El objetivo de la reunión depende de lo que se quiera comunicar. Puede ser una reunión informativa, de toma de decisiones, un taller creativo o una sesión de formación.

Por supuesto, puede reservar varios días para una reunión. Ya sea de forma consecutiva o en distintas ocasiones.

Hay que tener en cuenta la duración y el horario de la reunión. Una reunión más corta puede ser más adecuada si se celebra cerca de las conexiones de transporte, mientras que una conferencia nocturna puede ser más adecuada si se celebra fuera del centro de la ciudad para mantener al grupo unido.

Muchos de nuestros locales pueden amueblarse según las necesidades del cliente.

Más información sobre nuestras instalaciones aquí.

En general, las vacaciones de verano y otoño y los días cercanos a los días festivos importantes no son preferibles para las reuniones, ya que muchos de los participantes pueden estar de baja laboral. Si hay participantes que viajan largas distancias, hay que tenerlo en cuenta a la hora de planificar un comienzo temprano o un final tardío de la reunión.

Normalmente facturamos una vez celebrado el acto. Para eventos de mayor envergadura, se puede emitir una factura por adelantado que cubra al menos el alquiler de la sala.

Más información sobre cómo reservar una conferencia con nosotros aquí.

El presupuesto debe adaptarse al objetivo y la finalidad de la conferencia. Algunas reuniones pueden tener un presupuesto más bajo, pero otras deben ser más elaboradas para transmitir el mensaje adecuado a los participantes.

En función de los objetivos y la finalidad de la reunión, una actividad puede reforzar el mensaje, pero para muchas reuniones no es necesario.

Hay muchas agencias de conferenciantes a las que acudir, un par de ejemplos son talarforum.se o talarformedlingen.se Pero muchos conferenciantes también pueden contratarse directamente y encontrarse en internet. Tenga claro el tema y la sensación que debe quedar en la mente después de la conferencia.

Siempre se agradece un bonito ramo de flores, pero si el responsable del curso viaja desde otro lugar, puede ser más apropiada una tarjeta regalo. Si se trata de un ponente extranjero, se recomienda algo clásicamente sueco, siendo Svenskt Tenn y Skultuna sugerencias ideales. Muchas empresas donan un obsequio a organizaciones benéficas en lugar de regalos y el ponente recibe un vale por ello. Se agradece mucho.
Algunas organizaciones habituales son la Cruz Roja, Save the Children, la Fundación contra el Cáncer Infantil y UNICEF.

Disponga de un mostrador de inscripción con tarjetas identificativas que muestren los nombres y las empresas. Aproveche los descansos para mezclarse y conversar. Hay algunas aplicaciones de gestión de asistentes que permiten intercambiar direcciones y establecer contactos.

Asegúrate de informar sobre el horario de la jornada con los descansos y el final estimado. Es importante que quede claro qué puntos del orden del día son informativos y cuáles son decisorios. Debe haber un límite de tiempo y un responsable de la reunión que pueda comprobar que se cumplen el orden del día y los tiempos.

El contenido de una conferencia determina la duración de la reunión. Es mejor tener pocos puntos en el orden del día que puedan completarse a tiempo que añadir demasiadas cosas que haya que trasladar a la siguiente reunión. Mantén los tiempos para cada punto y sigue adelante. Reserva una nueva reunión para lo que haya llevado demasiado tiempo.

Muchas veces, las empresas expositoras contribuyen económicamente y hacen posible la conferencia. En otras ocasiones, un proveedor puede patrocinar el alquiler del local o la comida, por ejemplo.

En las grandes reuniones, es habitual que las empresas expositoras tengan la oportunidad de mostrar sus productos. Suele tratarse de proveedores relacionados con la conferencia reservada y que la complementan.

Envíe una evaluación directamente o al día siguiente a los participantes con preguntas bien elegidas. Es preferible una escala del 1 al 10 para poder medir el conjunto. Pida que le digan qué es lo más importante que se ha llevado el participante.

Enviar una evaluación a posteriori es un requisito previo para obtener opiniones. También es útil utilizar una herramienta de conferencia durante la reunión en la que la gente pueda votar y hacer preguntas para aumentar el diálogo.

Utiliza una herramienta digital como trippus, menti o tablet donde puedas hacer preguntas, votar y evaluar la reunión durante y después. Crean compromiso y hacen que la reunión sea más creativa.

Lleve siempre su presentación en una memoria USB por si su ordenador funciona mal. Lleve adaptadores y cargadores para su ordenador. En caso de impedimento de un orador, no olvide poder reorganizar rápidamente el programa. etc.

En las reuniones más grandes, puede ser útil contar con anfitriones que orienten a los participantes, respondan a sus preguntas y representen positivamente al organizador.

La preparación y la planificación son fundamentales. Piense en el propósito y los objetivos de los participantes que asistirán. Reserve con antelación los ponentes y el lugar más adecuado para la reunión.

