Praktiske måter å bruke Microsoft Copilot i ledermøter

Ledningsgruppsmøter handler ofte om å fatte beslutninger, følge opp nåsituasjonen og planlegge fremover. Samtidig kan mye tid gå med til å utarbeide underlag, dokumentere diskusjoner og holde oversikt over oppfølgingen.

Microsoft Copilot kan fungere som et støtteverktøy i flere av disse fasene. Ved å bruke Copilot i verktøy som Teams, Outlook og PowerPoint blir det enklere å jobbe mer strukturert og bruke møtetiden mer effektivt.

Bruk Copilot i Outlook til å forberede møtet

Forberedelsene legger grunnlaget for hele møtet. Her kan Copilot i Outlook gjøre arbeidet enklere. Du kan for eksempel:

• la Copilot oppsummere e-posttråder før møtet
• Ta frem forslag til agenda basert på tidligere diskusjoner
• identifisere spørsmål som må reises.

Dette gir deg en rask oversikt over hva som er aktuelt. Det blir også lettere å formulere en agenda som holder møtet på sporet.

 

 

Få støtte under møtet i Microsoft Teams

Hybride og fjernmøter har blitt veldig vanlige siden covid-pandemien, og Microsoft Teams er et av de vanligste verktøyene som brukes da. Under møtet er det vanlig at noen trenger å ta notater samtidig som diskusjonen pågår. Dette kan gjøre det vanskeligere å delta fullt ut.

Med Copilot i Teams kan du:

• få løpende notater fra møtet
• Oppsummer hva som er sagt under de ulike delene
• fremheve beslut og viktige punkter.

Hvis noen kommer sent, er det også mulig å raskt få en oppsummering av det som allerede er diskutert. Dette hjelper gruppen med å holde tempoet oppe uten å måtte repetere.

Lag tydelige presentasjoner i PowerPoint

Presentasjoner er ofte en del av ledermøter, for eksempel ved gjennomgang av resultater eller nye initiativ. Copilot i PowerPoint kan hjelpe deg med å:

• konvertere tekst eller dokumenter til lysbilder
• strukturer innhold på en tydelig måte
• Kort ned og forenkle budskap.

Dette gjør at du raskere kan ta frem materiale som er lett å følge under møtet.

 

Bruk Copilot i workshops og lengre møter

Ved lengre møter eller workshops, der flere spørsmål behandles, blir det ekstra viktig å beholde struktur. Det gjør det enklere å få et helhetsbilde, selv når mye tas opp under samme anledning. Copilot kan da brukes til å:

• del opp innhold i tydelige deler
• Oppsummer hver blokk
• samle innsikter som kan brukes videre.

Følg opp med deltakerne uten ekstra arbeid

Etter møtet må beslutninger og oppgaver følges opp. Her er det vanlig at arbeidet drar ut i tid. Med Copilot kan du:

• få et ferdig møtereferat
• ta fram listor med åtgärder och ansvar
• Formuler oppfølgingspost direkte.

Dette gjør at neste steg blir tydelige direkte etter møtet.

Når teknologi og møterom samhandler

Når ledelsesgrupper samles for å jobbe fokusert i noen timer eller dager, blir helheten viktig. En tydelig agenda, de rette verktøyene og et miljø som støtter arbeidet, gjør at møtet holder tempo og retning.

Hos IVA Konferansesenter finnes forutsetningene for å arbeide på den måten. Når lokaler, teknologi og møteopplegg fungerer sammen, blir det naturlig å bruke digitale verktøy som Copilot som en del av arbeidet – både i presentasjoner, diskusjoner og oppfølging.

 

Vanlige spørsmål om bruk av Copilot i ledergruppemøter

Hvordan brukes Copilot i Outlook før et møte?

I Outlook kan Copilot hjelpe til med å oppsummere e-posttråder, ta frem forslag til dagsorden og fremheve spørsmål som trenger diskusjon.

Hva kan Copilot gjøre i Microsoft Teams under et møte?

Copilot kan lage notater, oppsummere diskusjoner og klargjøre beslutninger mens møtet pågår, noe som gjør det enklere å holde fokus.

Hvordan kan Copilot hjelpe i PowerPoint?

Copilot kan omvandle tekst til presentasjoner, strukturere innhold og gjøre budskapet tydeligere uten at du trenger å bruke tid på utformingen.

Kan Copilot brukes i lengre møter og workshops?

Ja, Copilot kan dele opp innhold i tydelige deler, oppsummere hver seksjon og bidra til å samle det som kommer frem under møtet.

Hvordan forenkler Copilot oppfølgingen etter møtet?

Copilot kan utarbeide ferdige sammendrag, lage oppgavelister og bidra til formulering av oppfølgingsspørsmål, noe som gjør at arbeidet raskere kan gå videre.