I våre større lokaler har vi utstyr for både strømming og opptak.

Hvordan organisere en god konferanse?

Forberedelse og planlegging er nøkkelen. Tenk gjennom formålet og målene til deltakerne som skal delta. Bestill eventuelle foredragsholdere og det best egnede lokalet for møtet på et tidlig tidspunkt



Hva er hensikten med å arrangere en konferanse?

Formålet med møtet avhenger av hva som skal kommuniseres. Det kan være et informasjonsmøte, et beslutningsmøte, en kreativ workshop eller en opplæringsøkt.



Hvordan velge et egnet sted for en konferanse?

Man bør vurdere lengden på og tidspunktet for møtet. Et kortere møte kan være bedre egnet i nærheten av transportforbindelser, mens en konferanse med overnatting kan være bedre egnet utenfor sentrum for å holde gruppen samlet.



Hvilke faktorer bør man ta hensyn til når man velger dato for en konferanse?

Generelt er sommerferie, høstferie og dager rundt store høytider ikke å foretrekke for møter, ettersom mange av deltakerne kan ha fri fra jobb. Hvis deltakerne har lang reisevei, bør man ta hensyn til dette når man planlegger en tidlig start eller sen avslutning av møtet.



Hvor stort bør budsjettet for en konferanse være?

Budsjettet bør tilpasses målet og formålet med konferansen. Noen møter kan ha et lavere budsjett, mens andre bør være mer forseggjorte for å formidle det rette budskapet til deltakerne.



Hvordan finne foredragsholdere til en konferanse?

Det finnes mange foredragsholderbyråer å henvende seg til, et par eksempler er talarforum.se eller talarformedlingen.se Men mange foredragsholdere kan også bookes direkte og finnes på nettet. Vær klar over temaet og følelsen som skal sitte igjen i hodet etter foredraget.



Hvordan skape nettverksmuligheter på en konferanse?

Ha en registreringsskranke med navneskilt som viser navn og selskap. Bruk pausene til mingling og samtaler. Det finnes noen apper for deltakeradministrasjon som gjør det mulig å utveksle adresser og bygge nettverk.



Hva slags innhold bør en konferanseagenda inneholde?

Sørg for å informere om tidspunkt på dagen med pauser og estimert slutt. Det er viktig at det er tydelig hva som er informasjonspunkter og hva som er beslutningspunkter. Det må være en tidsbegrensning og en møteleder som kan kontrollere at agendaen og tidene overholdes.



Hvor lang bør en konferanse være?

Konferansens innhold avgjør lengden på møtet. Det er bedre å ha få punkter på agendaen som kan fullføres i tide, enn å legge til for mye som må flyttes til neste møte. Hold tiden for hvert punkt, og gå videre. Avtal et nytt møte for det som tok for lang tid.



Hvordan sikre sponsing av en konferanse?

Mange ganger bidrar utstillerbedriftene økonomisk og gjør konferansen mulig. Andre ganger kan en leverandør for eksempel sponse leie av lokaler eller mat.



Hvordan velge riktig utstiller til en konferanse?

På større møter er det vanlig at utstillende selskaper får mulighet til å vise frem produktene sine. Dette er som regel leverandører som har en tilknytning til den konferansen som er booket, og som utfyller den.



Hvordan måler du suksessen til en konferanse?

Send en evaluering direkte eller dagen etter til deltakerne med velvalgte spørsmål. Ha gjerne en skala fra 1-10 for å kunne måle helheten. Be om tilbakemelding på hva som er det viktigste deltakeren har fått med seg.



Hva er de beste måtene å innhente tilbakemeldinger fra deltakerne på?

Å sende ut en evaluering i etterkant er en forutsetning for å få tilbakemeldinger. Det er også nyttig å bruke et konferanseverktøy under møtet der folk kan stemme og stille spørsmål for å øke dialogen.



Hvordan kan du gjøre en konferanse mer interaktiv?

Bruk et digitalt verktøy som trippus, menti eller nettbrett der dere kan stille spørsmål, stemme og evaluere møtet underveis og i etterkant. Det skaper engasjement og gjør møtet mer kreativt.



Hvor viktig er det å ha en reserveplan for uventede situasjoner?

Ha alltid presentasjonen din på en USB-minnepinne i tilfelle datamaskinen din skulle svikte. Ta med adaptere og ladere til datamaskinen. Hvis en foredragsholder blir forhindret, må du huske å raskt kunne omorganisere programmet osv.



Hvilken rolle spiller frivillige på en konferanse?

