14 Tipps, um hybride Meetings zu meistern

Hybridsitzungen sind zu einer immer üblicheren Erscheinung im Arbeitsleben geworden, und sie können eine effektive Möglichkeit sein, Teilnehmer zusammenzubringen, die sich an verschiedenen Orten befinden. Da sich jedoch einige Teilnehmer vor Ort befinden, während andere aus der Ferne teilnehmen, ist etwas mehr Planung und Nachdenken erforderlich, damit Hybridsitzungen wirklich erfolgreich werden.

In diesem Artikel geben wir Ihnen 14 Tipps, wie Sie ein Meister des hybriden Arbeitens bei Meetings werden können, damit sich die Arbeit einfacher anfühlt.

Vorbereitungen

Tipp 1: Definieren Sie den Zweck und die Ziele des Meetings

Was möchten Sie mit dem Meeting erreichen? Was sind die wichtigsten zu besprechenden Fragen? Überlegen Sie, wie die Teilnehmer aus der Ferne am besten in die Diskussionen einbezogen werden können. Eine klare Agenda hilft Ihnen dabei, das Meeting fokussiert und produktiv zu halten.

Tipp 2: Wählen Sie das richtige Werkzeug

Es gibt viele verschiedene Plattformen für Hybridmöten zur Auswahl. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Plattform wählen, die mit Ihrer Ausrüstung kompatibel ist und über die Funktionen verfügt, die Sie benötigen. Ein Onlinetool zum Stellen von Fragen und Abstimmen ist eine gute Idee.

Tipps 3: Testen Sie die Technik im Voraus

Stellen Sie sicher, dass die gesamte Technik, einschließlich Mikrofone, Kameras und Projektoren, ordnungsgemäß funktioniert, bevor Sie das Meeting starten. Bitten Sie den Moderator zu üben, falls Unsicherheit vor der Kamera besteht. Es erfordert oft viel Übung, damit es entspannt wirkt.

Tipp 4: Verschicke eine klare Meeting-Einladung

Die Einladung sollte alle relevanten Informationen über das Treffen enthalten, einschließlich Datum, Uhrzeit, Agenda und Link zum Meeting.

Tipp 5: Bereiten Sie die Besprechungsunterlagen vor

Wenn Sie Material haben, das Sie mit den Teilnehmern teilen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie es im Voraus verschicken, damit sie es vor dem Meeting durchlesen können.

Während des Treffens

Tipp 6: Schaffen Sie eine inklusive Atmosphäre

Stellen Sie sicher, dass sich alle Teilnehmer, sowohl vor Ort als auch online, willkommen und einbezogen fühlen. Bitten Sie die Online-Teilnehmer, ihre Kamera eingeschaltet zu lassen.

Tipp 7: Kommunizieren Sie klar und prägnant

Sprechen Sie deutlich und in einem moderaten Tempo. Nutzen Sie gerne visuelle Hilfsmittel wie Bilder oder Folien. Bei vielen Online-Teilnehmern ist es von Vorteil, zwei Moderatoren zu haben. Einer konzentriert sich auf die Teilnehmer vor Ort, während der andere sich an die Teilnehmer hinter der Kamera richtet.

Tipp 8: Seien Sie aktiv und engagiert

Stellen Sie Fragen, regen Sie zur Diskussion an und hören Sie den anderen Teilnehmern aktiv zu.

Tipp 9: Nutzen Sie Funktionen für Interaktivität

Die meisten Plattformen für Hybridmeetings verfügen über Funktionen für Interaktivität, wie zum Beispiel Chat, Handheben und Fragerunden. Nutzen Sie diese Funktionen, um die Teilnehmer einzubinden und ihnen das Gefühl zu geben, dazuzugehören.

Tipps 10: Professioneller Umgang mit der Technik

Wenn Sie technische Probleme haben, bitten Sie einen Kollegen oder das Support-Team der Meeting-Plattform um Hilfe. Im IVA Konferenscenter stehen Ihnen eigene Techniker für den Support zur Verfügung, damit das Meeting reibungslos abläuft.

Tipp 11: Fassen Sie das Meeting zusammen und verschicken Sie die Action Items

Nach dem Meeting sollten Sie die wichtigsten besprochenen Punkte zusammenfassen und die Aktionspunkte an alle Teilnehmer verschicken. Das dient gleichzeitig als gute Erinnerung an den Tag.

Nach dem Treffen

Tipp 12: Feedback einholen und das Meeting auswerten

Bitte die Teilnehmenden um Feedback dazu, wie das Meeting verlaufen ist, und lasst sie das Meeting vor dem Ende bewerten. Es ist meistens am besten, direkt schnelles Feedback zu ausgewählten Fragen zu erhalten. Überlegen Sie, was gut funktioniert hat und was hätte besser gemacht werden können. Nutzen Sie dieses Feedback, um Ihre zukünftigen hybriden Meetings zu verbessern. Ein Tipp ist, sich bei den Teilnehmenden zu melden, die Fragen gestellt haben, die während des Meetings nicht mehr beantwortet werden konnten, oder unbeantwortete Fragen zur weiteren Diskussion in einem Forum zu veröffentlichen.

Tipp 13: Umgang mit unbeantworteten Fragen

Kontaktieren Sie Teilnehmende, die Fragen gestellt haben, die während des Meetings nicht beantwortet werden konnten oder dazu die Zeit fehlte. Eine Möglichkeit ist, unbeantwortete Fragen in einem Forum oder auf einer digitalen Plattform zu veröffentlichen, wo die Diskussion nach dem Meeting fortgesetzt werden kann. Dies stellt sicher, dass die Anliegen aller Teilnehmenden berücksichtigt werden und keine wertvollen Informationen verloren gehen, unabhängig davon, ob sie physisch oder über einen Link teilgenommen haben.

Tipp 14: Lernen Sie weiter

Es gibt immer neue Dinge über Hybridsitzungen zu lernen. Lesen Sie Artikel, schauen Sie sich Webinare an und nehmen Sie an Workshops teil, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern.

Indem Sie diese Tipps befolgen, können Sie effektive und ansprechende Hybridmeetings erstellen, bei denen sich alle Teilnehmer einbezogen fühlen.

Bonus-Tipps

Im IVA Konferenscenter tun wir mehr als gerne das gewisse Etwa! Dazu gehören auch unsere Wissensartikel und deshalb kommen hier 3 Bonustipps:

• Verwende einen virtuellen Hintergrund, um eine professionelle Umgebung zu schaffen.
• Schalte dein Mikrofon und deine Kamera aus, wenn du nicht sprichst.
• Machen Sie während des Meetings kurze Pausen, um Müdigkeit und den Verlust des Fokus zu vermeiden.

Wenn Sie weitere Fragen oder Anliegen zur Durchführung wirklich gelungener Hybridmeetings oder Konferenzen im Allgemeinen haben, sind Sie Sie sind herzlich eingeladen, uns zu kontaktieren. Viel Erfolg bei deinen Hybridmeetings!