Skärmar på scen för talare, dator och klicker bland annat.

Hvordan organisere en god konferanse?

Forberedelse og planlegging er nøkkelen. Tenk gjennom formålet og målene til deltakerne som skal delta. Bestill eventuelle foredragsholdere og det best egnede lokalet for møtet på et tidlig tidspunkt



Hva er hensikten med å arrangere en konferanse?

Formålet med møtet avhenger av hva som skal kommuniseres. Det kan være et informasjonsmøte, et beslutningsmøte, en kreativ workshop eller en opplæringsøkt.



Hvordan velge et egnet sted for en konferanse?

Man bør vurdere lengden på og tidspunktet for møtet. Et kortere møte kan være bedre egnet i nærheten av transportforbindelser, mens en konferanse med overnatting kan være bedre egnet utenfor sentrum for å holde gruppen samlet.



Hvilke faktorer bør man ta hensyn til når man velger dato for en konferanse?

Generelt er sommerferie, høstferie og dager rundt store høytider ikke å foretrekke for møter, ettersom mange av deltakerne kan ha fri fra jobb. Hvis deltakerne har lang reisevei, bør man ta hensyn til dette når man planlegger en tidlig start eller sen avslutning av møtet.



Hvor stort bør budsjettet for en konferanse være?

Budsjettet bør tilpasses målet og formålet med konferansen. Noen møter kan ha et lavere budsjett, mens andre bør være mer forseggjorte for å formidle det rette budskapet til deltakerne.



Hvordan finne foredragsholdere til en konferanse?

Det finnes mange foredragsholderbyråer å henvende seg til, et par eksempler er talarforum.se eller talarformedlingen.se Men mange foredragsholdere kan også bookes direkte og finnes på nettet. Vær klar over temaet og følelsen som skal sitte igjen i hodet etter foredraget.



Hvordan skape nettverksmuligheter på en konferanse?

Ha en registreringsskranke med navneskilt som viser navn og selskap. Bruk pausene til mingling og samtaler. Det finnes noen apper for deltakeradministrasjon som gjør det mulig å utveksle adresser og bygge nettverk.



Hva slags innhold bør en konferanseagenda inneholde?

Sørg for å informere om tidspunkt på dagen med pauser og estimert slutt. Det er viktig at det er tydelig hva som er informasjonspunkter og hva som er beslutningspunkter. Det må være en tidsbegrensning og en møteleder som kan kontrollere at agendaen og tidene overholdes.



Hvor lang bør en konferanse være?

Konferansens innhold avgjør lengden på møtet. Det er bedre å ha få punkter på agendaen som kan fullføres i tide, enn å legge til for mye som må flyttes til neste møte. Hold tiden for hvert punkt, og gå videre. Avtal et nytt møte for det som tok for lang tid.



Hvordan sikre sponsing av en konferanse?

Mange ganger bidrar utstillerbedriftene økonomisk og gjør konferansen mulig. Andre ganger kan en leverandør for eksempel sponse leie av lokaler eller mat.



Hvordan velge riktig utstiller til en konferanse?

På større møter er det vanlig at utstillende selskaper får mulighet til å vise frem produktene sine. Dette er som regel leverandører som har en tilknytning til den konferansen som er booket, og som utfyller den.



Hvordan måler du suksessen til en konferanse?

Send en evaluering direkte eller dagen etter til deltakerne med velvalgte spørsmål. Ha gjerne en skala fra 1-10 for å kunne måle helheten. Be om tilbakemelding på hva som er det viktigste deltakeren har fått med seg.



Hva er de beste måtene å innhente tilbakemeldinger fra deltakerne på?

Å sende ut en evaluering i etterkant er en forutsetning for å få tilbakemeldinger. Det er også nyttig å bruke et konferanseverktøy under møtet der folk kan stemme og stille spørsmål for å øke dialogen.



Hvordan kan du gjøre en konferanse mer interaktiv?

Bruk et digitalt verktøy som trippus, menti eller nettbrett der dere kan stille spørsmål, stemme og evaluere møtet underveis og i etterkant. Det skaper engasjement og gjør møtet mer kreativt.



Hvor viktig er det å ha en reserveplan for uventede situasjoner?

Ha alltid presentasjonen din på en USB-minnepinne i tilfelle datamaskinen din skulle svikte. Ta med adaptere og ladere til datamaskinen. Hvis en foredragsholder blir forhindret, må du huske å raskt kunne omorganisere programmet osv.