Ved større møter kan det være nyttig å ha verter som kan veilede deltakerne, svare på spørsmål og representere arrangøren på en positiv måte.



Hvordan finne balansen mellom faglig innhold og underholdning?

Avhengig av møtetype og tidsbruk er det alltid positivt å ha noe som bryter informasjonsflyten. Dette påvirkes også av hvilket budskap du ønsker å formidle på møtet. Et rent opplæringsprogram trenger kanskje ikke et underholdningspunkt, men det er viktig på en kick-off eller et salgsarrangement. Hvilken følelse skal deltakeren sitte igjen med - full av ny kunnskap eller wow-følelse?



Er det mulig å booke konferansesentre for flerdagsarrangementer?

Du kan selvfølgelig bestille flere dager for et møte. Enten fortløpende eller ved ulike anledninger.



Finnes det møterom som egner seg for kreative verksteder?

Mange av lokalene våre kan innredes etter kundens ønsker.

Finn ut mer om de ulike lokalene våre ...her.



Hvordan fungerer betalingsprosessen for bestillinger?

Vi fakturerer vanligvis etter at arrangementet har funnet sted. Ved større arrangementer kan vi sende ut en forhåndsfaktura som minst dekker leie av lokalet.

Les mer om hvordan du kan bestille en konferanse hos oss ...her.



Bør man alltid ha en eller annen form for aktivitet?

Avhengig av målene og formålet med møtet kan en aktivitet forsterke budskapet, men for mange møter er dette ikke nødvendig.



Hva er den beste gaven å gi bort til foredragsholdere?

En vakker blomsterbukett blir alltid satt pris på, men hvis kurslederen kommer utenbys fra, kan et gavekort være mer passende. Hvis det er en utenlandsk foredragsholder, anbefales noe klassisk svensk, med Svenskt Tenn og Skultuna som ideelle forslag. Mange bedrifter donerer en gave til veldedighet i stedet for give-aways, og foredragsholderen får et gavekort i stedet. Det blir satt stor pris på!
Noen av de mest brukte organisasjonene er Røde Kors, Redd Barna, Barnekreftforeningen og UNICEF.



Hvilke markedsføringsstrategier er effektive for å tiltrekke seg deltakere?

Vær synlig på de plattformene der målgruppene dine befinner seg. Er det LinkedIn eller Instagram, eller kanskje direktereklame, din egen nettside eller en messe? Heller de "riktige" personene og færre enn mange, men ikke den målgruppen du er ute etter.



Hvordan bruke sosiale medier før, under og etter konferansen?

Det er viktig at du henvender deg til den målgruppen du sikter mot. Fremhev unike foredragsholdere eller store nyheter som skal presenteres. Publiser live under konferansen og oppsummer med mange bilder i etterkant.



Hvordan kan du markedsføre bedriften din på en konferanse?

Beachflagg og roll ups kan brukes både utenfor inngangspartiet og i tilknytning til konferanserom.



Kan du være vertskap for utstillere?

Vi har flere foajeer i tilknytning til konferanselokalene som egner seg for utstillere. Ta kontakt med oss på forhånd angående plassering og plass til disse.



Har du noen bilder som vi kan bruke til invitasjonen?

Vi har en bildebank på nettsiden vår, og du er velkommen til å bruke disse bildene i invitasjoner og programmer.
Du er velkommen til å se etter bilder her >> bildebank



Hvilke audiovisuelle tjenester er inkludert i konferansepakken?

Presentasjonsmaskin og skjerm er inkludert i alle våre lokaler. I de større lokalene er det også lydanlegg.



Tilbyr dere teknisk støtte og utstyr til konferanser?

Vi har teknikere på stedet som kan hjelpe til ved behov. Hvis du trenger ekstra teknologi, kan vi leie den.



Kan du organisere hybridmøter?

Vi har fjernstyrt utstyr for hybridmøter i alle konferanserommene våre.



Finnes det muligheter for opptak og strømming av møter?

I våre større lokaler har vi utstyr for både strømming og opptak.



Kan dere tilby teknisk utstyr for strømming og webcasting av arrangementer?

Ja.



Hva slags lyd- og videoutstyr er tilgjengelig i konferanserommene?

Datamaskin, skjerm og lydanlegg er alltid inkludert i våre lokaler.



Tilbyr dere teknisk støtte under arrangementer?

Vi har teknikere på stedet som kan hjelpe deg ved behov.



Finnes det fasiliteter for videokonferanser og webcasting?

Vi har både videokonferanse- og nettstrømmeteknologi.



