Checklista för säkerhet vid konferens

Att säkerställa en trygg och säker konferensmiljö är avgörande för ett lyckat evenemang. Nedan följer en detaljerad checklista vi på IVA Konferenscenter följer när det är dags för planeringen av säkerhetsåtgärder inför och under er konferens eller event hos oss.

 

Inför konferensen/evenemanget

Riskbedömning och planering

• Identifiera potentiella risker kopplade till konferensen.
• Utvärdera om det finns någon känd hotbild mot talare eller deltagare.
• Granska tidigare incidenter vid liknande evenemang för lärdomar.
• Utveckla en plan för att hantera identifierade risker och hot.
• Säkerställ att alla arrangörer och ansvariga har en uppdaterad kontaktlista.

Lokal och tillträdesskydd

• Bekräfta att konferenslokalerna kan låsas när de inte används.
• Tilldela nycklar eller passerkort till ansvariga personer.
• Planera för inpasseringskontroll, inklusive registrering och eventuell ID-kontroll.
• Överväg behovet av att anlita väktare eller ordningsvakter vid entréer.
• Informera värdar om rutiner för att hantera obehöriga personer.

Brandsäkerhet och nödsituationer

• Kontrollera att utrymningsvägar är tydligt markerade och fria från hinder.
• Planera årlig utbildning för personalen i utrymningsrutiner och brandbekämpning.
• Säkerställ att brandsläckare och hjärtstartare finns på plats och är lättillgängliga.
• Utse ansvariga för att kontakta räddningstjänst vid nödsituationer.

Teknisk säkerhet

• Verifiera att kamerabevakning är aktiv vid strategiska platser som entréer.
• Kontrollera att all belysning fungerar korrekt; använd LED-lampor där det är möjligt.
• Inspektera teknisk utrustning och ersätt trasiga enheter vid behov.

Gästhantering och kommunikation

• Planera för att receptionen ska vara bemannad under hela konferensen.
• Förbered skyltar för obemannade garderober och informera gäster om möjligheten att använda låsbara skåp för värdesaker.
• Utveckla rutiner för att hantera besökare med personskydd och säkerställ att dörrar är låsta eller under uppsikt.

Säkerhetsutrustning

• Kontrollera att larmknappar i receptionen fungerar och är kopplade till Securitas områdesväktare.
• Säkerställ att portabla larmenheter finns tillgängliga på flera platser i fastigheten.

Personalutbildning och beredskap

• Genomför årlig utbildning i första hjälpen (ABC), hjärt-lungräddning (HLR) och användning av hjärtstartare.
• Informera personalen om säkerhetsrutiner och ansvarsfördelning under konferensen.

Säkerhetsgenomgång

• Utför en slutlig genomgång av alla säkerhetsåtgärder och gör nödvändiga justeringar.
• Kommunicera säkerhetsplanen till alla relevanta parter, inklusive externa leverantörer och talare.

 

Under konferensen/evenemanget

Tillträdeskontroll

• Se till att alla konferenslokaler hålls låsta när de inte används.
• Säkerställ att receptionen är bemannad och att personalen kan låsa skjutpartier inifrån vid behov.

Gästservice

• Uppmana gäster att använda låsbara skåp för förvaring av värdesaker.
• Informera om säkerhetsrutiner och nödutgångar vid konferensens början.

Incidenthantering

• Ha larmenheter lättillgängliga och informera personalen om deras placering och användning.
• Var beredd att kontakta Securitas eller räddningstjänst vid behov.

 

Efter konferensen/evenemanget

Utvärdering och uppföljning

• Dokumentera eventuella incidenter och rapportera dem enligt fastställda rutiner.
• Samla in feedback från personal och deltagare om säkerhetsåtgärderna.
• Identifiera områden för förbättring och uppdatera säkerhetsplanen inför framtida evenemang.

Genom att följa vår säkerhetschecklista skapar vi tillsammans en trygg och välkomnande konferensmiljö för alla våra gäster och deltagare på IVA Konferenscenter – varmt välkomna till oss!