Hvilken rolle spiller frivillige på en konferanse?

Ved større møter kan det være nyttig å ha verter som kan veilede deltakerne, svare på spørsmål og representere arrangøren på en positiv måte.



Hvordan finne balansen mellom faglig innhold og underholdning?

Avhengig av møtetype og tidsbruk er det alltid positivt å ha noe som bryter informasjonsflyten. Dette påvirkes også av hvilket budskap du ønsker å formidle på møtet. Et rent opplæringsprogram trenger kanskje ikke et underholdningspunkt, men det er viktig på en kick-off eller et salgsarrangement. Hvilken følelse skal deltakeren sitte igjen med - full av ny kunnskap eller wow-følelse?



Er det mulig å booke konferansesentre for flerdagsarrangementer?

Du kan selvfølgelig bestille flere dager for et møte. Enten fortløpende eller ved ulike anledninger.



Finnes det møterom som egner seg for kreative verksteder?

Mange av lokalene våre kan innredes etter kundens ønsker.

Finn ut mer om de ulike lokalene våre ...her.



Hvordan fungerer betalingsprosessen for bestillinger?

Vi fakturerer vanligvis etter at arrangementet har funnet sted. Ved større arrangementer kan vi sende ut en forhåndsfaktura som minst dekker leie av lokalet.

Les mer om hvordan du kan bestille en konferanse hos oss ...her.



Bør man alltid ha en eller annen form for aktivitet?

Avhengig av målene og formålet med møtet kan en aktivitet forsterke budskapet, men for mange møter er dette ikke nødvendig.



Hva er den beste gaven å gi bort til foredragsholdere?

En vakker blomsterbukett blir alltid satt pris på, men hvis kurslederen kommer utenbys fra, kan et gavekort være mer passende. Hvis det er en utenlandsk foredragsholder, anbefales noe klassisk svensk, med Svenskt Tenn og Skultuna som ideelle forslag. Mange bedrifter donerer en gave til veldedighet i stedet for give-aways, og foredragsholderen får et gavekort i stedet. Det blir satt stor pris på!
Noen av de mest brukte organisasjonene er Røde Kors, Redd Barna, Barnekreftforeningen og UNICEF.



Vilka marknadsföringsstrategier är effektiva för att locka deltagare?

Att synas på de plattformar som målgrupper befinner sig på. Är det LinkedIn eller Instagram, eller kanske direktutskick, den egna hemsidan eller en mässa? Hellre "rätt" personer och färre än många men inte den målgrupp man söker.



Hur kan man utnyttja sociala medier före, under och efter konferensen?

Viktigt att ni vänder er mot den målgrupp som just ni riktar er till. Uppmärksamma unika talare eller stora nyheter som skall presenteras. Lägg upp live under konferensens pågående och summera med mycket bilder efter.



Hur kan man profilera sitt företag hos er i samband med en konferens?

Beachflaggor och roll ups får gärna användas, både utanför entrén och i anslutning till konferenslokaler.



Kan man ha utställare hos er?

Vi har flera foajéer i anslutning till konferenslokalerna, som lämpar sig bra för utställare. Stäm av med oss i förväg gällande plats och utrymme för dessa.



Finns det bilder från er som vi kan använda till inbjudan?

Vi har en bildbank på vår hemsida och dessa bilder får ni gärna använda i inbjudningar och program.
Kika gärna efter bilder här >> bildebank



Vilka audiovisuella tjänster ingår i konferenspaketet?

Presentationsdator och skärm ingår i alla våra lokaler. I de större lokalerna ingår även ljudanläggning.



Erbjuder ni teknisk support och utrustning för konferenser?

Vi har tekniker på plats som hjälper till vid behov. Vid teknikbehov utöver standard kan vi hyra in detta.



Kan man arrangera hybridmöten hos er?

Vi har distansutrustning för exempelvis hybridmöten i alla våra konferensrum.



Finns det möjligheter för inspelning och streaming av möten?

I våra större lokaler har vi utrustning för både streaming och inspelning.



Kan ni tillhandahålla teknisk utrustning för streaming och webbsändning av event?

Ja.



Vilken typ av ljud- och bildutrustning finns tillgänglig i konferensrummen?

Dator, skärm och ljudanläggning ingår alltid i våra lokaler.



Erbjuder ni teknisk support under evenemang?

