Prévoir un bureau d'inscription avec des badges indiquant les noms et les entreprises. Profitez des pauses pour vous mêler aux autres et discuter. Il existe des applications de gestion des participants qui vous permettent d'échanger des adresses et de créer des réseaux.

Veillez à indiquer l'horaire de la journée, les pauses et la fin prévue. Il est important que l'ordre du jour indique clairement les points d'information et les points de décision. Il doit y avoir une limite de temps et un responsable de la réunion qui peut vérifier que l'ordre du jour et les horaires sont respectés.

Le contenu d'une conférence détermine la durée de la réunion. Il est préférable d'avoir peu de points à l'ordre du jour qui peuvent être traités à temps plutôt que d'ajouter trop de choses qui doivent être reportées à la prochaine réunion. Respectez l'heure de chaque point et passez à autre chose. Réservez une nouvelle réunion pour ce qui a pris trop de temps.

Souvent, les entreprises exposantes contribuent financièrement à la conférence et la rendent possible. Dans d'autres cas, un fournisseur peut sponsoriser la location du lieu ou la nourriture, par exemple.

Lors des grandes réunions, il est courant que les entreprises exposantes aient la possibilité de présenter leurs produits. Il s'agit généralement de fournisseurs qui ont un lien avec la conférence réservée et qui la complètent.

Envoyez une évaluation directement ou le lendemain aux participants avec des questions bien choisies. De préférence, utilisez une échelle de 1 à 10 pour pouvoir mesurer l'ensemble. Demandez un retour d'information sur les éléments les plus importants que le participant a retenus.

L'envoi d'une évaluation par la suite est une condition préalable à l'obtention d'un retour d'information. Il est également utile d'utiliser un outil de conférence pendant la réunion, qui permet de voter et de poser des questions afin d'accroître le dialogue.

Utilisez un outil numérique tel que trippus, menti ou une tablette où vous pouvez poser des questions, voter et évaluer la réunion pendant et après. Ces outils suscitent l'engagement et rendent la réunion plus créative.

Gardez toujours votre présentation sur une clé USB en cas de dysfonctionnement de votre ordinateur. Prévoyez des adaptateurs et des chargeurs pour votre ordinateur. En cas d'empêchement d'un orateur, pensez à pouvoir réorganiser rapidement le programme, etc.

Pour les réunions plus importantes, il peut être utile d'avoir des hôtes qui peuvent guider les participants, répondre aux questions et représenter l'organisateur de manière positive.

La préparation et la planification sont essentielles. Réfléchissez à la finalité et aux objectifs des participants. Réservez à l'avance les conférenciers et le lieu le plus approprié pour la réunion.

Selon le type de réunion et le temps imparti, il est toujours positif d'avoir un élément qui interrompt le flux d'informations. Cela dépend également du message que vous souhaitez faire passer lors de la réunion. Un programme de formation pur n'a peut-être pas besoin d'un point de divertissement, mais c'est important lors d'un événement de lancement ou de vente. Avec quel sentiment le participant doit-il quitter la journée - plein de nouvelles connaissances ou l'impression d'avoir fait le tour de la question ?

L'objectif de la réunion dépend de ce qui doit être communiqué. Il peut s'agir d'une réunion d'information, d'une réunion de prise de décision, d'un atelier créatif ou d'une session de formation.

Bien entendu, vous pouvez réserver plusieurs jours pour une réunion. Soit consécutivement, soit à des occasions différentes.

Il convient de réfléchir à la durée et à l'horaire de la réunion. Une réunion plus courte peut être mieux adaptée à la proximité des liaisons de transport, tandis qu'une conférence de nuit peut être mieux adaptée à l'extérieur du centre ville pour garder le groupe ensemble.

Un grand nombre de nos locaux peuvent être aménagés en fonction des besoins du client.

En savoir plus sur nos différents locaux ici.

En général, les vacances d'été, d'automne et les jours entourant les grandes fêtes ne sont pas préférables pour les réunions, car de nombreux participants risquent d'être en congé. Si les participants parcourent de longues distances, il convient d'en tenir compte lors de la planification d'un début ou d'une fin de réunion précoce ou tardive.

Nous facturons généralement après la tenue de l'événement. Pour les événements plus importants, une facture anticipée peut être émise, couvrant au moins la location de la salle.

En savoir plus sur la façon de réserver une conférence avec nous ici.

Le budget doit être adapté à l'objectif et au but de la conférence. Certaines réunions peuvent avoir un budget réduit, mais d'autres doivent être plus élaborées pour transmettre le bon message aux participants.

En fonction des objectifs et du but de la réunion, une activité peut renforcer le message, mais pour de nombreuses réunions, cela n'est pas nécessaire.

Il existe de nombreuses agences de conférenciers, par exemple talarforum.se ou talarformedlingen.se. Mais de nombreux conférenciers peuvent également être réservés directement et trouvés en ligne. Soyez clair sur le sujet et sur le sentiment qui doit rester dans votre esprit après la conférence.

