Förberedelse och planering är A och O. Tänk igenom syfte och mål för de deltagare som ska närvara. Boka tidigt upp eventuella talare och den anläggning som passar mötet bäst

Syftet med mötet är beroende på vad som ska förmedlas. Det kan vara ett informationsmöte, beslutsmöte, en kreativ workshop eller en utbildning.

Man bör tänka på mötets längd och tidpunkt. Ett kortare möte kanske passar bättre nära kommunikationer medan en övernattningkonferens lämpar sig en bit utanför city för att hålla gruppen samlad.

Generellt är sommar, höstlov och dagar i anslutning till storhelger inte att föredra för möten då många av deltagarna kan vara lediga. Finns det deltagare som har lång resväg bör man ha det i åtanke om man planerar en tidig start eller ett sent avslut för mötet.

Budgeten bör anpassas efter målet och syftet med konferensen. Vissa möten kan ha en lägre budget, men andra bör vara mer påkostade för att förmedla rätt budskap till deltagarna.

Det finns många talarförmedlingar att vända sig till, ett par exempel är talarforum.se eller talarformedlingen.se Men många talare går också att bokas direkt och hittas på nätet. Var tydlig med ämnet och vilken känsla som ska finnas kvar i tankarna efter föreläsningen.

Ha en registrering med namnskyltar som visar namn och företag. Nyttja pauser för mingel och samtal. Det finns vissa appar för deltagarhantering där man kan byta adresser och skapa nätverk.

Var noga med att informera om hålltider för dagen med pauser och beräknat avslut. Det är viktigt att att det är tydligt vad på agendan som är informationspunkter och vad som är beslutspunkter. Tidsåtgång måste finnas och en mötesledare som har kontroll på att agenda med tider hålls.

Innehållet på en konferens styr mötets längd. Hellre få punkter på agendan som hinns med än att lägga in för mycket som måste flyttas till nästa tillfälle. Håll tiderna för respektive punkt och gå vidare. Boka ett nytt möte för det som drog ut på tiden.

Många gånger är det utställande företag som bidrar ekonomiskt och möjliggör konferensen. Vid andra tillfällen kan någon leverantör gå in och sponsra tex lokalhyra eller maten.

Vid större möten är det vanligt med utställande företag som får möjlighet att visa sina produkter. Det är oftast leverantörer med anknytning till den bokade konferensen och som kompletterar denna.

Skicka en utvärdering direkt eller dagen efter till deltagarna med väl valda frågor. Ha gärna en skala 1-10 för att kunna mäta helheten. Be om återkoppling på det viktigaste deltagaren tagit med sig.

För att få feedback är det en förutsättning att skicka ut en utvärdering efteråt. Det är också värdefullt att under mötet använda ett konferensverktyg där man kan rösta och ställa frågor för att öka dialogen.

Använd gärna ett digitalt verktyg såsom trippus, menti eller tablet där man kan ställa frågor, rösta och utvärdera mötet under tiden och efteråt. De skapar engagemang och gör mötet med kreativt.

Ha alltid med presentationen på ett usb minne om någon dator skulle krångla. Ta med adapters och laddare till din dator. Om en talare får förhinder tänk på att snabbt kunna stuva om i programmet. mm mm

Vid större möten kan det vara trevligt med värdar som visar deltagarna rätt, svarar på frågor och representerar arrangören på ett positivt sätt.

Beroende på typ av möte och tidsåtgång, är det alltid positivt med något som bryter av informationsflödet. Detta påverkas också av vilket budskap ni vill förmedla på mötet. En ren utbildning kanske inte behöver en underhållningspunkt, men däremot är det viktigt på en kick off eller ett säljevent. Vilken känsla skall deltagaren lämna dagen med - full med ny kunskap eller wow-känsla?

Självklart kan man boka flera dagar för ett möte. Antingen sammanhängade eller vid olika tillfällen.

Många av våra lokaler kan möbleras efter kundens önskemål.

Läs mer om våra olika lokaler här.

Vanligast är att vi fakturerar efter arrangemangets genomförande. Vid större arrangemang kan en förskottsfaktura utgå som täcker minst lokalhyran.

Läs mer om hur man bokar konferens hos oss här.

Beroende på mål och syfte med mötet kan en aktivitet förstärka budskapet, men vid många möten behövs inte detta.