Hvor avansert er hybridmøteutstyret ditt?

Vi har avansert utstyr i våre større lokaler, og målet er at opplevelsen på stedet og på avstand skal være lik.



Kan lyd- og lyssystemene tilpasses spesifikke behov?

I våre større lokaler kan vi skreddersy det arrangementet du ønsker med lyd og lys.



Er trådløst internett tilgjengelig på alle rom?

Ja.



Hvordan sikrer du en stabil og rask internettforbindelse?

Vi har høy båndbredde via fiber.



Kan dere tilby spesialutstyr for presentasjoner?

Skjermer på scenen for blant annet høyttalere, datamaskiner og klikkere.



Er teknologi for simultantolking tilgjengelig?

Nei, vi leier dem inn fra vår partner. Vi har også kontakt med ulike tolker med lang erfaring.



Hvordan håndterer du data- og informasjonssikkerhet?

Vi sletter filer daglig fra presentasjonsplattformene.



Kan dere tilby opplæring eller innføring i det tekniske utstyret deres?

Ja, teknikere er på stedet og går gjennom teknologien før møtet. For større arrangementer anbefaler vi en prøvekjøring før selve implementeringsdagen.



Finnes det muligheter for å registrere hendelser?

Ja, det går bra.



Kan dere tilpasse teknologien til utendørsarrangementer?

Nei, denne teknologien må leies inn separat.



Hvor miljøvennlig er det tekniske utstyret ditt?

Vi investerer i teknologi med lang levetid.



Finnes det backup-systemer for tekniske problemer?

Ja, det gjør vi. I auditoriet har vi for eksempel en projektor med et lerret som back-up. Vi bruker også parallelle datamaskiner til webcasts og opptak. Vi har også ekstra datamaskiner til utlån og en rekke adaptere og strømkabler.



Hvor mange mikrofoner finnes det i lokalet?

I våre store lokaler har vi installert mikrofonanlegg. Mellom 6-10 er tilgjengelige, men 4 er inkludert i romprisen.



Hvordan håndterer du allergier og matintoleranser i din catering?

Gi oss beskjed minst 10 dager før arrangementet, så ordner vi med alternativer for dem som trenger spesialkost.
Vi bruker Livsmedelsverkets 14 allergener, som er de vanligste spesialmatvarene.



Hvordan planlegge mat og drikke for konferansedeltakerne?

Husk heller å ta en kaffepause for mye enn for lite, slik at øktene i løpet av dagen ikke blir for lange. Hvis det bare er plass til en kort lunsj, anbefaler vi noe enklere enn den bordserverte lunsjen i festsalen vår. Hvis lunsjen skal brukes til mingling eller samarbeid, er det alltid bra å ha en minglelunsj, der vi kan tilby ulike alternativer.



Hvilke cateringalternativer er tilgjengelige for konferanser?

Vi kan tilby alt fra koselige frokoster til lunsjer, kakebufféer, middager og mingling.



Kan dere tilby spesialdietter i forbindelse med catering?

Hvis vi på forhånd blir informert om eventuelle spesielle diettbehov, kan vi selvfølgelig organisere alternativer til disse.



Tilbyr dere pakkeløsninger som inkluderer både lokale og catering?

Når du bestiller hos oss, ordner vi selvfølgelig både lokalet og maten du ønsker.



Hvordan skiller Restaurant Grodans konferansemeny seg fra den vanlige menyen?

Restaurant Grodan serverer de samme menyene til restaurantgjester som til våre konferansegjester. Restauranten har imidlertid alltid sine klassiske retter på menyen, som raggmunk, kalvelever, biff Rydberg og fiskegryte.



Hvilke mat- og drikkealternativer er tilgjengelige for større arrangementer?

Mat- og drikkealternativene er mange for alle typer arrangementer. Vi kommer gjerne med forslag.
På våre nettsider, under fanen Mat & Drikke, finner du alle de aktuelle sesongmenyene.



Hvor mange glass teller du på en flaske?

4-5 glass på en flaske vin og 7-8 glass på en flaske musserende vin / champagne.



Hva egner seg som forrett?

Til en drink før middagen er det ikke nødvendig med store mengder snacks. Våre små kanapeer er fine og serveres som kjegler. Ellers er snacks i form av chips, nøtter, oliven og lignende også velegnet.



Hva er alternativene til en sittende konferanselunsj?

Vi tilbyr mingletallerkener, take and stay-bokser og velsmakende smørbrød som et alternativ til en sittende lunsj.



Kan jeg forhåndsvise og velge bestemte rom før jeg bestiller?

