Réunions pendant la pandémie de coronavirus (Covid-19)

Nous avons établi ci-dessous une liste de contrôle décrivant notre façon de travailler et de gérer les réunions dans le contexte de la pandémie de coronavirus actuelle. Nous nous appuyons principalement sur les recommandations de l'Agence suédoise de la santé publique (FHM) et nous nous tenons constamment informés de leur évolution en fonction de l'évolution de la situation.

Locaux et mobilier

Nous aménageons les lieux dans le respect des mesures sanitaires liées au ” Covid-19 ”, ce qui implique un espacement plus important entre chaque participant. Nous vérifions auprès de la personne qui a effectué la réservation quelles sont les règles applicables à ce groupe en particulier. Si les participants viennent du même bureau, ils peuvent, conformément aux recommandations, s'asseoir plus près les uns des autres, mais s'il s'agit de personnes qui ne se côtoient pas habituellement, la distance doit être d'un mètre.

Équipement technique pour la réunion

Tous les locaux sont équipés d'un système technique fixe permettant d'organiser des réunions à distance, telles que des vidéoconférences et des téléconférences, auxquelles les participants peuvent se connecter via un lien selon leurs préférences. Si l'entreprise dispose de sa propre plateforme, cela est également possible, mais nos techniciens doivent s'assurer qu'elle est compatible avec notre solution technique fixe. Nous pouvons relier plusieurs salles à la salle principale si le groupe souhaite se répartir sur place.

Pauses café du matin et de l'après-midi

Les pauses-café sont organisées séparément pour chaque groupe, avec la possibilité d'accéder à la table depuis plusieurs côtés en fonction du nombre d'invités. Les canapés et les brioches peuvent être emballés individuellement si vous le souhaitez, ou présentés dans un panier avec des pinces pour les prendre. Il est recommandé de proposer des fruits non pelés ou une salade de fruits dans des verres individuels.

Déjeuners et dîners

Notre salle de réception est spacieuse, tout comme les quatre salons attenants, ce qui nous permet de séparer complètement les groupes. Les tables prévues pour huit personnes peuvent être dressées pour quatre. La salle est accessible par deux côtés, ce qui facilite la logistique. Nous veillons à respecter les horaires afin qu'aucun groupe ne se croise pendant les repas. Nous ne proposons pas de buffets, mais un service à l'assiette. Il est possible de demander que l'assiette soit emballée dans du film plastique ou que le déjeuner soit servi dans une boîte ou un bol.

Nettoyage

Nous effectuons un nettoyage supplémentaire pendant la journée et pendant les pauses dans les espaces communs, les toilettes et sur les poignées de porte.

Dans chaque salle de conférence, des lingettes désinfectantes pour les mains sont mises à disposition et les participants ont également la possibilité de désinfecter leur poste de travail. Du gel hydroalcoolique et des affiches présentant les recommandations de la FHM sont mis en place dans l'ensemble du lieu de la conférence.

Ensemble, nous contribuons à faire de cette rencontre un moment sûr et sécurisé !

Une conférence en toute sécurité (pdf)