Vi har tekniker på plats som hjälper till vid behov.



Finns det möjligheter för videokonferenser och webbsändningar?

Vi har både teknik för videokonferens och streaming på webben.



Hur avancerad är er utrustning för hybridmöten?

Väl avancerad utrustning i våra större lokaler med målet att upplevelsen på plats som på distans ska vara snarlika.



Kan man anpassa ljud- och ljussystemen efter specifika önskemål?

I våra större lokaler kan vi skräddarsy det event ni önskar med ljud och ljus.



Finns det trådlöst internet tillgängligt i alla rum?

Ja.



Hur säkerställer ni en stabil och snabb internetuppkoppling?

Vi har en hög bandbredd via fiber.



Kan ni tillhandahålla specialutrustning för presentationer?

Skärmar på scen för talare, dator och klicker bland annat.



Finns det teknik för simultantolkning tillgänglig?

Nej, det hyr vi in från vår samarbetspartner. Vi har också kontakt med olika tolkar med lång erfarenhet.



Hur hanterar ni data- och informationssäkerhet?

Vi raderar filer dagligen från presentations plattformar.



Kan ni erbjuda utbildning eller introduktion till er tekniska utrustning?

Ja, tekniker finns på plats och går igenom tekniken inför ert möte. Vid större evnt rekommenderar vi en dry-run (repetition) innan själva genomförandedagen.



Finns det möjligheter för inspelning av evenemang?

Ja, det går utmärkt.



Kan ni anpassa tekniken för utomhusevenemang?

Nej, den tekniken behöver hyras in separat.



Hur miljövänlig är er tekniska utrustning?

Vi satsar på teknik med lång livslängd.



Finns det backup-system för tekniska problem?

Ja. I hörsalen har vi tex projektor med duk som back up. Vi kör också med parallella datorer vid webbsändningar och inspelningar. Vi har dessutom extra datorer för utlåning och en mängd adaptrar och strömkablar.



Hur många mikrofoner finns det i lokalerna?

I våra stora lokaler har vi mikrofonsystem installerat. Mellan 6-10 finns att tillgå men 4 ingår i lokalpriset.



Hur hanterar ni allergier och matintoleranser i er catering?

Meddela oss senast 10 dagar före aktuellt evenemangsdatum, så ordnar vi med alternativ till de som önskar specialkost.
Vi utgår från Livsmedelsverkets 14 allergener vilket är de vanligast förekommande av specialkost.



Hur planerar man mat och dryck för konferensdeltagare?

Tänk på att hellre ta en fikapaus för mycket än för lite, så sessionerna under dagen inte blir för långa. Är det endast plats för en kortare lunch, rekommenderar vi något enklare än den bordsserverade lunchen i vår festvåning. Skall lunchen utnyttjas för mingel eller samverkan är det alltid bra med mingellunch, där vi kan erbjuda olika alternativ.



Vilka cateringalternativ finns tillgängliga för konferenser?

Vi kan ebjuda allt från trevliga frukostfikan till luncher, kakbufféer, middagar och mingel.



Kan ni tillhandahålla specialdieter för catering?

Om vi i förväg får reda på specialkostönskemål kan vi självklart ordna alternativ till dessa.



Erbjuder ni paketlösningar som inkluderar både lokal och catering?

När ni bokar hos oss ordnar vi självklart med både lokal och den förtäring ni önskar.



Hur skiljer sig Restaurang Grodans meny för konferenser från dess vanliga meny?

Restaurang Grodan serverar likvärdiga menyer till restauranggäster som till våra konferensgäster. Däremot har restaurangen alltid sina klassiska rätter på menyn såsom raggmunk, kalvlever, biff Rydberg och fiskgryta.



Vilka mat- och dryckesalternativ erbjuds för större evenemang?

Mat- och dryckesalternativen är stora för alla typer av evenemang. Vi kommer gärna med förslag.
På vår hemsida under fliken Mat & dryck finns alla aktuella menyer anpassade efter säsong.



Hur många glas räknar man på en flaska?

4-5 glas på en flaska vin och 7-8 glas på en flaska mousserande / champagne.



Vad är lämpligt som tilltugg vid fördrink?

Vid en fördrink innan middagen behövs inte några stora mängder tilltugg. Våra små fina kanapéer är trevliga och serveras som strutar. Annars passar även snacks i form av chips, nötter, oliver och liknande bra.