På våre nettsider har vi gode beskrivelser og bilder av lokalene våre. Ønsker du et spesifikt rom, kan du selvfølgelig bestille nettopp dette. I vår bildebank finnes det bilder av alle rom i ulike møbleringer. Les mer om lokalene våre ...her.



Er det mulig å tilpasse konferanserommene til spesifikke behov?

Flere av lokalene våre kan møbleres, og vi forsøker naturligvis å tilpasse dem til kundens ønsker.



Hvor lang tid i forveien må jeg bestille for å sikre meg et rom?

Enkelte perioder er spesielt attraktive, og rommene blir booket opp lang tid i forveien, så det kommer an på når du ønsker å komme.



Hvilke typer møterom tilbyr IVA Konferansesenter?

Vi har noen rom med faste møbler og noen som kan møbleres etter kundens ønsker. Det største rommet, Wallenbergsalen, har 150 faste sitteplasser, og det minste har et møteromsbord for 6 personer. I tillegg til disse er det 6 rom av ulik størrelse.



Hvor mange personer er det plass til i konferanserommene?

Vårt største rom har 150 faste sitteplasser, men vi kan utvide med 10-15 ekstra stoler der. Det minste rommet har et styrebord for 6 personer, og i tillegg til disse har vi 6 konferanserom av ulik størrelse.



Hvordan kan jeg bestille et konferanserom?

Kontakt oss via e-post eller telefon for å bestille et konferanserom.



Finnes det et egnet rom for ledergrupper og styrer?

Vi har flere lokaler som egner seg godt for ledergrupper og styrer. Disse inkluderer Gabrielsson Larson-suiten, Det edle rom, Ericsson Room og Crafoord-rommet.



Finnes det noe rom som er avlyttingssikkert?

Vi har dessverre ikke et fullstendig avlyttingssikkert rom. Styreromsuiten vår er imidlertid Gabrielsson Larson ligger separat, da det også er en egen foajé og dermed 2 dører som lukkes fra korridoren utenfor.



Kan rommene bookes til private arrangementer som bryllup eller fester?

Vår vakre festsal er ideell for alle typer feiringer. Fødselsdager, familiesammenkomster, dåp, bryllup og andre merkedager. Vi kan tilby en stor festsal og flere mindre salonger som til sammen skaper en stor, vakker festsal.



Tilbyr dere noen spesielle pakker for bedriftsarrangementer?

Hvert arrangement er unikt, så vi gir tilbud på alle forespørsler separat for å skape den beste opplevelsen for hver enkelt anledning.



Kan du få hjelp med planlegging og koordinering av arrangementer?

Det tar tid å planlegge et stort arrangement. Vi har koordinatorer og stewarder på plass. Vi har også noen sjekklister som kan være til hjelp.



Hva slags arrangementer kan jeg arrangere på IVAs konferansesenter?

Vi har gjort alt fra produktlanseringer og firmajubileer til moteshow, fotoshoots og filminnspillinger.
Ta gjerne en titt på nettsiden vår under fanen Event & banketter, der vi presenterer ulike arrangementer, både private og for bedrifter.



Tilbyr dere hjelp med planlegging og gjennomføring av arrangementer?

Det tar tid å planlegge et stort arrangement. Vi har koordinatorer som hjelper til med planleggingen, og avhengig av omfanget anbefaler vi en ekstern eventkoordinator. Vi har et erfarent team på stedet som sørger for at alt går som smurt.



Finnes det spesialutstyr for store arrangementer?

Det kommer litt an på hva du er ute etter, men vi har gode muligheter og erfaring med store arrangementer.



Kan IVAs konferansesenter håndtere tematiske arrangementer?

Vi har arrangert mange typer temaarrangementer, for eksempel for ulike land med passende menyer, nasjonale farger, musikk og blomster.
Bedriftsarrangementer for jubileer, større produktlanseringer og tematiske kreative workshops.



Hvordan kan jeg tilpasse lokalet til mitt spesifikke arrangement?

Flagg, roll ups og andre varer kan brukes til å dekorere rommet. Vi tilpasser møblene i rommet etter dine ønsker, så langt det er mulig.



Kan hele konferansesenteret bookes for eksklusive arrangementer?

Du kan selvfølgelig bestille hele anlegget til arrangementet ditt.



Finnes det muligheter for utendørsarrangementer eller aktiviteter?

Vi har en vakker hage på gårdsplassen hvor man kan ha enkle aktiviteter. Ellers er det mange spennende utfordringer å gjøre i byen, med hjelp av et aktivitetsselskap.