En vacker blombukett är alltid uppskattat, men är kursledaren inresande från annan ort kanske ett presentkort passar bättre. Är det en utländsk talare rekommenderas något klassiskt svenskt där Svenskt Tenn och Skultuna är idéförslag. Många företag skänker en gåva till välgörenhet istället för give-aways och talaren får istället ett värdebevis på detta. Mycket uppskattat!
Några ofta förekommande organisationer är röda korset, räddabarnen, barncancerfonden och unicef.

Att synas på de plattformar som målgrupper befinner sig på. Är det LinkedIn eller Instagram, eller kanske direktutskick, den egna hemsidan eller en mässa? Hellre "rätt" personer och färre än många men inte den målgrupp man söker.

Viktigt att ni vänder er mot den målgrupp som just ni riktar er till. Uppmärksamma unika talare eller stora nyheter som skall presenteras. Lägg upp live under konferensens pågående och summera med mycket bilder efter.

Beachflaggor och roll ups får gärna användas, både utanför entrén och i anslutning till konferenslokaler.

Vi har flera foajéer i anslutning till konferenslokalerna, som lämpar sig bra för utställare. Stäm av med oss i förväg gällande plats och utrymme för dessa.

Vi har en bildbank på vår hemsida och dessa bilder får ni gärna använda i inbjudningar och program.
Kika gärna efter bilder här >> bildbank

Presentationsdator och skärm ingår i alla våra lokaler. I de större lokalerna ingår även ljudanläggning.

Vi har tekniker på plats som hjälper till vid behov. Vid teknikbehov utöver standard kan vi hyra in detta.

Vi har distansutrustning för exempelvis hybridmöten i alla våra konferensrum.

I våra större lokaler har vi utrustning för både streaming och inspelning.

Ja.

Dator, skärm och ljudanläggning ingår alltid i våra lokaler.

Vi har tekniker på plats som hjälper till vid behov.

Vi har både teknik för videokonferens och streaming på webben.

Väl avancerad utrustning i våra större lokaler med målet att upplevelsen på plats som på distans ska vara snarlika.

I våra större lokaler kan vi skräddarsy det event ni önskar med ljud och ljus.

Ja.

Vi har en hög bandbredd via fiber.

Skärmar på scen för talare, dator och klicker bland annat.

Nej, det hyr vi in från vår samarbetspartner. Vi har också kontakt med olika tolkar med lång erfarenhet.

Vi raderar filer dagligen från presentations plattformar.

Ja, tekniker finns på plats och går igenom tekniken inför ert möte. Vid större evnt rekommenderar vi en dry-run (repetition) innan själva genomförandedagen.

Ja, det går utmärkt.

Nej, den tekniken behöver hyras in separat.

Vi satsar på teknik med lång livslängd.

Ja. I hörsalen har vi tex projektor med duk som back up. Vi kör också med parallella datorer vid webbsändningar och inspelningar. Vi har dessutom extra datorer för utlåning och en mängd adaptrar och strömkablar.

I våra stora lokaler har vi mikrofonsystem installerat. Mellan 6-10 finns att tillgå men 4 ingår i lokalpriset.

Meddela oss senast 10 dagar före aktuellt evenemangsdatum, så ordnar vi med alternativ till de som önskar specialkost.
Vi utgår från Livsmedelsverkets 14 allergener vilket är de vanligast förekommande av specialkost.

Tänk på att hellre ta en fikapaus för mycket än för lite, så sessionerna under dagen inte blir för långa. Är det endast plats för en kortare lunch, rekommenderar vi något enklare än den bordsserverade lunchen i vår festvåning. Skall lunchen utnyttjas för mingel eller samverkan är det alltid bra med mingellunch, där vi kan erbjuda olika alternativ.

Vi kan ebjuda allt från trevliga frukostfikan till luncher, kakbufféer, middagar och mingel.

Om vi i förväg får reda på specialkostönskemål kan vi självklart ordna alternativ till dessa.

När ni bokar hos oss ordnar vi självklart med både lokal och den förtäring ni önskar.

Restaurang Grodan serverar likvärdiga menyer till restauranggäster som till våra konferensgäster. Däremot har restaurangen alltid sina klassiska rätter på menyn såsom raggmunk, kalvlever, biff Rydberg och fiskgryta.

