Sjekkliste for sikkerhet på konferanse

Å sikre et trygt og sikkert konferansemiljø er avgjørende for et vellykket arrangement. Nedenfor følger en detaljert sjekkliste vi på IVA Konferenscenter følger når det er tid for planlegging av sikkerhetstiltak før og under deres konferanse eller event hos oss.

Før konferansen/arrangementet

Risikovurdering og planlegging

• Identifiser potensielle risikoer knyttet til konferansen.
• Vurder om det finnes noen kjent trusselbilde mot talere eller deltakere.
• Gjennomgå tidligere hendelser ved lignende arrangementer for å lære av dem.
• Utvikle en plan for å håndtere identifiserte risikoer og trusler.
• Sørg for at alle arrangører og ansvarlige har en oppdatert kontaktliste.

Lokale- og adgangskontroll

• Bekreft at konferanserommene kan låses når de ikke er i bruk.
• Tildel nøkler eller adgangskort til ansvarlige personer.
• Planlegg for adgangskontroll, inkludert registrering og eventuell ID-kontroll.
• Vurder behovet av å leie inn vektere eller ordensvakter ved innganger.
• Informer den ansvarige kunden for bookingen om rutinene for håndtering av uvedkommende personer.

Brannsikkerhet og nødsituasjoner

• Kontroller at nødutganger er tydelig merkede og frie for hindringer.
• Planlegge årlig opplæring for personalet i evakueringsrutiner og brannvern.
• Sørg for at brannslukkere og hjertestartere er på plass og er lett tilgjengelige.
• Utnevn ansvarlige for å kontakte redningstjenesten ved nødsituasjoner.

Teknisk sikkerhet

• Kontroller at kameraovervåking er aktiv på strategiske steder som innganger.
• Kontroller at all belysning fungerer som den skal; bruk LED-pærer der det er mulig.
• Inspiser teknisk utstyr og erstatt ødelagte enheter ved behov.

Gjestehåndtering og kommunikasjon

• Planlegg for at resepsjonen skal være bemannet under hele konferansen.
• Forbered skilt for ubemannede garderober og informer gjester om muligheten til å bruke låsbare skap til verdigjenstander.
• Utvikle rutiner for håndtering av besøkende med personbeskyttelse, og sørg for at dørene er låst eller under oppsyn.

Sikkerhetsutstyr

• Kontroller at alarmknappene i resepsjonen fungerer og er koblet til Securitas' områdevakter.
• Sørg for at bærbare alarmanheter er tilgjengelige på flere steder i bygningen.

Personalutdanning og beredskap

• Gjennomfør årlig opplæring i førstehjelp (ABC), hjerte-lunge-redning (HLR) og bruk av hjertestarter.
• Informer personalet om sikkerhetsrutiner og ansvarsfordeling under konferansen.

Sikkerhetsgjennomgang

• Gjennomfør en endelig gjennomgang av alle sikkerhetstiltak og gjør de nødvendige justeringene.
• Kommuniser sikkerhetsplanen til alle relevante parter, inkludert eksterne leverandører og foredragsholdere.

 

Under konferansen/arrangementet

Adgangskontroll

• Pass på at alle konferanserom holdes låst når de ikke er i bruk.
• Sørg for at resepsjonen er bemannet og at personalet kan låse skyvedørene innenfra ved behov.

Gjesteservice

• Oppfordre gjester til å bruke låsbare skap for oppbevaring av verdisaker.
• Informer om sikkerhetsrutiner og nødutganger ved konferansens start.

Hendelseshåndtering

• Ha larmenheter lett tilgjengelige og informer personalet om hvor de er plassert og hvordan de brukes.
• Vær beredt på å kontakte Securitas eller redningstjenesten ved behov.

 

Etter konferansen/arrangementet

Evaluering og oppfølging

• Dokumenter eventuelle hendelser og rapporter dem i henhold til etablerte rutiner.
• Samle inn tilbakemeldinger fra ansatte og deltakere om sikkerhetstiltakene.
• Identifiser områder for forbedring og oppdater sikkerhetsplanen for fremtidige arrangementer.

Ved å følge sjekklisten vår for sikkerhet skaper vi sammen et trygt og velkomment konferansemiljø for alle våre gjester og deltakere på IVA Konferenscenter – hjertelig velkommen til oss!