Vilka alternativ finns istället för en sittande konferenslunch?

Vi erbjuder både mingeltallrikar, Take and stay-lådor och matiga smörgåsar som alternativ till sittande lunch.



Kan man förhandsgranska och välja specifika rum före bokning?

På vår hemsida har vi bra beskrivningar och bilder på våra lokaler. Önskar ni en specifik lokal kan ni självklart boka just denna. I vår bildbank finns bilder på samtliga rum i olika möbleringar. Läs mer om våra lokaler ...her.



Är det möjligt att anpassa konferensrummen efter specifika behov?

Flera av våra lokaler är möblerbara och vi försöker självklart anpassa dessa efter kundens önskemål.



Hur långt i förväg behöver jag boka för att säkra ett rum?

Vissa perioder är speciellt attraktiva och lokalerna bokas upp långt i förväg, så det beror på när ni önskar komma.



Vilka typer av mötesrum erbjuder IVA Konferenscenter?

Vi har några lokaler med fast möblering och några som är möblerbara efter kundens önskemål. Den största lokalen, Wallenbergsalen, har 150 fasta platser och den minsta ett styrelsebord för 6 personer. Utöver dessa finns 6 lokaler i olika storlekar.



Hur många personer kan era konferensrum rymma?

Vår största lokal har 150 fasta platser, men vi kan utöka med 10-15 extra stolar där. Den minsta lokalen har ett styrelsebord för 6 personer och utöver dessa har vi 6 konferenslokaler i olika storlekar.



Hur kan jag boka ett konferensrum?

Kontakta oss via mail eller telefon för bokning av konferenslokal.



Finns det något lämpligt rum för ledningsgrupper och styrelser?

Vi har flera lokaler som passar bra för ledningsgrupper och styrelser. Bland annat Gabrielsson Larson-suiten, Det edle rom, Ericsson Room og Crafoord-rommet.



Finnas det något rum som är avlyssningssäkert?

Tyvärr har vi ingen helt avlyssningssäker lokal. Däremot är vår styrelsesvit Gabrielsson Larson belägen avskilt då där även finns en egen foajé och därmed 2 dörrar som stängs från korridoren utanför.



Kan man boka lokaler för privata evenemang som bröllop eller fester?

Vår vackra festvåning lämpar sig utmärkt för alla typer av firande. Födelsedagar, släktträff, dop, bröllop och andra jubileum. Vi kan erbjuda en stor festvåning samt ett flertal mindre salonger som tillsammans skapar en stor vacker Bankettsal.



Erbjuder ni några specialpaket för företagsevent?

Varje event är unikt så vi offererar alla förfrågningar separat för att skapa den bästa upplevelsen vid varje specifikt tillfälle.



Kan man få hjälp med eventplanering och koordinering?

Att planera ett större event tar tid. Vi har koordinatorer och hovmästare som finns tillhands. Dessutom har vi en del checklistor som kan vara till god hjälp.



Vilka typer av event kan jag arrangera på IVA Konferenscenter?

Vi har genomfört allt från produktlanseringar, och företagsjubileum till modevisningar, fotograferingar och filminspelningar.
Kika gärna på vår hemsidan under fliken Event & festvåning där vi presenterar olika event, både privata och för företag.



Erbjuder ni hjälp med eventplanering och genomförande?

Att planera ett större event tar tid. Vi har koordinatorer som hjälper till med planering och beroende på omfattning rekommenderar vi en extern eventkoordinator. På plats har vi ett erfaret gäng som ser till att det hela flyter på smidigt.



Finns det specialutrustning tillgänglig för stora event?

Det beror lite på vad ni efterfrågar, men vi har stora möjligheter och erfarenhet av stora event.



Kan IVA Konferenscenter hantera tematiska evenemang?

Vi har arrangerat många typer av tema-event, tex för olika länder med passande menyer, landsfärger, musik och blommor.
Företagsevenemang för jubileum, stora produktlanseringar och tematiska kreativa workshops.



Hur kan jag anpassa lokalen för mitt specifika event?

Flaggor, roll ups och annan merchandise kan med fördel pryda lokalen. Möblering i lokalen anpassar vi efter ert önskemål, i den mån det går.



Kan man boka hela konferenscentret för exklusiva event?

Självklart kan ni boka hela anläggningen för ert event.



Finns det möjligheter för utomhusevent eller aktiviteter?

