Vad innebär möteskultur?
Möteskultur är de värderingar, principer och vanor som styr hur möten planeras, genomförs och följs upp i en organisation. Studier visar att cirka 30% av all arbetstid ägnas åt möten, och för chefer kan den siffran vara så hög som 50-90%. Under de senaste 20 åren har mötestiden dessutom fördubblats! En bra möteskultur kan frigöra denna tid och göra möten mer produktiva.
Fördelarna med en hållbar möteskultur
- Tidsbesparing på interna möten.
- En tydlig intern kommunikation.
- Möten blir positiva kulturbärare.
- Bättre arbetsmiljö och mer arbetsglädje.
- Större genomförandekraft i varje möte.
- Större medarbetarengagemang som i sin tur leder till mer motivation.
Varför blir möten ineffektiva?
Det finns ofta två huvudproblem med möten:
- Själva mötet är ineffektivt. Det saknas en tydlig agenda, syfte och struktur. Deltagare är dåligt förberedda eller kommer sent.
- Fel möten hålls med fel personer. Möten hålls för saker som lika gärna kunde kommunicerats via e-post eller chatt. Onödigt många personer kallas in, vilket gör mötena långdragna och svårfokuserade.
Tecken på en dålig möteskultur
- Mötespolicy saknas och det finns inga riktlinjer för hur möten ska genomföras.
- Agendan och syftet är otydliga, deltagare vet inte varför de är där eller vad som ska åstadkommas.
- Tystnadskultur där deltagare vågar inte påpeka brister eller ställa frågor.
- Dåliga vanor normaliseras och det är okej att komma för sent, dra över tiden eller vara oförberedd.
- Distansmöten utan engagemang där kameror är avstängda och deltagare verkar ointresserade.
Hur kan möteskulturen förbättras?
Det finns många sätt att förbättra möteskulturen på. Några exempel är att:
- Diskutera hur ni vill att möten ska fungera på er arbetsplats.
- Definiera ramar och förväntningar för hur möten ska planeras, genomföras och följas upp.
- Fråga er om varje möte behövs, är det verkligen nödvändigt att träffas? Kan informationen delas på ett annat sätt?
- Bjud in rätt personer där endast de som behövs för att fatta beslut eller bidra till diskussionen behöver delta.
- Skapa en tydlig agenda som ska innehålla syfte, mål, punkter och tidsangivelser.
- Läs igenom agendan och ta med relevant material.
- Respektera avsatt tid för mötet.
- Håll fokus på agendan och undvik sidospår och irrelevant information.
- Skapa en inkluderande miljö där alla kan bidra.
- Formulera er tydligt och fatta beslut som är lätta att förstå.
- Gå igenom beslut och åtgärder innan mötet avslutas.
- Be om feedback från deltagarna och använd den för att förbättra framtida möten.
I den här artikeln djupdyker vi mer i hur man planerar en lyckad konferens.
Ansvaret som medarbetare har
Som medarbetare har du ansvar för att bidra till en effektiv möteskultur. Fråga alltid om syftet med mötet för att säkerställa att du deltar av rätt anledning. Be om agendan i god tid så att du kan förbereda dig och bidra på bästa sätt. Kom i tid och visa engagemang genom att delta aktivt i diskussionen och respektera andra deltagare.
Slutligen, ge feedback på möten för att låta ledningen veta vad som fungerade bra och vad som kan förbättras. Genom att ta ansvar och aktivt delta i möten kan du skapa en bättre möteskultur för hela organisationen.
Viktigt att komma ihåg är att en bra möteskultur är en investering i tid och energi som ger många positiva effekter för organisationen och dess medarbetare.
Har du fler frågor om möteskultur? På IVA Konferenscenter har vi hållit i många möten och konferenser genom åren, tveka inte på att kontakta oss – vi hjälper gärna till!