Hvordan håndterer dere sikkerhetsaspektene under store arrangementer?

Sikkerhetsvakter kan leies inn ved spesielle anledninger.



Er det mulig å arrangere liveunderholdning eller forestillinger?

Vi har hatt stand-up, liveband, operasangere, barnekor og mye annet moro.



Hvor stort publikum kan du håndtere til et arrangement?

Vårt største konferanserom har 150 faste sitteplasser, men sitteplassen kan utvides med 10-15 løse stoler. I bankettsalen vår kan 180 personer sitte til middag. For mingling kan vi ta enda flere personer.



Kan du hjelpe til med markedsføring og PR for arrangementet?

Nei, det overlater vi til kunden.



Finnes det VIP-områder eller eksklusive rom for spesielle gjester?

Vi har ikke VIP-områder, men tilbyr gjerne et lite konferanserom for spesielle gjester.



Hvordan tilpasser dere tjenesten deres til internasjonale arrangementer?

På IVA Conference har vi jevnlig internasjonale gjester og arrangementer. Både ansatte og service er derfor vant til dette. Alle ansatte snakker engelsk, så skilting og kommunikasjon foregår på engelsk.



Er lokalene tilrettelagt for universell utforming?

Siden bygningen er fra slutten av 1800-tallet, er den ikke 100% tilrettelagt for universell utforming, for eksempel er det terskler inn til enkelte rom. Det finnes heis, handikaptoaletter og rampe til inngangstrappen.



Hvordan ivareta spesielle behov og tilgjengelighet for deltakerne?

Hvis vi blir informert på forhånd, kan vi forberede oss på best mulig måte for deltakere med spesielle behov.



Er IVAs konferansesenter tilgjengelig for rullestolbrukere?

Det er rampe til inngangstrappen, heis og toaletter for funksjonshemmede.



Finnes det teleslynger i konferanserommene?

Auditoriet vårt, Wallenbergsalen, har teleslynge.



Hvordan er tilgjengeligheten til toalettene for personer med nedsatt funksjonsevne?

To toaletter for funksjonshemmede er plassert på forskjellige nivåer.



Finnes det parkeringsplasser for personer med nedsatt funksjonsevne?

Nærmeste parkeringsplass for funksjonshemmede ligger i Humegårdsgatan, noen minutters gange fra IVAs konferansesenter.



Kan du gi informasjon på lettlest svensk?

Det meste av informasjonen vår er tilgjengelig på lettlest svensk. Hvis du har spesifikke ønsker, produserer vi selvfølgelig materiell.



Tilbyr dere tegnspråktolking til arrangementer og konferanser?

Nei, men ta kontakt med et byrå for dette om nødvendig.



Finnes det heiser til alle etasjer og arrangementslokaler?

Heis er tilgjengelig til alle tre etasjene.



Kan dere tilby hjelpemidler for personer med synshemming?

Vi har dessverre ingen hjelpemidler for personer med nedsatt syn.



Er det mulig å tilpasse lys- og lydnivåene i rommene?

Alle rommene har tilpassbar belysning. Lyden kan også enkelt justeres inne i hvert rom.



Kan du få informasjon om tilgjengelighet før et arrangement?

Ta kontakt med oss hvis du trenger informasjon om tilgjengelighet eller har spørsmål om dette.



Finnes det hvilerom eller stillerom for gjester som trenger det?

Ved behov kan vi som regel ordne med et stillerom, men dette er ikke standard.



Hvordan håndterer du akutte medisinske behov eller situasjoner?

Alle ansatte får regelmessig opplæring i førstehjelp og HLR, og vi øver med jevne mellomrom. Førstehjelpstavler er plassert på utvalgte steder. Evakueringsplaner er tilgjengelige i alle etasjer i bygningen.



Tilbyr dere assistanse for personer som har vanskeligheter med å navigere i bygningen?

Personalet er alltid tilgjengelig hvis noen trenger hjelp til å finne frem på nettstedet vårt.



Hvilke sikkerhetstiltak bør iverksettes under en konferanse?

Alle grupper får utdelt en nøkkel til konferanserommet for å låse seg inn i løpet av dagen. Yttertøy og større vesker legges igjen i garderoben. Ved behov kan vi leie inn vakthold gjennom vaktselskaper, for eksempel ved årsmøter. Større arrangementer har ofte registrering av deltakerne ved ankomst. Høyrisikodeltakere har alltid med seg egen personbeskyttelse.



Hvilke sikkerhetsprotokoller har dere for arrangementer?