Vi har en vacker trädgård på innergården där man kan ha enklare aktiviteter. Annars finns det många spännande utmaningar att göra på stan, med hjälp av ett aktivitetsbolag.



Hur hanterar ni säkerhetsaspekter under stora tillställningar?

Säkerhetsvakt kan hyras in vid särskillda tillfällen.



Är det möjligt att arrangera liveunderhållning eller föreställningar?

Vi har haft stand-ups, liveband, operasångerska, barnkörer och mycket annat kul.



Hur stor publik kan ni hantera för ett event?

Vår största konferenslokal har 150 fasta platser, men sittplatserna kan utökas med 10-15 lösa stolar. I vår festvåning kan 180 personer sitta vid en middag. För mingel kan vi ta ytterligare fler personer.



Kan ni stödja med marknadsföring och PR för eventet?

Nej, det lämnar vi åt beställaren.



Finns det VIP-områden eller exklusiva utrymmen för speciella gäster?

Vi har inga VIP-områden, men erbjuder gärna ett mindre konferensrum för speciella gäster.



Hur anpassar ni er service för internationella evenemang?

På IVA konferens har vi internationella gäster och evenemang med stor regelbundenhet. Både personal och service är därför vana vid detta. All personal talar engelska, skyltning och kommunikation sker då på engelska.



Er lokalene tilrettelagt for universell utforming?

Siden bygningen er fra slutten av 1800-tallet, er den ikke 100% tilrettelagt for universell utforming, for eksempel er det terskler inn til enkelte rom. Det finnes heis, handikaptoaletter og rampe til inngangstrappen.



Hvordan ivareta spesielle behov og tilgjengelighet for deltakerne?

Hvis vi blir informert på forhånd, kan vi forberede oss på best mulig måte for deltakere med spesielle behov.



Er IVAs konferansesenter tilgjengelig for rullestolbrukere?

Det er rampe til inngangstrappen, heis og toaletter for funksjonshemmede.



Finnes det teleslynger i konferanserommene?

Auditoriet vårt, Wallenbergsalen, har teleslynge.



Hvordan er tilgjengeligheten til toalettene for personer med nedsatt funksjonsevne?

To toaletter for funksjonshemmede er plassert på forskjellige nivåer.



Finnes det parkeringsplasser for personer med nedsatt funksjonsevne?

Nærmeste parkeringsplass for funksjonshemmede ligger i Humegårdsgatan, noen minutters gange fra IVAs konferansesenter.



Kan du gi informasjon på lettlest svensk?

Det meste av informasjonen vår er tilgjengelig på lettlest svensk. Hvis du har spesifikke ønsker, produserer vi selvfølgelig materiell.



Tilbyr dere tegnspråktolking til arrangementer og konferanser?

Nei, men ta kontakt med et byrå for dette om nødvendig.



Finnes det heiser til alle etasjer og arrangementslokaler?

Heis er tilgjengelig til alle tre etasjene.



Kan dere tilby hjelpemidler for personer med synshemming?

Vi har dessverre ingen hjelpemidler for personer med nedsatt syn.



Er det mulig å tilpasse lys- og lydnivåene i rommene?

Alle rommene har tilpassbar belysning. Lyden kan også enkelt justeres inne i hvert rom.



Kan du få informasjon om tilgjengelighet før et arrangement?

Ta kontakt med oss hvis du trenger informasjon om tilgjengelighet eller har spørsmål om dette.



Finnes det hvilerom eller stillerom for gjester som trenger det?

Ved behov kan vi som regel ordne med et stillerom, men dette er ikke standard.



Hvordan håndterer du akutte medisinske behov eller situasjoner?

Alle ansatte får regelmessig opplæring i førstehjelp og HLR, og vi øver med jevne mellomrom. Førstehjelpstavler er plassert på utvalgte steder. Evakueringsplaner er tilgjengelige i alle etasjer i bygningen.



Tilbyr dere assistanse for personer som har vanskeligheter med å navigere i bygningen?

Personalet er alltid tilgjengelig hvis noen trenger hjelp til å finne frem på nettstedet vårt.



Vilka säkerhetsåtgärder bör vidtas under en konferens?

Alla grupper får nyckel till sin konferenslokal för att kunna låsa under dagen. Ytterkläder och större väskor lämnas in i garderoben. Vid behov kan vi hyra in säkerhet via vaktbolag, tex vid årsstämmor. Större evenemang har ofta registrering av deltagare vid ankomst.  Deltagare med hög risk har alltid eget personskydd med sig.



