Käytännöllisiä tapoja käyttää Microsoft Copilotia johtoryhmän kokouksissa

Johtoryhmän kokouksissa tehdään usein päätöksiä, seurataan nykytilaa ja suunnitellaan tulevaa. Samalla suuri osa ajasta voi kulua aineiston valmisteluun, keskustelujen dokumentointiin ja seurannan ylläpitoon.

Microsoft Copilot voi toimia tukena useissa näistä vaiheista. Käyttämällä Copilotia työkaluissa, kuten Teams, Outlook ja PowerPoint, on helpompaa työskennellä jäsennellymmin ja käyttää kokousaikaa tehokkaammin.

Käytä Copilotia Outlookissa valmistautuaksesi kokoukseen

Valmistelut luovat pohjan koko kokoukselle. Tässä Copilot Outlookissa voi helpottaa työtä. Voit esimerkiksi:

• ole Copilot tiivistämään sähköpostiketjuja ennen kokousta
• Pohjusta esityslistaluonnos aiempien keskustelujen perusteella
• tunnista kysymykset, jotka on nostettava esiin.

Kätevästi saat nopeasti yleiskuvan siitä, mikä on ajankohtaista. On myös helpompi laatia agenda, joka pitää kokouksen oikeilla raiteilla.

 

 

Hanki tukea Microsoft Teams -kokoukseen

Hybrid- ja etäkokouksista on tullut erittäin yleisiä Covid-pandemian jälkeen, ja Microsoft Teams on yksi yleisimmistä välineistä niiden pitämiseen. Kokouksen aikana on tavallista, että jonkun on tehtävä muistiinpanoja keskustelun edetessä. Tämä voi vaikeuttaa täysipainoista osallistumista.

Microsoft Teamsin Copilotilla voit:

• saada reaaliaikaisia muistiinpanoja kokouksesta
• tiivistää, mitä eri osissa on sanottu
• korostaa päätöksiä ja tärkeitä kohtia.

Jos joku myöhästyy, voidaan nopeasti antaa yhteenveto jo käsitellyistä asioista. Tämä auttaa ryhmää pysymään vauhdissa ilman toistoa.

Luo selkeitä esityksiä PowerPointissa

Esitykset ovat usein osa johtoryhmän kokouksia, esimerkiksi tuloksia tai uusia aloitteita käsiteltäessä. Copilot PowerPointissa voi auttaa sinua:

• muunna teksti tai dokument esityskalvoiksi
• jäsentää sisältö selkeästi
• Lyhennä ja yksinkertaista viesti.

Tämän ansiosta voit nopeammin saada kokouksen aikana helposti seurattavaa materiaalia.

 

Käytä Copilotia työpajoissa ja pidemmissä kokouksissa

Pidemmissä kokouksissa tai työpajoissa, joissa käsitellään useita asioita, rakenteen säilyttäminen on erityisen tärkeää. Se helpottaa kokonaiskuvan hahmottamista, vaikka samassa tilaisuudessa käsiteltäisiin paljon asioita. Copilotia voidaan silloin käyttää seuraaviin toimenpiteisiin:

• Jaa sisältö selkeisiin osiin
• tee yhteenveto jokaisesta lohkosta
• koota oivalluksia, joita voidaan hyödyntää edelleen.

Pidä yhteyttä osallistujiin ilman lisätyötä

Kokouksen jälkeen on tarpeen viedä päätökset ja tehtävät eteenpäin. Tässä työt venyvät usein. Copilotin avulla voit:

• saada valmis kokousmuistio
• tuota luettelot toimenpiteistä ja vastuista
• muotoile seurantaviesti suoraan.

Tämä tekee seuraavista vaiheista selkeitä heti kokouksen jälkeen.

Kun teknologia ja kokousympäristö kohtaavat

Kun johtoryhmät kokoontuvat keskittymään muutamaksi tunniksi tai päiväksi, kokonaisuus on tärkeä. Selkeä esityslista, oikeat työkalut ja työtä tukeva ympäristö pitävät kokouksen vauhdissa ja suuntauksessa.

IVA Konferenscenterissä on edellytykset työskennellä kyseisellä tavalla. Kun tilat, teknologia ja kokousjärjestelyt toimivat yhdessä, digitaalisten työkalujen, kuten Copilotin, käyttö osana työtä muuttuu luonnolliseksi – niin esityksissä, keskusteluissa kuin seurannassakin.

 

Yleisiä kysymyksiä Copilotin käytöstä johtoryhmän kokouksissa

Miten Copilot-toimintoa käytetään Outlookissa ennen kokousta?

Outlookissa Copilot voi auttaa tiivistämään sähköpostiketjuja, luonnostelemaan kokousmuistioita ja nostamaan esiin keskusteltavia kysymyksiä.

Mitä Copilot voi tehdä Microsoft Teamsissa kokouksen aikana?

Copilot voi luoda muistiinpanoja, tiivistää keskusteluja ja selventää päätöksiä kokouksen aikana, mikä helpottaa keskittymistä.

Miten Copilot voi auttaa PowerPointissa?

Copilot voi muuntaa tekstiä esityksiksi, jäsentää sisältöä ja selkeyttää viestiä ilman, että sinun tarvitsee käyttää aikaa muotoiluun.

Kyllä, Copilotia voi käyttää pidemmissä kokouksissa ja työpajoissa.

Kyllä, Copilot voi jakaa sisällön selkeisiin osiin, tiivistää jokaisen osan ja auttaa kokoamaan kokouksen aikana esiin nousseet asiat.

Copilot helpottaa kokouksen jälkeistä seurantaa

Copilot voi luoda valmiin yhteenvedon, luoda tehtävälistoja ja auttaa muotoilemaan jatkotoimia, mikä nopeuttaa työn etenemistä.