Mat- och dryckesalternativen är stora för alla typer av evenemang. Vi kommer gärna med förslag.
På vår hemsida under fliken Mat & dryck finns alla aktuella menyer anpassade efter säsong.

4-5 glas på en flaska vin och 7-8 glas på en flaska mousserande / champagne.

Vid en fördrink innan middagen behövs inte några stora mängder tilltugg. Våra små fina kanapéer är trevliga och serveras som strutar. Annars passar även snacks i form av chips, nötter, oliver och liknande bra.

Vi erbjuder både mingeltallrikar, Take and stay-lådor och matiga smörgåsar som alternativ till sittande lunch.

På vår hemsida har vi bra beskrivningar och bilder på våra lokaler. Önskar ni en specifik lokal kan ni självklart boka just denna. I vår bildbank finns bilder på samtliga rum i olika möbleringar. Läs mer om våra lokaler här.

Flera av våra lokaler är möblerbara och vi försöker självklart anpassa dessa efter kundens önskemål.

Vissa perioder är speciellt attraktiva och lokalerna bokas upp långt i förväg, så det beror på när ni önskar komma.

Vi har några lokaler med fast möblering och några som är möblerbara efter kundens önskemål. Den största lokalen, Wallenbergsalen, har 150 fasta platser och den minsta ett styrelsebord för 6 personer. Utöver dessa finns 6 lokaler i olika storlekar.

Vår största lokal har 150 fasta platser, men vi kan utöka med 10-15 extra stolar där. Den minsta lokalen har ett styrelsebord för 6 personer och utöver dessa har vi 6 konferenslokaler i olika storlekar.

Kontakta oss via mail eller telefon för bokning av konferenslokal.

Vi har flera lokaler som passar bra för ledningsgrupper och styrelser. Bland annat Gabrielsson Larsonsviten, Nobelrummet, Ericssonrummet och Crafoordrummet.

Tyvärr har vi ingen helt avlyssningssäker lokal. Däremot är vår styrelsesvit Gabrielsson Larson belägen avskilt då där även finns en egen foajé och därmed 2 dörrar som stängs från korridoren utanför.

Vår vackra festvåning lämpar sig utmärkt för alla typer av firande. Födelsedagar, släktträff, dop, bröllop och andra jubileum. Vi kan erbjuda en stor festvåning samt ett flertal mindre salonger som tillsammans skapar en stor vacker Bankettsal.

Varje event är unikt så vi offererar alla förfrågningar separat för att skapa den bästa upplevelsen vid varje specifikt tillfälle.

Att planera ett större event tar tid. Vi har koordinatorer och hovmästare som finns tillhands. Dessutom har vi en del checklistor som kan vara till god hjälp.

Vi har genomfört allt från produktlanseringar, och företagsjubileum till modevisningar, fotograferingar och filminspelningar.
Kika gärna på vår hemsidan under fliken Event & festvåning där vi presenterar olika event, både privata och för företag.

Att planera ett större event tar tid. Vi har koordinatorer som hjälper till med planering och beroende på omfattning rekommenderar vi en extern eventkoordinator. På plats har vi ett erfaret gäng som ser till att det hela flyter på smidigt.

Det beror lite på vad ni efterfrågar, men vi har stora möjligheter och erfarenhet av stora event.

Vi har arrangerat många typer av tema-event, tex för olika länder med passande menyer, landsfärger, musik och blommor.
Företagsevenemang för jubileum, stora produktlanseringar och tematiska kreativa workshops.

Flaggor, roll ups och annan merchandise kan med fördel pryda lokalen. Möblering i lokalen anpassar vi efter ert önskemål, i den mån det går.

Självklart kan ni boka hela anläggningen för ert event.

Vi har en vacker trädgård på innergården där man kan ha enklare aktiviteter. Annars finns det många spännande utmaningar att göra på stan, med hjälp av ett aktivitetsbolag.

Säkerhetsvakt kan hyras in vid särskillda tillfällen.

Vi har haft stand-ups, liveband, operasångerska, barnkörer och mycket annat kul.

Vår största konferenslokal har 150 fasta platser, men sittplatserna kan utökas med 10-15 lösa stolar. I vår festvåning kan 180 personer sitta vid en middag. För mingel kan vi ta ytterligare fler personer.

