Reuniones durante la pandemia del coronavirus (COVID-19)

A continuación, hemos elaborado una lista de verificación sobre cómo trabajamos y gestionamos las reuniones durante la actual pandemia de coronavirus. Como base, seguimos las directrices de la Agencia de Salud Pública de Suecia (FHM) y nos mantenemos al día continuamente, ya que estas cambian en función de cómo evolucione la situación.

Instalaciones y mobiliario

Organizamos el espacio de forma segura frente al ”coronavirus”, lo que implica dejar más distancia entre cada participante. Consultamos con la persona que ha reservado cuáles son las normas específicas para ese grupo en concreto. Si los participantes son de la misma oficina, según las recomendaciones pueden sentarse más cerca, pero si se trata de personas que no suelen relacionarse entre sí, la distancia debe ser de 1 metro.

Tecnología para la reunión

Todas las instalaciones cuentan con tecnología fija que permite celebrar reuniones a distancia, como videoconferencias y teleconferencias, en las que los participantes se conectan a través de un enlace según sus preferencias. Si la empresa dispone de su propia plataforma, también es posible, pero nuestros técnicos deben asegurarse de que sea compatible con nuestra solución tecnológica fija. Podemos conectar más salas a la sala principal si el grupo desea distribuirse por el recinto.

Merienda de la mañana y de la tarde

Las meriendas se sirven por separado para cada grupo, con la posibilidad de acceder a ellas desde varios puntos, dependiendo del número de invitados. Los bocadillos y los bollos se pueden empaquetar si se desea, o bien servirse en una cesta con palillos para picar. Se recomienda servir fruta con cáscara o ensalada de fruta en vasitos individuales.

Almuerzos y cenas

Nuestro salón de banquetes es amplio, al igual que los cuatro salones contiguos, lo que nos permite separar completamente a los grupos. Las mesas para ocho personas se pueden preparar para cuatro. Se puede acceder al local desde dos lados, lo que facilita la logística. Nos aseguramos de que se respeten los horarios para que ningún grupo tenga que cruzarse con otros durante las comidas. No ofrecemos bufés, sino servicio de plato. Es posible solicitar que el plato venga envuelto en plástico o que el almuerzo se sirva en una caja o un cuenco.

Limpieza

Realizamos limpiezas adicionales durante el día y en los descansos en las zonas comunes, los aseos y las manillas.

En cada sala de conferencias hay servilletas con desinfectante de manos a disposición de los asistentes, así como la posibilidad de que estos desinfecten su puesto de trabajo. A lo largo de toda la conferencia hay desinfectante de manos y carteles con las recomendaciones de la FHM.

¡Juntos contribuimos a que el encuentro sea un lugar seguro y protegido!

Conferencia segura (pdf)