Var noga med att informera om hålltider för dagen med pauser och beräknat avslut. Det är viktigt att att det är tydligt vad på agendan som är informationspunkter och vad som är beslutspunkter. Tidsåtgång måste finnas och en mötesledare som har kontroll på att agenda med tider hålls.

Innehållet på en konferens styr mötets längd. Hellre få punkter på agendan som hinns med än att lägga in för mycket som måste flyttas till nästa tillfälle. Håll tiderna för respektive punkt och gå vidare. Boka ett nytt möte för det som drog ut på tiden.

Många gånger är det utställande företag som bidrar ekonomiskt och möjliggör konferensen. Vid andra tillfällen kan någon leverantör gå in och sponsra tex lokalhyra eller maten.

Vid större möten är det vanligt med utställande företag som får möjlighet att visa sina produkter. Det är oftast leverantörer med anknytning till den bokade konferensen och som kompletterar denna.

Skicka en utvärdering direkt eller dagen efter till deltagarna med väl valda frågor. Ha gärna en skala 1-10 för att kunna mäta helheten. Be om återkoppling på det viktigaste deltagaren tagit med sig.

För att få feedback är det en förutsättning att skicka ut en utvärdering efteråt. Det är också värdefullt att under mötet använda ett konferensverktyg där man kan rösta och ställa frågor för att öka dialogen.

Använd gärna ett digitalt verktyg såsom trippus, menti eller tablet där man kan ställa frågor, rösta och utvärdera mötet under tiden och efteråt. De skapar engagemang och gör mötet med kreativt.

Ha alltid med presentationen på ett usb minne om någon dator skulle krångla. Ta med adapters och laddare till din dator. Om en talare får förhinder tänk på att snabbt kunna stuva om i programmet. mm mm

Vid större möten kan det vara trevligt med värdar som visar deltagarna rätt, svarar på frågor och representerar arrangören på ett positivt sätt.

Förberedelse och planering är A och O. Tänk igenom syfte och mål för de deltagare som ska närvara. Boka tidigt upp eventuella talare och den anläggning som passar mötet bäst

Beroende på typ av möte och tidsåtgång, är det alltid positivt med något som bryter av informationsflödet. Detta påverkas också av vilket budskap ni vill förmedla på mötet. En ren utbildning kanske inte behöver en underhållningspunkt, men däremot är det viktigt på en kick off eller ett säljevent. Vilken känsla skall deltagaren lämna dagen med - full med ny kunskap eller wow-känsla?

Syftet med mötet är beroende på vad som ska förmedlas. Det kan vara ett informationsmöte, beslutsmöte, en kreativ workshop eller en utbildning.

Självklart kan man boka flera dagar för ett möte. Antingen sammanhängade eller vid olika tillfällen.

Man bör tänka på mötets längd och tidpunkt. Ett kortare möte kanske passar bättre nära kommunikationer medan en övernattningkonferens lämpar sig en bit utanför city för att hålla gruppen samlad.

Många av våra lokaler kan möbleras efter kundens önskemål.

Läs mer om våra olika lokaler här.

Generellt är sommar, höstlov och dagar i anslutning till storhelger inte att föredra för möten då många av deltagarna kan vara lediga. Finns det deltagare som har lång resväg bör man ha det i åtanke om man planerar en tidig start eller ett sent avslut för mötet.

Vanligast är att vi fakturerar efter arrangemangets genomförande. Vid större arrangemang kan en förskottsfaktura utgå som täcker minst lokalhyran.

Läs mer om hur man bokar konferens hos oss här.

Budgeten bör anpassas efter målet och syftet med konferensen. Vissa möten kan ha en lägre budget, men andra bör vara mer påkostade för att förmedla rätt budskap till deltagarna.

Beroende på mål och syfte med mötet kan en aktivitet förstärka budskapet, men vid många möten behövs inte detta.

Det finns många talarförmedlingar att vända sig till, ett par exempel är talarforum.se eller talarformedlingen.se Men många talare går också att bokas direkt och hittas på nätet. Var tydlig med ämnet och vilken känsla som ska finnas kvar i tankarna efter föreläsningen.