Nej, det lämnar vi åt beställaren.

Vi har inga VIP-områden, men erbjuder gärna ett mindre konferensrum för speciella gäster.

På IVA konferens har vi internationella gäster och evenemang med stor regelbundenhet. Både personal och service är därför vana vid detta. All personal talar engelska, skyltning och kommunikation sker då på engelska.

Då huset är från slutet av 1800-talet är det inte 100% tillgänglighetsanpassat, till exempel finns trösklar till vissa lokaler. Hiss, handikapptoaletter och ramp för entrétrappa finns.

Får vi information i förväg förbereder vi på bästa möjliga sätt för deltagare med specialbehov.

Ramp för entrétrappa finns samt hiss och handikapptoaletter.

Vår hörsal, Wallenbergsalen har hörselslinga.

Två handikapptoaletter finns på olika plan.

Närmaste parkering för personer med funktionsnedsättningar är på Humegårdsgatan, några minuters promenad från IVA Konferenscenter.

Den mesta av vår information finns på lättläst svenska. Vid specifika önskemål tar vi självklart fram material.

Nej, men kontakta gärna en förmedling för detta vid behov.

Hiss finns till alla tre våningsplan.

Vi har tyvärr inga hjälpmedel för personer med synnedsättning.

Samtliga lokaler har belysning som går att anpassa. Ljudet justeras också enkelt inne i respektive lokal.

Kontakta oss gärna om ni önskar tillgänglighetsinformation eller har frågor angående detta.

Vid behov kan vi oftast ordna med tyst utrymme, men det är inget som är standard.

Samtlig personal går regelbundet utbildning i första hjälpen och HLR samt att vi övar med jämna mellanrum. På valda platser finns första förbands-tavlor utplacerade. Utrymningsplaner finns tillgängliga på alla plan i fastigheten.

Personalen finns alltid tillgänglig om någon behöver hjälp att lokalisera sig på vår anläggning.

Alla grupper får nyckel till sin konferenslokal för att kunna låsa under dagen. Ytterkläder och större väskor lämnas in i garderoben. Vid behov kan vi hyra in säkerhet via vaktbolag, tex vid årsstämmor. Större evenemang har ofta registrering av deltagare vid ankomst.  Deltagare med hög risk har alltid eget personskydd med sig.

Det beror helt på omfattningen av konferensen och deltagarna. Vi anpassar oss också ofta till utländska delegationers protokoll.

Vi hyr in säkerhet från bolag som arbetar med detta.

Vi har fasta rutiner för brand och evakuering. Samtlig personal går regelbundet utbildning för att hantera detta.

Utrymningsplaner finns uppsatta enligt myndigheternas krav och brandsläckare likaså. Utrymnings-larm ljuder om det är aktuellt att lämna fastigheten och personalen leder detta synliga i gula västar.

Vi går under GDPR gällande personuppgifter. Material och presentationer som mejlas oss raderas direkt efter genomförandet. Inspelningar från webbsändningar raderas efter att kunden fått sitt material.

Nej, endast vid utgångarna.

Vi har alltid bemannad reception vid entrén och har koll på alla gäster vid in- och utpassering.

Vi har både första hjälpen-utrustning och hjärtstartare i receptionen. Samtlig personal går regelbundet utbildning för att hantera detta.
På utvalda platser finns också tavlor med första förband.

All personal har årlig utbildning inom ABC Första hjälpen samt hjärt- och lungräddning och med hjärtstartare. Dessutom utbildningar inom krishantering och brand. Vi övar detta kontinuerligt. IVA har också en väl fungerande krisgrupp.

Ingen kontroll men bemannad reception som stämmer av alla gäster som kommer in i fastigheten.

Vi hyr in väktare från säkerhetsbolag vid behov. Även personal som hanterar garderob med garderobsbrickor.

IVA har egen IT tekniker samt även en anställd ingenjör som arbetar just med cybersäkerhet. Våra brandväggar är extremt högt satta. Vi kan ordna med separat IP-adress och nät vid behov av detta.

Vi har ett antal låsbara skåp i anslutning till receptionen.

Våra årliga utbildningar hjälper oss med detta. Läget mitt i city gör oss tillgängliga för ibland oväntade händelser så vi har bra rutiner för det.