Vilka säkerhetsprotokoll har ni på plats för evenemang?

Det beror helt på omfattningen av konferensen och deltagarna. Vi anpassar oss också ofta till utländska delegationers protokoll.



Finns det säkerhetspersonal tillgänglig under konferenser?

Vi hyr in säkerhet från bolag som arbetar med detta.



Hur hanterar ni brandsäkerhet och evakuering?

Vi har fasta rutiner för brand och evakuering. Samtlig personal går regelbundet utbildning för att hantera detta.

Utrymningsplaner finns uppsatta enligt myndigheternas krav och brandsläckare likaså. Utrymnings-larm ljuder om det är aktuellt att lämna fastigheten och personalen leder detta synliga i gula västar.



Vilka åtgärder vidtas för att skydda konfidentiell information?

Vi går under GDPR gällande personuppgifter. Material och presentationer som mejlas oss raderas direkt efter genomförandet. Inspelningar från webbsändningar raderas efter att kunden fått sitt material.



Har ni kamerabevakning i konferensutrymmena?

Nej, endast vid utgångarna.



Hur säkerställer ni gästernas personliga säkerhet?

Vi har alltid bemannad reception vid entrén och har koll på alla gäster vid in- och utpassering.



Finns det första hjälpen-utrustning och utbildad personal?

Vi har både första hjälpen-utrustning och hjärtstartare i receptionen. Samtlig personal går regelbundet utbildning för att hantera detta.
På utvalda platser finns också tavlor med första förband.



Hur hanteras nödsituationer på IVA Konferenscenter?

All personal har årlig utbildning inom ABC Första hjälpen samt hjärt- och lungräddning och med hjärtstartare. Dessutom utbildningar inom krishantering och brand. Vi övar detta kontinuerligt. IVA har också en väl fungerande krisgrupp.



Är det säkerhetskontroller vid ingången?

Ingen kontroll men bemannad reception som stämmer av alla gäster som kommer in i fastigheten.



Kan ni anpassa säkerhetsarrangemangen för speciella evenemang?

Vi hyr in väktare från säkerhetsbolag vid behov. Även personal som hanterar garderob med garderobsbrickor.



Hur skyddas IT-system och nätverk mot cyberhot?

IVA har egen IT tekniker samt även en anställd ingenjör som arbetar just med cybersäkerhet. Våra brandväggar är extremt högt satta. Vi kan ordna med separat IP-adress och nät vid behov av detta.



Finns det säker förvaring för värdesaker?

Vi har ett antal låsbara skåp i anslutning till receptionen.



Har ni rutiner för hantering av oväntade händelser?

Våra årliga utbildningar hjälper oss med detta. Läget mitt i city gör oss tillgängliga för ibland oväntade händelser så vi har bra rutiner för det.

Vi har också vaktbolag som patrullerar runt området som snabbt kan vara på plats.



Är det säkerhetsåtgärder för parkeringsområdet?

Vi har ingen egen parkering och hänvisar till närliggande garage.



Hur utbildas personalen i säkerhetsfrågor?

Vi har löpande utbildning i kris, utrymning, brand och säkerhet för konferens och möten genom Safe Hotels.



Hur ligger IVA Konferenscenter i förhållande till kollektivtrafiken?

Östermalmstorgs tunnelbanestation ligger endast 200 meter från IVA Konferenscenter och flera bussar stannar inom bara ett par minuters promenad från oss.



Finns det parkeringsmöjligheter nära konferenscentret?

Det finns flera parkeringsgarage i närområdet.



Har ni några rekommendationer för transport till och från konferenscentret?

Då det kan vara svårt med att hitta lediga parkeringsplatser i närområdet på dagtid, däremot finns flera parkeringshus i närheten. Vi rekommenderar främst kollektivtrafik i form av tunnelbana eller buss. Närmaste hållplats är endast 200 meter från entrén.



Finns det hotell eller boende i närheten för övernattande deltagare?

Det finns ett flertal mycket bra hotell i närområdet. Både större kedjehotell och mindre boutiquehotell.



Vilka är öppettiderna för IVA Konferenscenter?

Vi har öppet 07:30-17:00, men anpassar självklart öppettiderna efter gästernas önskemål.
Vi välkomnar också konferenser och fester under helger.



