Tips for en mer bærekraftig og miljøvennlig konferanse

Bærekraft er et viktig tema for mange bedrifter og organisasjoner. Dette gjelder også for konferanser, som kan ha en betydelig miljøpåvirkning. Noen små endringer kan gjøre konferansene mer bærekraftige og bidra til en mer bærekraftig fremtid.

I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan endringene kan se ut, og hvilke forskjeller de kan føre til.

Digitale materialer og elektronisk utstyr

Bruk av digitalt materiale er en enkel og effektiv måte å redusere papirforbruket på konferanser på. Ved å erstatte trykte programmer, billetter, presentasjoner og annet materiale med digitale versjoner kan man spare store mengder papir og redusere karbonutslippene fra produksjon og transport.

I tillegg til å redusere papirforbruket har digitalt materiale også andre fordeler, blant annet

• Deltakerne kan få tilgang til digitalt materiale fra hvilken som helst enhet, hvor som helst i verden
• de kan være mer interaktive og engasjerende
• digitalt materiale kan inneholde multimedia, animasjoner og andre funksjoner som kan gjøre det mer interessant for deltakerne.

I tillegg finnes det mange ulike måter å bruke digitalt materiale på konferanser. Noen eksempler er

• Digitale programmer: Bytt ut trykte programmer med digitale programmer for å redusere papirforbruket.
• Digitale billetter: Erstatt fysiske billetter med digitale billetter for å spare tid og penger.
• Digitale presentasjoner: Bruk digitale presentasjoner for å gjøre presentasjoner mer interaktive og engasjerende.
• Digitalt materiale: Tilby digitalt materiale, for eksempel artikler, rapporter og presentasjoner, for å gjøre informasjonen mer tilgjengelig og delbar.

For at digitalt materiell skal kunne erstatte fysisk materiell, må du sørge for at det fungerer godt på ulike enheter, slik at det er enkelt for deltakerne å få tilgang til materiellet. Du må også sørge for at materiellet er tilgjengelig på et nettsted eller i en app som er enkel å bruke.

Sørg for at materiellet er oversiktlig og lett å lese. Bruk også store skrifttyper og tydelige bilder.

Bærekraftige steder

Ved å velge et bærekraftig konferansested kan du bidra til å redusere miljøpåvirkningen fra konferansen din. Et bærekraftig konferansested har iverksatt tiltak for å redusere miljøpåvirkningen. Dette kan blant annet omfatte

• Energieffektiv belysning: Bruk av LED og andre energieffektive lamper kan redusere energiforbruket og CO2-utslippene.
• Solenergi: Solcellepaneler kan brukes til å generere elektrisitet, noe som kan redusere behovet for fossilt brensel.
• Vannbesparende tiltak: Bruk av vannbesparende kraner og dusjer kan redusere vannforbruket.
• Miljøsertifiseringer: Noen konferansesteder er sertifisert av organisasjoner som Svanemerket eller Miljöbyggnad. Disse sertifiseringene garanterer at konferansestedet oppfyller visse krav til bærekraft.

Energisparing

Ved å bruke LED-lys og sørge for at elektroniske enheter og lys er slått av når de ikke er i bruk, kan man redusere energiforbruket og karbonutslippene, spesielt under en konferanse der det kan brukes mye strøm.

Konferansedeltakerne kan spare på strømforbruket:

• bruke energieffektive apparater
• slå av lys og apparater i pauser og på andre tidspunkter når de ikke er i bruk
• slå på strømsparingsmodus på elektroniske enheter som telefoner og datamaskiner
• bruk dagslys så mye som mulig.

Lokal og sesongbasert mat

Lokal og sesongbasert mat har lavere miljøpåvirkning enn mat som transporteres over lange avstander. Dette skyldes at det kreves mindre energi og ressurser for å produsere og transportere mat som er dyrket eller oppdratt i nærheten av konferansestedet.

Noen andre fordeler med å bruke lokal og sesongbasert mat er at den smaker bedre og ofte er mer næringsrik enn mat som er transportert over lange avstander. Det bidrar også til å støtte lokale bønder og økonomien.

Når du velger lokal og sesongbasert mat, er det viktig å tenke på følgende

• Hvilke matvarer er i sesong i løpet av konferansedatoene?
• Hvor blir maten produsert?
• Hvor langt må maten transporteres til konferansestedet?

Avfallshåndtering

Ved å ha systemer for resirkulering og kompostering på plass kan man redusere mengden avfall som genereres på en konferanse. Dette kan bidra til å beskytte miljøet og redusere karbonutslippene.

Noen andre tips for å redusere avfallet på en konferanse er å:

• minimere bruken av engangsprodukter
• Bruk gjenbrukbare eller biologisk nedbrytbare alternativer
• informere deltakerne om avfallshåndteringssystemer.

Bærekraftig transport

Ved å oppfordre deltakerne til å bruke kollektivtransport, samkjøring eller andre mer bærekraftige transportalternativer kan du redusere karbonutslippene fra transport. For å få konferansedeltakerne til å velge mer bærekraftig transport kan du gjøre følgende:

• tilby rabatter eller andre insentiver for deltakere som bruker bærekraftige transportalternativer
• samarbeide med lokale kollektivtransportmyndigheter for å tilby rabatter til deltakerne
• gi informasjon om bærekraftige transportalternativer på konferansens nettside.

Kompensasjon for karbondioksidutslipp

For større konferanser kan du vurdere å investere i klimakompensasjon for arrangementets karbonfotavtrykk. Dette kan bidra til å kompensere for karbonutslipp som ikke kan unngås. Du kan gjøre dette ved å velge en anerkjent organisasjon som har forpliktet seg til å redusere karbonutslippene, og sørge for at kompensasjonen er effektiv og ikke bare en grønnvasking.

Miljøvennlige gaver og giveaways

Det er alltid hyggelig og oppløftende når det finnes en gave til konferansedeltakerne, eller hvis du har en giveaway under konferansen. Ved å velge miljøvennlige gaver og giveaways kan du vise at du er opptatt av bærekraft.

Noen gode eksempler på miljøvennlige gaver og giveaways er

• gjenbrukbare vannflasker
• tøyposer
• produkter som notatblokker laget av resirkulerte materialer.

Evaluering og tilbakemelding

Etter konferansen kan du samle inn tilbakemeldinger fra deltakerne for å forstå hvordan du kan forbedre bærekraftstiltakene for fremtidige arrangementer. Sammen kan vi komme opp med flere kreative løsninger for å bli grønnere på jobben.

Er du nysgjerrig på hvordan vi på IVA Konferansesenter jobber med bærekraft og gjennomfører mer miljøvennlige konferanser? Her er et utvalg av hva vi gjør.