholdere skal føle seg trygge under arrangementet. På IVA Konferansesenter er vi teknisk rustet til å møte de ulike behovene som oppstår i forbindelse med et møte eller en konferanse.

Les mer om konferanseteknologien på IVA Konferansesenter

Vi samarbeider med Restaurant Grodan når det gjelder alt som serveres på IVA Konferansesenter. Det er et førsteklasses kjøkken og en stor meny med både klassikere og nye spennende innslag. Restaurant Grodan tilbyr også buffeter og mingletallerkener som passer til anledning og budsjett. Maten er en viktig del av konferansen/møtet, og med Restaurant Grodan garanterer vi virkelig god mat som gir en fantastisk totalopplevelse av oppholdet på IVA Konferansesenter.

Her kan du lese mer om Restaurant Grodan og også se deres ulike menyer

Det er vanskelig å tro at det bak bypulsen på Stureplan, midt i Stockholm sentrum, finnes en så herlig grønn oase. Hagen vår brukes flittig av konferansegjester til kaffepauser, men er også et perfekt sted for velkomstdrinken før middagen når du har leid konferanserom, auditorium eller bankettsal hos oss på IVA Konferenscenter.

Her kan du se et bilde av hagen på IVA Konferansesenter

Vårt største konferanserom på IVA Konferenscenter på Östermalm i Stockholm er auditoriet Wallenbergsalen, med plass til 150 deltakere i komfortable lenestoler. Det er også mulig å sette inn et antall ekstra stoler ved behov. Wallenbergsalen er et toppmoderne auditorium for arrangementer og konferanser, innredet i en moderne nordisk stil.

Les mer om Wallenberg Hall her.

Bankettsalen vår er ideell for frokostmøter. Her sitter dere ved runde bord med 8 personer ved hvert. Lokalet har et lydanlegg med fire trådløse enheter. Det finnes også et stort filmlerret og en projektor med bakprojeksjon. Festsalen på IVA Konferenscenter på Östermalm i Stockholm ligger i vakre lokaler fra århundreskiftet, som er nennsomt renovert i nyklassisistisk stil.

Les mer om IVA-konferansens bankettsal og selskapslokaler her.

Kostavvik blir stadig vanligere, og storkjøkkenet vårt er godt rustet til å håndtere dem.
Det er imidlertid viktig å informere oss i god tid før møtet for å sikre en smidig service. Allergier, vegansk og vegetarisk kost er en selvfølge, men ikke ulike typer dietter. IVA Konferansesenter samarbeider med Restaurant Grodan, som tilbereder førsteklasses konferanselunsjer.

Les mer og sjekk ut menyen på Restaurant Grodan

Hvilke møbler vi foreslår, avhenger av formålet med møtet. Når det gjelder utdanning og læring, er skolebenker eller U-bord å foretrekke. For et styremøte er et konferansebord det beste. For mer kreative møter kan det være aktuelt med øysitteplasser der man bytter plass fra midt på dagen til ettermiddagen. Noen få ståbord bakerst i lokalet er som regel kjærkomment hvis dere trenger variasjon. På IVA Konferansesenter tilpasser vi møblene i møterommet eller konferanserommet etter møtets behov.

Ta en titt på våre ulike konferanserom her.