Hur hanterar man deltagarregistrering och biljettförsäljning?

Vi köper in den tjänsten från samarbetspartner.



Vilka koordinater har IVA Konferenscenter?

59.335. 18.076



Får man ta med egen & dryck till festlokalen?

Nej, vi har serveringstillstånd som gäller, så all mat och dryck bokas via oss och restaurang Grodan som vi samarbetar med.



Har ni bröllopsfester hos er?

Vi har haft både mindre och större bröllop hos oss genom åren och har god erfarenhet.
Se gärna vår checklista här för er planering. https://ivakonferens.se/wp-content/uploads/2019/02/Checklistabrolloppdf-1-1.pdf



Vilka kyrkor finns i närheten av er?
Finns det musikanläggning i festlokalen?

Det finns en ljudanläggning för tal och bakgrundsmusik som ingår i lokalhyran. För uppträdande och DJ/dans behövs en annan anläggning hyras in.



Kan ni ordna med menykort och placeringskort vid bröllop och fest?

Vår erfarenhet är att dessa festligheter oftast har ett specifikt tema så menykort och placeringskort behöver vi få av värdparet tillsammans med en bordsplan där även eventuell specialkost finns noterad.



Hur kan man göra med blommor och dekorationer?

Vi kan hjälpa till att beställa blommor till borden men det går utmärkt att ta med sig själv.
Även dekoration brukar vara personligt att det kan lämnas in till oss innan eller placeras ut innan festligheterna börjar.



Kan man ha öppen bar eller betalbar hos er?

Det går bra vilket som. Ibland bestämmer värdparet vilket sortiment som ska finnas och vad som ingår. Men många fester har också bar där gästerna köper själva under kvällen.



Går det att boka Fotobås via er?

Photo booth är en perfekt aktivitet på event och bröllop.
Vi hänvisar till leverantörer som Myselfie.se eller Eventomatic.se. Finns fler på nätet.



Kan man ta med egen bröllopstårta eller bokas det via er?

Det går bra vilket som. När man tar med egen tårta tar vi ut en kostnad för servering.



Hur länge får man stanna vid fester?

Vår ordinarie kvällstid är senast 01,00 med sista dans/beställning 00,30.
Mot tillägg kan vi senarelägga tiden till 02,00.



Kan ni ordna med vickning?

Det går utmärkt. Korv med bröd brukar vara populärt på sena timmen. Även matig paj, baguetter och Jansons Frestelse.



Har ni en bröllopskoordinator?


Nej, då det beroende på storlek på festen kan vara mycket omfattande. Vi ansvarar för lokal och mat och självklart frågor kring det. Sök gärna på bröllopskoordinator Stockholm på google för att boka ett besök hos lämplig bröllopskordinator.



Kan man ha ett videomöte eller videokonferens hos er?

Absolut. IVA konferenscenter har både avancerad videokonferensutrustning installerad i våra större mötesrum samt enklare lösningar i våra mindre mötesrum. Man kan enkelt koppla upp sig med ljud och bild från olika enheter. Perfekt om man inte kan vara på plats, men ändå vill delta.
Oavsett om du bokar ett mötesrum, konferensrum eller hörsal på IVA Konferenscenter, så är lokalerna utrustade med modern och användarvänlig teknik för videomöte eller videokonferens. Vi är en konferensanläggning som satsat stort på tekniskt krävande möten.

Här kan du läsa mer om videokonferens och videomöte på IVA Konferenscenter



Er det mulig å ta opp eller filme møtet eller konferansen?

Ja, det er mulig å ta opp eller filme møtet/konferansen på IVA Konferansesenter, da vi har eget utstyr og teknikere for dette. Auditoriet vårt har avansert teknologi, blant annet et lite studio for filmproduksjon. Men vi har også en mobil løsning som fungerer i vårt nest største rom og i festsalen, for eksempel til frokostmøter. På IVA Konferansesenter er våre konferanserom og møterom utstyrt med brukervennlig teknologi som hjelper deg med å få mest mulig ut av konferanseoppholdet.

Les mer om lyd- og videoopptak på IVAs konferansesenter



Kan du få hjelp med teknologi under møtet eller konferansen?