Un beau bouquet de fleurs est toujours apprécié, mais si l'animateur du cours vient d'ailleurs, une carte-cadeau peut être plus appropriée. S'il s'agit d'un conférencier étranger, il est recommandé d'offrir un objet suédois classique, comme Svenskt Tenn ou Skultuna. De nombreuses entreprises font don d'un cadeau à une association caritative au lieu d'offrir des cadeaux, et le conférencier reçoit un bon d'achat à la place. C'est très apprécié !
Parmi les organisations couramment utilisées, on peut citer la Croix-Rouge, Save the Children, le Childhood Cancer Fund et l'UNICEF.

Oui, il est possible d'enregistrer ou de filmer la réunion/conférence au Centre de conférence IVA, car nous disposons de notre propre équipement et de nos propres techniciens. Notre auditorium dispose d'une technologie avancée, comme un petit studio pour la production de films. Mais nous disposons également d'une solution mobile qui fonctionne dans notre deuxième plus grande salle et dans la salle de banquet pour les petits-déjeuners, par exemple. Au Centre de conférence IVA, nos salles de conférence et de réunion sont équipées d'une technologie conviviale pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre séjour.

En savoir plus sur l'enregistrement audio et vidéo au Centre de conférence de l'IVA

La technologie est un défi, et malgré les tests et les révisions, il peut toujours y avoir un problème. Cependant, nous osons promettre que nous disposons d'excellentes ressources pour résoudre tous les problèmes qui pourraient survenir. Avec nos propres techniciens et un examen permanent de toutes les salles de conférence, salles de réunion, auditoriums, etc.
Nous faisons toujours tout notre possible pour que les organisateurs et les orateurs se sentent en confiance pendant l'événement. Au Centre de conférence IVA, nous sommes techniquement préparés à répondre aux diverses exigences qui se présentent lors d'une réunion ou d'une conférence.

En savoir plus sur la technologie de la conférence au Centre de conférence IVA

Nous collaborons avec le restaurant Grodan pour tout ce qui est servi au Centre de conférence IVA. Il s'agit d'une cuisine de première classe et d'un vaste menu comprenant à la fois des classiques et de nouveaux éléments passionnants. Le restaurant Grodan propose également des buffets et des assiettes conviviales en fonction de l'occasion et du budget. La nourriture est un élément important de la conférence/réunion et avec le Restaurant Grodan, nous garantissons une très bonne nourriture qui offre une expérience globale fantastique du séjour au Centre de conférence IVA.

Vous pouvez en savoir plus sur le restaurant Grodan et consulter ses différents menus.

Il est difficile de croire que derrière le pouls de la ville de Stureplan, au centre de Stockholm, se trouve une si belle oasis de verdure. Notre jardin est souvent utilisé par les participants aux conférences pour les pauses café, mais c'est aussi un endroit parfait pour le verre de bienvenue avant le dîner lorsque vous avez loué une salle de conférence, un auditorium ou une salle de banquet au Centre de conférence IVA.

Voici une photo du jardin du Centre de conférence IVA

Notre plus grande salle de conférence au Centre de conférence IVA à Östermalm, dans la ville de Stockholm, est l'auditorium Wallenbergsalen, qui peut accueillir 150 participants dans des fauteuils confortables. Il est également possible d'ajouter un certain nombre de chaises supplémentaires si nécessaire. Wallenbergsalen est un auditorium ultramoderne pour les événements et les conférences, décoré dans un style nordique moderne.

Pour en savoir plus sur la salle Wallenberg, cliquez ici.

Notre salle de banquet est idéale pour les petits déjeuners de travail. Vous pouvez vous asseoir à des tables rondes de 8 personnes chacune. La salle est équipée d'un système de sonorisation avec quatre unités sans fil. Elle dispose également d'un grand écran de cinéma et d'un projecteur avec rétroprojection. La salle de banquet du centre de conférence IVA à Östermalm, dans la ville de Stockholm, se trouve dans de magnifiques locaux datant du début du siècle, qui ont été soigneusement rénovés dans un style néoclassique.

Pour en savoir plus sur la salle de banquet et les salles de réception de la conférence IVA, cliquez ici..

Les écarts alimentaires sont de plus en plus fréquents et notre grande cuisine est bien équipée pour y faire face.
Toutefois, il est important de nous informer suffisamment à l'avance de la réunion pour garantir un service sans faille. Les allergies, les régimes végétaliens et végétariens sont pris en compte, mais pas les différents types de régimes. Le Centre de conférence IVA collabore avec le restaurant Grodan, qui prépare des déjeuners de conférence de première classe.

En savoir plus et consulter le menu au Restaurant Grodan

Le mobilier que nous proposons dépend de l'objectif de la réunion. Dans le cas de l'éducation et de l'apprentissage, les sièges d'école ou les tables en U sont préférables. Pour une réunion de conseil d'administration, une table de conférence est préférable. Pour les réunions plus créatives, il est possible d'opter pour des sièges en îlot où l'on change de place de midi à l'après-midi. Quelques tables debout à l'arrière sont généralement appréciées si vous avez besoin de variations. Au Centre de conférence IVA, nous adaptons le mobilier de la salle de réunion ou de la salle de conférence en fonction des besoins de la réunion.

Consultez nos différentes salles de conférence ici.