Hva betyr møtekultur?

Møtekultur er de verdiene, prinsippene og vanene som styrer hvordan møter planlegges, gjennomføres og følges opp i en organisasjon. Undersøkelser viser at rundt 30% av all arbeidstid går med til møter, og for ledere kan dette tallet være så høyt som 50-90%. I løpet av de siste 20 årene har møtetiden dessuten doblet seg! En god møtekultur kan frigjøre denne tiden og gjøre møtene mer produktive.

Fordelene med en bærekraftig møtekultur

• Tidsbesparelser på interne møter.
• Tydelig intern kommunikasjon.
• Møtene blir positive kulturbærere.
• Bedre arbeidsmiljø og større arbeidsglede.
• Større gjennomføringskraft i hvert møte.
• Større engasjement blant de ansatte, noe som igjen fører til økt motivasjon.

Hvorfor er møter ineffektive?

Det er ofte to hovedproblemer med møter:

1. Møtet i seg selv er ineffektivt. Det er ingen klar agenda, formål og struktur. Deltakerne er dårlig forberedt eller kommer for sent.
2. Feil møter holdes med feil personer. Det holdes møter om ting som like gjerne kunne vært kommunisert via e-post eller chat. For mange personer kalles inn, noe som gjør møtene lange og ufokuserte.

Tegn på dårlig møtekultur

• Det finnes ingen møtepolicy eller retningslinjer for hvordan møtene skal organiseres.
• Agendaen og formålet er uklart, deltakerne vet ikke hvorfor de er der eller hva de skal oppnå.
• Taushetskultur der deltakerne ikke tør å påpeke mangler eller stille spørsmål.
• Dårlige vaner normaliseres, og det er greit å komme for sent, være forsinket eller uforberedt.
• Fjernmøter uten engasjement der kameraene er slått av og deltakerne virker uinteresserte.

Hvordan kan møtekulturen forbedres?

Det finnes mange måter å forbedre møtekulturen på. Noen eksempler er

• Diskuter hvordan dere ønsker at møter skal fungere på arbeidsplassen deres.
• Definer rammene og forventningene til hvordan møtene skal planlegges, gjennomføres og følges opp.
• Spør dere selv om hvert møte er nødvendig, er det virkelig nødvendig å møtes? Kan informasjon deles på en annen måte?
• Inviter de rette personene, der bare de som er nødvendige for å ta beslutninger eller bidra til diskusjonen, trenger å delta.
• Lag en tydelig agenda som bør inneholde formål, mål, punkter og tidslinjer.
• Les gjennom agendaen og ta med relevant materiale.
• Respekter tiden som er satt av til møtet.
• Hold fokus på agendaen, og unngå sidespor og irrelevant informasjon.
• Skap et inkluderende miljø der alle kan bidra.
• Vær tydelig, og ta beslutninger som er enkle å forstå.
• Gå gjennom beslutninger og tiltak før møtet avsluttes.
• Be om tilbakemeldinger fra deltakerne, og bruk dem til å forbedre fremtidige møter.

I denne artikkelen dykker vi dypere ned i hvordan du planlegger en vellykket konferanse.

De ansattes ansvarsområder er

Som medarbeider har du ansvar for å bidra til en effektiv møtekultur. Spør alltid om formålet med møtet, slik at du er sikker på at du deltar av riktig grunn. Be om agendaen i god tid slik at du kan forberede deg og bidra på best mulig måte. Kom til rett tid og vis engasjement ved å delta aktivt i diskusjonen og respektere andre deltakere.

Til slutt bør du gi tilbakemeldinger på møtene, slik at ledelsen får vite hva som fungerte bra og hva som kan forbedres. Ved å ta ansvar og delta aktivt i møter kan du skape en bedre møtekultur for hele organisasjonen.

Det er viktig å huske at en god møtekultur er en investering i tid og energi som har mange positive effekter for organisasjonen og de ansatte.

Har du flere spørsmål om møtekultur? På IVA Konferansesenter har vi vært vertskap for mange møter og konferanser opp gjennom årene, så ikke nøl med å ta kontakt kontakt oss - vi hjelper deg gjerne!