14 tips för att bli en mästare på hybridmöten

Hybridmöten har blivit en allt vanligare företeelse i arbetslivet, och de kan vara ett effektivt sätt att föra samman deltagare som befinner sig på olika platser. Men då vissa deltagare befinner sig på plats medan andra deltar på distans krävs det lite extra planering och tankearbete för att hybridmöten ska bli riktigt lyckade.

I den här artikeln ger vi dig 14 tips på hur du kan bli en mästare på hybridmöten för arbetet inför ska kännas enklare.

Förberedelser

Tips 1: Definiera syftet och målen med mötet

Vad vill du uppnå med mötet? Vilka är de viktigaste frågorna att diskutera? Fundera på hur deltagarna på distans bäst ska kunna vara med i diskussionerna. Att ha en tydlig agenda hjälper dig att hålla mötet fokuserat och produktivt.

Tips 2: Välj rätt verktyg

Det finns många olika plattformar för hybridmöten att välja mellan. Se till att välja en plattform som är kompatibel med din utrustning och som har de funktioner du behöver. Ett onlineverktyg för att kunna ställa frågor och rösta är en god idé.

Tips 3: Testa tekniken i förväg

Se till att all teknik, inklusive mikrofoner, kameror och projektorer, fungerar som den ska innan du startar mötet. Be moderatorn att öva om det finns osäkerhet framför kameran. Det krävs ofta mycket övning för att det ska se avslappnat ut.

Tips 4: Skicka ut en tydlig mötesinbjudan

Inbjudan bör innehålla all relevant information om mötet, inklusive datum, tid, agenda och länk till mötet.

Tips 5: Förbered mötesmaterialet

Om du har något material som du vill dela med dig av till deltagarna, se till att du skickar ut det i förväg så att de kan läsa igenom det innan mötet.

Under mötet

Tips 6: Skapa en inkluderande atmosfär

Se till att alla deltagare, både de som är på plats och de som deltar online, känner sig välkomna och inkluderade. Be de som är online att ha kameran på.

Tips 7: Använd en tydlig och koncis kommunikation

Tala tydligt och i en måttlig takt. Använd gärna visuellt stöd, till exempel bilder eller presentationsbilder. Med många deltagare online är det en fördel med två moderatorer. En som fokuserar på deltagarna i lokalen medan den andra riktar sig till deltagarna bakom kameran.

Tips 8: Var aktiv och engagerad

Ställ frågor, uppmuntra till diskussion och lyssna aktivt på vad de andra deltagarna har att säga.

Tips 9: Använd funktioner för interaktivitet

De flesta plattformar för hybridmöten har funktioner för interaktivitet, till exempel chatt, handuppräckning och frågeställningar. Använd dessa funktioner för att engagera deltagarna och få dem att känna sig delaktiga.

Tips 10: Hantera tekniken på ett professionellt sätt

Om du har problem med tekniken, be om hjälp från en kollega eller från mötesplattformens supportteam. På IVA Konferenscenter har vi egna tekniker tillgängliga för support för att mötet ska fungera smidigt.

Tips 11: Sammanfatta mötet och skicka ut åtgärdspunkter

Efter mötet ska du sammanfatta de viktigaste punkterna som diskuterades och skicka ut åtgärdspunkter till alla deltagare. Det fungerar också som en bra påminnelse om dagen.

Efter mötet

Tips 12: Få feedback och utvärdera mötet

Be deltagarna om feedback på hur mötet gick och låt dem utvärdera mötet innan det avslutas. Det är oftast bäst att få snabb feedback på utvalda frågor direkt. Fundera på vad som fungerade bra och vad som kunde ha gjorts bättre. Använd denna feedback för att förbättra dina framtida hybridmöten. Ett tips är att återkoppla till deltagare som ställt frågor som inte hunnit besvarats under mötet, eller att lägga upp obesvarade frågor på ett forum för vidare diskussion.

Tips 13: Hantera obesvarade frågor

Återkoppla till deltagare som ställt frågor som inte hunnit eller kunnat besvaras under mötet. Ett alternativ är att lägga upp obesvarade frågor på ett forum eller en digital plattform där diskussionen kan fortsätta efter mötet. Detta säkerställer att alla deltagares funderingar blir adresserade och att värdefull information inte går förlorad, oavsett om man har deltagit fysiskt eller via länk.

Tips 14: Fortsätt att lära dig

Det finns alltid nya saker att lära sig om hybridmöten. Läs artiklar, titta på webbinarier och delta i workshops för att förbättra dina färdigheter.

Genom att följa dessa tips kan du skapa effektiva och engagerande hybridmöten som får alla deltagare att känna sig delaktiga.

Bonustips

På IVA Konferenscenter gör vi mer än gärna det där lilla extra! Det inkluderar även våra kunskapsartiklar och därför kommer här 3 bonustips:

• Använd en virtuell bakgrund för att skapa en professionell miljö.
• Stäng av din mikrofon och kamera när du inte talar.
• Ta korta pauser under mötet för att undvika att du blir trött och tappar fokus.

Om du har fler frågor eller funderingar kring att hålla i riktigt lyckade hybridmöten, eller konferenser överlag, så är du varmt välkommen att kontakta oss. Stort lycka till med dina hybridmöten!