Teknologi er en utfordring, og til tross for testing og gjennomgang kan noe likevel stikke kjepper i hjulene. Vi tør imidlertid love at vi har svært gode ressurser til å løse eventuelle problemer som måtte oppstå. Med egne teknikere og en løpende gjennomgang av alle konferanserom, møterom og auditorier osv. er vi godt rustet.
Vi gjør alltid vårt ytterste for at bestillere og foredragsholdere skal føle seg trygge under arrangementet. På IVA Konferansesenter er vi teknisk rustet til å møte de ulike behovene som oppstår i forbindelse med et møte eller en konferanse.

Les mer om konferanseteknologien på IVA Konferansesenter



Kan du hjelpe til med mat og drikke til minglingen under møtet eller konferansen?

Vi samarbeider med Restaurant Grodan når det gjelder alt som serveres på IVA Konferansesenter. Det er et førsteklasses kjøkken og en stor meny med både klassikere og nye spennende innslag. Restaurant Grodan tilbyr også buffeter og mingletallerkener som passer til anledning og budsjett. Maten er en viktig del av konferansen/møtet, og med Restaurant Grodan garanterer vi virkelig god mat som gir en fantastisk totalopplevelse av oppholdet på IVA Konferansesenter.

Her kan du lese mer om Restaurant Grodan og også se deres ulike menyer



Er det mulig å være ute i hagen under møtet eller konferansen?

Det er vanskelig å tro at det bak bypulsen på Stureplan, midt i Stockholm sentrum, finnes en så herlig grønn oase. Hagen vår brukes flittig av konferansegjester til kaffepauser, men er også et perfekt sted for velkomstdrinken før middagen når du har leid konferanserom, auditorium eller bankettsal hos oss på IVA Konferenscenter.

Her kan du se et bilde av hagen på IVA Konferansesenter



Hvor mange deltakere er det plass til i det største møterommet?

Vårt største konferanserom på IVA Konferenscenter på Östermalm i Stockholm er auditoriet Wallenbergsalen, med plass til 150 deltakere i komfortable lenestoler. Det er også mulig å sette inn et antall ekstra stoler ved behov. Wallenbergsalen er et toppmoderne auditorium for arrangementer og konferanser, innredet i en moderne nordisk stil.

Les mer om Wallenberg Hall her.



Har du et rom som egner seg for frokostmøter?

Bankettsalen vår er ideell for frokostmøter. Her sitter dere ved runde bord med 8 personer ved hvert. Lokalet har et lydanlegg med fire trådløse enheter. Det finnes også et stort filmlerret og en projektor med bakprojeksjon. Festsalen på IVA Konferenscenter på Östermalm i Stockholm ligger i vakre lokaler fra århundreskiftet, som er nennsomt renovert i nyklassisistisk stil.

Les mer om IVA-konferansens bankettsal og selskapslokaler her.



Tilbyr dere spesialdietter når vi bestiller mat til møtet eller konferansen?

Kostavvik blir stadig vanligere, og storkjøkkenet vårt er godt rustet til å håndtere dem.
Det er imidlertid viktig å informere oss i god tid før møtet for å sikre en smidig service. Allergier, vegansk og vegetarisk kost er en selvfølge, men ikke ulike typer dietter. IVA Konferansesenter samarbeider med Restaurant Grodan, som tilbereder førsteklasses konferanselunsjer.

Les mer og sjekk ut menyen på Restaurant Grodan



Vad gäller när man bokar er festvåning?

Festvåningen på IVA Konferenscenter används både för konferenser och för privata middagar och fester. Vid samtliga tillfällen gäller att all mat och dryck bokas via oss som anlitar restaurang Grodan. Här finns plats för 110 gäster och med salongerna (4 st) totalt 176 gäster. I festvåningen kan du njuta av den vackra sekelskiftslokalen, som är varsamt inredd i nyklassicistisk stil.

Här kan du läsa mer om festvåningen på IVA Konferenscenter



Hvilke møbler passer best til møterommet?

Hvilke møbler vi foreslår, avhenger av formålet med møtet. Når det gjelder utdanning og læring, er skolebenker eller U-bord å foretrekke. For et styremøte er et konferansebord det beste. For mer kreative møter kan det være aktuelt med øysitteplasser der man bytter plass fra midt på dagen til ettermiddagen. Noen få ståbord bakerst i lokalet er som regel kjærkomment hvis dere trenger variasjon. På IVA Konferansesenter tilpasser vi møblene i møterommet eller konferanserommet etter møtets behov.

Ta en titt på våre ulike konferanserom her.