Vi har också vaktbolag som patrullerar runt området som snabbt kan vara på plats.

Vi har ingen egen parkering och hänvisar till närliggande garage.

Vi har löpande utbildning i kris, utrymning, brand och säkerhet för konferens och möten genom Safe Hotels.

Östermalmstorgs tunnelbanestation ligger endast 200 meter från IVA Konferenscenter och flera bussar stannar inom bara ett par minuters promenad från oss.

Det finns flera parkeringsgarage i närområdet.

Då det kan vara svårt med att hitta lediga parkeringsplatser i närområdet på dagtid, däremot finns flera parkeringshus i närheten. Vi rekommenderar främst kollektivtrafik i form av tunnelbana eller buss. Närmaste hållplats är endast 200 meter från entrén.

Det finns ett flertal mycket bra hotell i närområdet. Både större kedjehotell och mindre boutiquehotell.

Vi har öppet 07:30-17:00, men anpassar självklart öppettiderna efter gästernas önskemål.
Vi välkomnar också konferenser och fester under helger.

Vi köper in den tjänsten från samarbetspartner.

59.335. 18.076

Nej, vi har serveringstillstånd som gäller, så all mat och dryck bokas via oss och restaurang Grodan som vi samarbetar med.

Vi har haft både mindre och större bröllop hos oss genom åren och har god erfarenhet.
Se gärna vår checklista här för er planering. https://ivakonferens.se/wp-content/uploads/2019/02/Checklistabrolloppdf-1-1.pdf

Hedvig Eleonora kyrka, Oscarskyrkan och Gustav Adolfskyrkan

Det finns en ljudanläggning för tal och bakgrundsmusik som ingår i lokalhyran. För uppträdande och DJ/dans behövs en annan anläggning hyras in.

Vår erfarenhet är att dessa festligheter oftast har ett specifikt tema så menykort och placeringskort behöver vi få av värdparet tillsammans med en bordsplan där även eventuell specialkost finns noterad.

Vi kan hjälpa till att beställa blommor till borden men det går utmärkt att ta med sig själv.
Även dekoration brukar vara personligt att det kan lämnas in till oss innan eller placeras ut innan festligheterna börjar.

Det går bra vilket som. Ibland bestämmer värdparet vilket sortiment som ska finnas och vad som ingår. Men många fester har också bar där gästerna köper själva under kvällen.

Photo booth är en perfekt aktivitet på event och bröllop.
Vi hänvisar till leverantörer som Myselfie.se eller Eventomatic.se. Finns fler på nätet.

Det går bra vilket som. När man tar med egen tårta tar vi ut en kostnad för servering.

Vår ordinarie kvällstid är senast 01,00 med sista dans/beställning 00,30.
Mot tillägg kan vi senarelägga tiden till 02,00.

Det går utmärkt. Korv med bröd brukar vara populärt på sena timmen. Även matig paj, baguetter och Jansons Frestelse.

Nej, då det beroende på storlek på festen kan vara mycket omfattande. Vi ansvarar för lokal och mat och självklart frågor kring det. Sök gärna på bröllopskoordinator Stockholm på google för att boka ett besök hos lämplig bröllopskordinator.

Absolut. IVA konferenscenter har både avancerad videokonferensutrustning installerad i våra större mötesrum samt enklare lösningar i våra mindre mötesrum. Man kan enkelt koppla upp sig med ljud och bild från olika enheter. Perfekt om man inte kan vara på plats, men ändå vill delta.
Oavsett om du bokar ett mötesrum, konferensrum eller hörsal på IVA Konferenscenter, så är lokalerna utrustade med modern och användarvänlig teknik för videomöte eller videokonferens. Vi är en konferensanläggning som satsat stort på tekniskt krävande möten.

Här kan du läsa mer om videokonferens och videomöte på IVA Konferenscenter

Ja, det går bra att spela in eller filma mötet/konferensen på IVA Konferenscenter, då vi har egen utrustning samt egna tekniker för det. I vår hörsal finns avancerad teknik, som en mindre studio för filmproduktion. Men vi har också en mobil lösning som fungerar i vår näst största lokal samt i festvåningen vid exempelvis frukostmöten. Hos oss på IVA Konferenscenter är konferensrummen och mötesrummen försedda med användarvänlig teknik för att ni ska få ut så mycket som möjligt av konferensvistelsen.