Dette avhenger helt av størrelsen på konferansen og deltakerne. Vi tilpasser oss også ofte protokollene til utenlandske delegasjoner.



Er sikkerhetspersonell tilgjengelig under konferanser?

Vi leier inn sikkerhetstjenester fra selskaper som jobber med dette.



Hvordan håndterer du brannsikkerhet og evakuering?

Vi har faste rutiner for brann og evakuering. Alle ansatte får jevnlig opplæring i å håndtere dette.

Evakueringsplaner er hengt opp i henhold til myndighetenes krav, og det samme gjelder brannslukningsapparater. En evakueringsalarm utløses hvis det er nødvendig å forlate bygningen, og personalet er synlige i gule vester.



Hvilke tiltak er iverksatt for å beskytte konfidensiell informasjon?

Vi opererer i henhold til GDPR når det gjelder personopplysninger. Materiale og presentasjoner som sendes til oss på e-post, slettes umiddelbart etter at de er ferdigstilt. Opptak fra webcasts slettes etter at kunden har mottatt materialet.



Har dere kameraovervåkning i konferanserommene?

Nei, bare ved utgangene.



Hvordan sørger du for gjestenes personlige sikkerhet?

Vi har alltid en bemannet resepsjon ved inngangen og holder øye med alle gjester som kommer inn og går ut.



Finnes det førstehjelpsutstyr og opplært personale?

Vi har både førstehjelpsutstyr og hjertestartere i resepsjonen. Alle ansatte får regelmessig opplæring i hvordan de skal brukes.
På utvalgte steder er det også tavler med førstehjelpsutstyr.



Hvordan håndteres nødsituasjoner på IVAs konferansesenter?

Alle ansatte har årlig opplæring i ABC-førstehjelp, HLR og hjertestarteropplæring. I tillegg har vi opplæring i krisehåndtering og brann. Dette øver vi på kontinuerlig. IVA har også en velfungerende krisegruppe.



Er det sikkerhetskontroller ved inngangen?

Ingen kontroll, men bemannet resepsjon som kontrollerer alle gjester som kommer inn på eiendommen.



Kan dere tilpasse sikkerhetsopplegget for spesielle arrangementer?

Vi leier inn sikkerhetsvakter fra sikkerhetsselskaper ved behov. Også personale som håndterer garderoben med garderobemerker.



Hvordan beskyttes IT-systemer og nettverk mot cybertrusler?

IVA har en egen IT-tekniker og har også en ingeniør som jobber spesielt med cybersikkerhet. Våre brannmurer er ekstremt høye. Vi kan ordne med en egen IP-adresse og et eget nettverk hvis det er nødvendig.



Finnes det sikker oppbevaring av verdisaker?

Vi har en rekke garderobeskap i resepsjonsområdet.



Har dere rutiner for håndtering av uventede hendelser?

Våre årlige opplæringsprogrammer hjelper oss med dette. At vi befinner oss i sentrum av byen, gjør at vi er tilgjengelige for uforutsette hendelser, og vi har gode rutiner på plass.

Vi har også vaktselskaper som patruljerer området og kan være raskt på plass.



Finnes det sikkerhetstiltak for parkeringsplassen?

Vi har ikke egen parkeringsplass og henviser til nærliggende garasjer.



Hvordan får de ansatte opplæring i sikkerhetsspørsmål?

Vi har løpende opplæring i krise, evakuering, brann og sikkerhet for konferanser og møter gjennom Safe Hotels.



Hvordan forholder IVAs konferansesenter seg til offentlig transport?

Östermalmstorg t-banestasjon ligger bare 200 meter fra IVA Konferansesenter, og flere busser stopper noen få minutters gange fra oss.



Finnes det parkeringsmuligheter i nærheten av konferansesenteret?

Det finnes flere parkeringsplasser i nærområdet.



Har du noen anbefalinger for transport til og fra konferansesenteret?

Ettersom det kan være vanskelig å finne gratis parkeringsplasser i nærområdet på dagtid, finnes det flere parkeringshus i nærheten. Vi anbefaler hovedsakelig offentlig transport i form av t-bane eller buss. Nærmeste bussholdeplass ligger bare 200 meter fra inngangen.



Finnes det hoteller eller overnattingssteder i nærheten for deltakere som overnatter?

Det finnes flere svært gode hoteller i nabolaget. Både større kjedehoteller og mindre boutiquehoteller.



Hva er åpningstidene til IVA Konferansesenter?

