En praktisk checklista över tekniken du inte får glömma inför din konferens

Att arrangera en konferens innebär många detaljer att tänka på. Tekniken är en viktig del som kan skapa en smidig och professionell upplevelse för både talare och deltagare.

Här är en praktisk checklista för att säkerställa att det som behövs för ditt möte finns på plats.

Ljud och bild

• Mikrofoner: Har du trådlösa eller fasta mikrofoner? Behöver du mikrofoner till alla talare eller enbart till paneldiskussioner?
• Högtalare: Se till att ljudet når alla deltagare i lokalen. Testa ljudnivån i förväg.
• Projektor och duk: Kontrollera att projektorn har rätt ljusstyrka och upplösning för lokalen. Se till att duken har rätt storlek och placering.
• Kablar och adaptrar: Ha en uppsättning av kablar och adaptrar för att ansluta all utrustning.
• Ljudmixer: Används om du har flera ljudkällor, t.ex. mikrofoner och musik.

Presentationer

• Presentationsprogramvara: Se till att du har den senaste versionen av programvaran och att alla talare har den installerad.
• Format: Kontrollera att presentationerna är i rätt format och att typsnitt och bilder är tydliga.
• Testkörning: Testa presentationerna i förväg i lokalen för att säkerställa att allt fungerar som det ska.

Interaktivitet

• Mikrofoner för publiken: Om du vill ha möjlighet till frågor från publiken, se till att du har mikrofoner tillgängliga. Gärna en ansvarig för detta.
• Röstsystem: Används för omröstningar eller frågor från publiken. Mycket vanligt vid bolagsstämmor.
• Appar: Används för interaktivitet i realtid, t.ex. frågor och svar eller quiz.

Streaming och inspelning

• Streaming: Om du vill sända konferensen live online, säkerställ att det finns rätt tekniska förutsättningar och en fast internetuppkoppling.
• Inspelning: Om du vill spela in konferensen för att kunna se den i efterhand, säkerställ att det finns rätt teknik.

Övrigt

• Strömkablar: Se till att du har tillräckligt med strömkablar till all utrustning.
• Tekniker: Anlita en tekniker som kan bistå med installation och support under konferensen.
• Testkörning: Testa all teknik i förväg för att undvika problem under konferensen.

Tekniska tips inför konferensen

• Börja planera din teknik i god tid.
• Gör en budget för tekniken.
• Anlita en leverantör av konferensteknik som kan erbjuda support och service. Detta får du när du väljer att hålla din konferens hos oss på IVA Konferenscenter.
• Testa all teknik i förväg, gärna i samma lokal som konferensen ska hållas.
• Ha en reservplan om något skulle gå fel.

Det absolut viktigaste att komma ihåg är att tekniken är ett verktyg för att förmedla ditt budskap. Se till att den inte blir en distraktion.