Dependiendo del tipo de reunión y de la cantidad de tiempo de que se trate, siempre es positivo tener algo que rompa el flujo de información. También influye el mensaje que se quiera transmitir en la reunión. Un programa de formación pura puede no necesitar un punto de entretenimiento, pero es importante en un evento de lanzamiento o de ventas. ¿Con qué sensación debe marcharse el participante: lleno de nuevos conocimientos o con una sensación de asombro?

Sí, es posible grabar o filmar la reunión/conferencia en el IVA Conference Centre, ya que disponemos de equipos y técnicos propios para ello. Nuestro auditorio cuenta con tecnología avanzada, como un pequeño estudio para la producción de películas. Pero también tenemos una solución móvil que funciona en nuestra segunda sala más grande y en el salón de banquetes para desayunos de trabajo, por ejemplo. En el IVA Conference Centre, nuestras salas de conferencias y salas de reuniones están equipadas con tecnología de fácil uso para ayudarle a sacar el máximo partido de su estancia en la conferencia.

Más información sobre la grabación de audio y vídeo en el Palacio de Congresos del IVA

La tecnología es un reto y, a pesar de las pruebas y revisiones, algo puede poner pegas. Sin embargo, nos atrevemos a prometer que disponemos de muy buenos recursos para solucionar cualquier problema que pueda surgir. Con nuestros propios técnicos y una revisión continua de todas las salas de conferencias, salas de reuniones y auditorios, etc., estamos bien equipados.
Siempre hacemos todo lo posible para que los organizadores y los ponentes se sientan seguros durante el acto. En el IVA Conference Centre, estamos técnicamente preparados para satisfacer los diversos requisitos que surgen en una reunión o conferencia.

Más información sobre la tecnología de conferencias en el IVA Conference Centre

Colaboramos con el Restaurante Grodan en todo lo que se sirve en el Centro de Conferencias IVA. Se trata de una cocina de primera clase y una amplia carta con clásicos y nuevos elementos excitantes. El Restaurante Grodan también ofrece buffets y platos combinados que se adaptan a la ocasión y al presupuesto. La comida es un elemento importante de la conferencia/reunión y con el Restaurante Grodan garantizamos una comida realmente buena que proporciona una fantástica experiencia general de la estancia en el Centro de Conferencias IVA.

Aquí puedes leer más sobre Restaurant Grodan y también ver sus diferentes menús.

Cuesta creer que detrás del pulso de la ciudad en Stureplan, en el centro de Estocolmo, haya un oasis verde tan encantador. Los invitados a las conferencias suelen utilizar nuestro jardín para las pausas para el café, pero también es un lugar perfecto para la copa de bienvenida antes de la cena cuando ha alquilado salas de conferencias, auditorio o sala de banquetes aquí en el IVA Conference Centre.

Aquí puede ver una foto del jardín del IVA Conference Centre

Nuestra sala de conferencias más grande en el IVA Conference Centre de Östermalm, en la ciudad de Estocolmo, es el auditorio Wallenbergsalen, con capacidad para 150 participantes en cómodos sillones. También es posible añadir varias sillas adicionales si fuera necesario. Wallenbergsalen es un auditorio de última generación para actos y conferencias, decorado en un moderno estilo nórdico.

Más información sobre la Sala Wallenberg.

Nuestra sala de banquetes es ideal para desayunos de trabajo. Aquí se sientan en mesas redondas con 8 personas en cada una. La sala dispone de un sistema de sonido con cuatro unidades inalámbricas. También hay una gran pantalla de cine y un proyector con retroproyección. La sala de banquetes del Centro de Conferencias IVA de Östermalm, en la ciudad de Estocolmo, se encuentra en unas preciosas instalaciones de principios de siglo, que han sido cuidadosamente renovadas en estilo neoclásico.

Más información sobre las salas de banquetes y actos de IVA Conference aquí.

Las desviaciones dietéticas son cada vez más frecuentes y nuestra amplia cocina está bien equipada para tratarlas.
No obstante, es importante informarnos con suficiente antelación para garantizar un servicio sin contratiempos. Se aceptan alergias y dietas veganas y vegetarianas, pero no diferentes tipos de dietas. El Centro de Conferencias IVA colabora con el Restaurante Grodan, que prepara almuerzos de conferencia de primera clase.

Más información y el menú en el Restaurante Grodan

El mobiliario que sugerimos depende de la finalidad de la reunión. En el caso de la educación y el aprendizaje, son preferibles los asientos escolares o las mesas en U. Para una reunión de consejo de administración, lo mejor es una mesa de conferencias. Para reuniones más creativas, tal vez asientos en isla en los que se cambia de asiento de mediodía a tarde. Unas cuantas mesas de pie al fondo suelen ser apreciadas si se necesita variedad. En el IVA Conference Centre, adaptamos el mobiliario de la sala de reuniones o de conferencias en función de las necesidades de la reunión.

Consulte aquí nuestras diferentes salas de conferencias.