Här kan du läsa mer om ljud- och bildinspelning på IVA Konferenscenter

Tekniken är en utmaning, trots tester och genomgång kan något ändå sätta käppar i hjulet. Däremot vågar vi lova att vi har mycket bra resurser för att lösa eventuella problem som kan uppstå. Med egna tekniker och en löpande översyn av samtliga konferenslokaler, mötesrum och hörsalar etcetera, så är vi bra rustade.
Vi gör alltid vårt yttersta för att bokare och talare ska känna sig trygga vid genomförandet. På IVA Konferenscenter är vi tekniskt förberedda för att tillgodose de olika krav som uppstår på ett möte eller en konferens.

Här kan du läsa mer om konferenstekniken på IVA Konferenscenter

Vi samarbetar med Restaurang Grodan när det gäller allt som ska serveras på IVA Konferenscenter. Det är ett förstklassigt kök och en stor meny med både klassiker och nya spännande inslag. Restaurang Grodan erbjuder även bufféer och mingeltallrikar som passar för tillfället och budgeten. Maten är ett viktigt inslag på konferensen/mötet och med Restaurang Grodan garanterar vi riktigt god mat som ger en fantastisk helhetsupplevelse av vistelsen på IVA Konferenscenter.

Här kan du läsa mer om Restaurang Grodan och även se deras olika menyer

Man kan knappt tro att det bakom citypulsen vid Stureplan, mitt i Stockholm city, finns en så härligt grön oas. Vår trädgård används flitigt av konfererande gäster för fikapaus, men också en perfekt plats för välkomstdrinken innan middagen i samband med att du hyrt konferenslokaler, hörsal eller festvåning här på IVA Konferenscenter.

Här kan du se en bilder på trädgården på IVA Konferenscenter

Vår största konferenslokal på IVA Konferenscenter i Östermalm, Stockholm city är hörsalen Wallenbergsalen, med plats för 150 deltagare i bekväma fåtöljer. Det går även att sätta in ett antal extra stolar om det behövs. Wallenbergsalen är en toppmodern hörsal för events och konferenser, inredd med modern nordisk stil.

Här kan du läsa mer om Wallenbergsalen.

För frukostmöten passar vår festvåning utmärkt. Här sitter man vid runda bord med 8 personer vid varje. Lokalen har ljudsystem med fyra trådlösa enheter. Vidare finns stor filmduk och projektor med bakprojektion. Festvåningen på IVA Konferenscenter på Östermalm, Stockholm city är i vackra sekelskiftslokaler, som varsamt har renoverats i nyklassicistisk stil.

Här kan du läsa mer om IVA Konferens festvåning och festlokaler.

Det blir allt vanligare med kostavvikelser och vårt stora kök har bra kapacitet att hantera det.
Däremot är det viktigt att meddela detta i god tid innan mötet för en smidig service. Allergier, vegan och vegetarisk kost är självklarheter, däremot inte olika typer av dieter. IVA Konferenscenter samarbetar med Restaurang Grodan, som lagar förstklassig konferenslunch.

Läs mer och ta del av menyn på Restaurang Grodan

Festvåningen på IVA Konferenscenter används både för konferenser och för privata middagar och fester. Vid samtliga tillfällen gäller att all mat och dryck bokas via oss som anlitar restaurang Grodan. Här finns plats för 110 gäster och med salongerna (4 st) totalt 176 gäster. I festvåningen kan du njuta av den vackra sekelskiftslokalen, som är varsamt inredd i nyklassicistisk stil.

Här kan du läsa mer om festvåningen på IVA Konferenscenter

Möbleringen som vi föreslår beror på syftet med mötet. Vid utbildning och lärande är skolsittning eller u-bord att föredra. För ett styrelsemöte lämpar sig ett sammanträdesbord bäst. För mer kreativa möten kanske möblering i öar där man byter platser från för middag till eftermiddag. Några ståbord längt bak brukar vara uppskattat om man behöver variation. Vi på IVA Konferenscenter anpassar möblerna i mötesrummet eller konferenslokalen utefter de behov som mötet kräver.

Kolla gärna in våra olika konferensrum här.