Una práctica lista de comprobación con los aspectos técnicos que no debes olvidar antes de tu conferencia

Organizar una conferencia implica tener en cuenta muchos detalles. La tecnología es un aspecto importante que puede contribuir a que la experiencia resulte fluida y profesional, tanto para los ponentes como para los participantes.

Aquí tienes una práctica lista de comprobación para asegurarte de que todo lo necesario para tu reunión esté a punto.

Sonido e imagen

• Micrófonos: ¿Dispones de micrófonos inalámbricos o fijos? ¿Necesitas micrófonos para todos los ponentes o solo para las mesas redondas?
• Altavoces: Asegúrate de que el sonido llegue a todos los participantes de la sala. Comprueba el volumen con antelación.
• Proyector y pantalla: Comprueba que el proyector tenga el nivel de luminosidad y la resolución adecuados para la sala. Asegúrate de que la pantalla tenga el tamaño y la ubicación adecuados.
• Cables y adaptadores: Dispón de un juego de cables y adaptadores para conectar todos los equipos.
• Mezclador de sonido: Se utiliza si tienes varias fuentes de sonido, como micrófonos y música.

Presentaciones

• Software de presentación: Asegúrate de que tienes la última versión del software y de que todos los ponentes la tienen instalada.
• Formato: Comprueba que las presentaciones tengan el formato adecuado y que las fuentes y las imágenes se vean con claridad.
• Prueba de conducción: Prueba las presentaciones con antelación en la sala para asegurarte de que todo funciona correctamente.

Interactividad

• Micrófonos para el público: Si quieres que el público pueda hacer preguntas, asegúrate de que haya micrófonos disponibles. Sería conveniente que hubiera una persona encargada de ello.
• Sistema de votación: Se utiliza para votaciones o preguntas del público. Es muy habitual en las juntas generales de accionistas.
• Aplicaciones: Se utiliza para la interactividad en tiempo real, por ejemplo, preguntas y respuestas o cuestionarios.

Transmisión en directo y grabación

• Streaming: Si quieres retransmitir la conferencia en directo por Internet, asegúrate de que dispones de los requisitos técnicos adecuados y de una conexión a Internet estable.
• Grabación: Si quieres grabar la conferencia para poder verla más tarde, asegúrate de que dispones de la tecnología adecuada.

Otros

• Cables de alimentación: Asegúrate de que dispones de suficientes cables de alimentación para todos los equipos.
• Técnicos: Contrata a un técnico que pueda ayudarte con la instalación y la asistencia técnica durante la conferencia.
• Prueba de conducción: Prueba todo el equipo con antelación para evitar problemas durante la conferencia.

Consejos técnicos de cara a la conferencia

• Empieza a planificar tu equipo con suficiente antelación.
• Elabora un presupuesto para la tecnología.
• Contrata a un proveedor de tecnología para conferencias que pueda ofrecerte asistencia y servicio técnico. Esto es lo que obtendrás si decides celebrar tu conferencia con nosotros en el Centro de Conferencias IVA.
• Prueba todo el equipo con antelación, a ser posible en el mismo lugar donde se celebrará la conferencia.
• Ten un plan B por si algo saliera mal.

Lo más importante que hay que recordar es que la tecnología es una herramienta para transmitir tu mensaje. Asegúrate de que no se convierta en una distracción.