Vi har åpent fra 07:30 til 17:00, men vi kan selvfølgelig tilpasse åpningstidene etter gjestenes ønsker.
Vi tar også imot konferanser og selskaper i helgene.



Hvordan håndtere deltakerregistrering og billettsalg?

Vi kjøper denne tjenesten fra partnere.



Hva er koordinatene til IVA Konferansesenter?

59.335. 18.076



Kan jeg ta med egen mat og drikke til lokalet?

Nei, vi har cateringbevilling, så all mat og drikke bestilles gjennom oss og restauranten Grodan, som vi samarbeider med.



Har du bryllupsfester i lokalet ditt?

Vi har arrangert både små og store bryllup opp gjennom årene og har god erfaring.
Se sjekklisten vår her for planlegging. https://ivakonferens.se/wp-content/uploads/2019/02/Checklistabrolloppdf-1-1.pdf



Hvilke kirker finnes i nærheten av deg?
Er det musikkanlegg i lokalet?

Det er et lydanlegg for tale og bakgrunnsmusikk inkludert i leie av lokalet. For opptredener og DJ/dans må det leies et annet anlegg.



Kan du ordne menykort og bordkort til bryllup og fester?

Vår erfaring er at disse feiringene som regel har et bestemt tema, og vi trenger derfor å motta menykort og bordkort fra vertsparet, sammen med en bordplan som også inkluderer eventuelle spesielle diettbehov.



Hva kan du gjøre med blomster og dekorasjoner?

Vi kan være behjelpelige med å bestille blomster til bordene, men du er velkommen til å ta med dine egne.
Selv dekorasjonene er som regel personlige og kan leveres inn til oss på forhånd eller settes ut før festlighetene begynner.



Kan du ha åpen bar eller kontantbar?

Uansett er det greit - noen ganger er det vertsparet som bestemmer hva som er tilgjengelig og hva som er inkludert. Mange fester har imidlertid også en bar der gjestene kjøper sin egen drikke i løpet av kvelden.



Er det mulig å bestille en Photo Booth gjennom dere?

Fotobokser er en perfekt aktivitet for arrangementer og bryllup.
Vi refererer til leverandører som Myselfie.se eller Eventomatic.se. Det finnes flere på nettet.



Kan jeg ta med min egen bryllupskake, eller bestilles den gjennom dere?

Når du tar med egen kake, tar vi et gebyr for servering.



Hvor lenge kan du være på fest?

Våre vanlige kveldstider er senest kl. 01.00 med siste dans/bestilling kl. 00.30.
Mot en ekstra avgift kan vi utsette tidspunktet til kl. 02.00.



Kan du organisere en vekker?

Dette er helt greit. Pølser med brød er som regel populært i de sene timer. Også salte paier, baguetter og Jansons Frestelse.



Har dere en bryllupskoordinator?

Nei, for avhengig av størrelsen på festen kan det bli veldig omfattende. Vi er ansvarlige for lokalet og maten og selvfølgelig spørsmål om det. Du er velkommen til å søke på bryllupskoordinator Stockholm på google for å bestille et besøk hos den aktuelle bryllupskoordinatoren.



Kan jeg ha et videomøte eller en videokonferanse med deg?

Absolutt. IVA Konferansesenter har både avansert videokonferanseutstyr installert i våre større møterom og enklere løsninger i våre mindre møterom. Du kan enkelt koble deg opp med lyd og bilde fra ulike enheter. Perfekt hvis du ikke kan være til stede, men likevel ønsker å delta.
Enten du booker møterom, konferanserom eller auditorium hos IVA Konferansesenter, er lokalene utstyrt med moderne og brukervennlig teknologi for videomøter eller videokonferanser. Vi er et konferansesenter som har satset stort på teknisk krevende møter.

Her kan du lese mer om videokonferanser og videomøter på IVA Konferansesenter



Er det mulig å ta opp eller filme møtet eller konferansen?

Ja, det er mulig å ta opp eller filme møtet/konferansen på IVA Konferansesenter, da vi har eget utstyr og teknikere for dette. Auditoriet vårt har avansert teknologi, blant annet et lite studio for filmproduksjon. Men vi har også en mobil løsning som fungerer i vårt nest største rom og i festsalen, for eksempel til frokostmøter. På IVA Konferansesenter er våre konferanserom og møterom utstyrt med brukervennlig teknologi som hjelper deg med å få mest mulig ut av konferanseoppholdet.

Les mer om lyd- og videoopptak på IVAs konferansesenter



Kan du få hjelp med teknologi under møtet eller konferansen?

Teknologi er en utfordring, og til tross for testing og gjennomgang kan noe likevel stikke kjepper i hjulene. Vi tør imidlertid love at vi har svært gode ressurser til å løse eventuelle problemer som måtte oppstå. Med egne teknikere og en løpende gjennomgang av alle konferanserom, møterom og auditorier osv. er vi godt rustet.
Vi gjør alltid vårt ytterste for at bestillere og foredragsholdere skal føle seg trygge under arrangementet. På IVA Konferansesenter er vi teknisk rustet til å møte de ulike behovene som oppstår i forbindelse med et møte eller en konferanse.

Les mer om konferanseteknologien på IVA Konferansesenter



Kan du hjelpe til med mat og drikke til minglingen under møtet eller konferansen?

Vi samarbeider med Restaurant Grodan når det gjelder alt som serveres på IVA Konferansesenter. Det er et førsteklasses kjøkken og en stor meny med både klassikere og nye spennende innslag. Restaurant Grodan tilbyr også buffeter og mingletallerkener som passer til anledning og budsjett. Maten er en viktig del av konferansen/møtet, og med Restaurant Grodan garanterer vi virkelig god mat som gir en fantastisk totalopplevelse av oppholdet på IVA Konferansesenter.

Her kan du lese mer om Restaurant Grodan og også se deres ulike menyer



Er det mulig å være ute i hagen under møtet eller konferansen?

Det er vanskelig å tro at det bak bypulsen på Stureplan, midt i Stockholm sentrum, finnes en så herlig grønn oase. Hagen vår brukes flittig av konferansegjester til kaffepauser, men er også et perfekt sted for velkomstdrinken før middagen når du har leid konferanserom, auditorium eller bankettsal hos oss på IVA Konferenscenter.

Her kan du se et bilde av hagen på IVA Konferansesenter



Hvor mange deltakere er det plass til i det største møterommet?

Vårt største konferanserom på IVA Konferenscenter på Östermalm i Stockholm er auditoriet Wallenbergsalen, med plass til 150 deltakere i komfortable lenestoler. Det er også mulig å sette inn et antall ekstra stoler ved behov. Wallenbergsalen er et toppmoderne auditorium for arrangementer og konferanser, innredet i en moderne nordisk stil.

Les mer om Wallenberg Hall her.



Har du et rom som egner seg for frokostmøter?

Bankettsalen vår er ideell for frokostmøter. Her sitter dere ved runde bord med 8 personer ved hvert. Lokalet har et lydanlegg med fire trådløse enheter. Det finnes også et stort filmlerret og en projektor med bakprojeksjon. Festsalen på IVA Konferenscenter på Östermalm i Stockholm ligger i vakre lokaler fra århundreskiftet, som er nennsomt renovert i nyklassisistisk stil.

Les mer om IVA-konferansens bankettsal og selskapslokaler her.



Tilbyr dere spesialdietter når vi bestiller mat til møtet eller konferansen?

Kostavvik blir stadig vanligere, og storkjøkkenet vårt er godt rustet til å håndtere dem.
Det er imidlertid viktig å informere oss i god tid før møtet for å sikre en smidig service. Allergier, vegansk og vegetarisk kost er en selvfølge, men ikke ulike typer dietter. IVA Konferansesenter samarbeider med Restaurant Grodan, som tilbereder førsteklasses konferanselunsjer.

Les mer og sjekk ut menyen på Restaurant Grodan



Hva innebærer det å booke festsalen din?

Bankettsalen på IVA Konferansesenter brukes både til konferanser og til private middager og fester. Ved alle anledninger bestilles all mat og drikke gjennom oss, som benytter restaurant Grodan. Det er plass til 110 gjester, og med salonger (4) totalt 176 gjester. I bankettsalen kan du nyte det vakre århundreskiftesalen, som er nøye innredet i nyklassisistisk stil.

Les mer om bankettsalen på IVA Konferansesenter her



Hvilke møbler passer best til møterommet?

Hvilke møbler vi foreslår, avhenger av formålet med møtet. Når det gjelder utdanning og læring, er skolebenker eller U-bord å foretrekke. For et styremøte er et konferansebord det beste. For mer kreative møter kan det være aktuelt med øysitteplasser der man bytter plass fra midt på dagen til ettermiddagen. Noen få ståbord bakerst i lokalet er som regel kjærkomment hvis dere trenger variasjon. På IVA Konferansesenter tilpasser vi møblene i møterommet eller konferanserommet etter møtets behov.

Ta en titt på våre ulike konferanserom her.