En vacker blombukett är alltid uppskattat, men är kursledaren inresande från annan ort kanske ett presentkort passar bättre. Är det en utländsk talare rekommenderas något klassiskt svenskt där Svenskt Tenn och Skultuna är idéförslag. Många företag skänker en gåva till välgörenhet istället för give-aways och talaren får istället ett värdebevis på detta. Mycket uppskattat!
Några ofta förekommande organisationer är röda korset, räddabarnen, barncancerfonden och unicef.

Ha en registrering med namnskyltar som visar namn och företag. Nyttja pauser för mingel och samtal. Det finns vissa appar för deltagarhantering där man kan byta adresser och skapa nätverk.

Ja, det går bra att spela in eller filma mötet/konferensen på IVA Konferenscenter, då vi har egen utrustning samt egna tekniker för det. I vår hörsal finns avancerad teknik, som en mindre studio för filmproduktion. Men vi har också en mobil lösning som fungerar i vår näst största lokal samt i festvåningen vid exempelvis frukostmöten. Hos oss på IVA Konferenscenter är konferensrummen och mötesrummen försedda med användarvänlig teknik för att ni ska få ut så mycket som möjligt av konferensvistelsen.

Här kan du läsa mer om ljud- och bildinspelning på IVA Konferenscenter

Tekniken är en utmaning, trots tester och genomgång kan något ändå sätta käppar i hjulet. Däremot vågar vi lova att vi har mycket bra resurser för att lösa eventuella problem som kan uppstå. Med egna tekniker och en löpande översyn av samtliga konferenslokaler, mötesrum och hörsalar etcetera, så är vi bra rustade.
Vi gör alltid vårt yttersta för att bokare och talare ska känna sig trygga vid genomförandet. På IVA Konferenscenter är vi tekniskt förberedda för att tillgodose de olika krav som uppstår på ett möte eller en konferens.

Här kan du läsa mer om konferenstekniken på IVA Konferenscenter

Vi samarbetar med Restaurang Grodan när det gäller allt som ska serveras på IVA Konferenscenter. Det är ett förstklassigt kök och en stor meny med både klassiker och nya spännande inslag. Restaurang Grodan erbjuder även bufféer och mingeltallrikar som passar för tillfället och budgeten. Maten är ett viktigt inslag på konferensen/mötet och med Restaurang Grodan garanterar vi riktigt god mat som ger en fantastisk helhetsupplevelse av vistelsen på IVA Konferenscenter.

Här kan du läsa mer om Restaurang Grodan och även se deras olika menyer

Man kan knappt tro att det bakom citypulsen vid Stureplan, mitt i Stockholm city, finns en så härligt grön oas. Vår trädgård används flitigt av konfererande gäster för fikapaus, men också en perfekt plats för välkomstdrinken innan middagen i samband med att du hyrt konferenslokaler, hörsal eller festvåning här på IVA Konferenscenter.

Här kan du se en bilder på trädgården på IVA Konferenscenter

Vår största konferenslokal på IVA Konferenscenter i Östermalm, Stockholm city är hörsalen Wallenbergsalen, med plats för 150 deltagare i bekväma fåtöljer. Det går även att sätta in ett antal extra stolar om det behövs. Wallenbergsalen är en toppmodern hörsal för events och konferenser, inredd med modern nordisk stil.

Här kan du läsa mer om Wallenbergsalen.

För frukostmöten passar vår festvåning utmärkt. Här sitter man vid runda bord med 8 personer vid varje. Lokalen har ljudsystem med fyra trådlösa enheter. Vidare finns stor filmduk och projektor med bakprojektion. Festvåningen på IVA Konferenscenter på Östermalm, Stockholm city är i vackra sekelskiftslokaler, som varsamt har renoverats i nyklassicistisk stil.

Här kan du läsa mer om IVA Konferens festvåning och festlokaler.

Det blir allt vanligare med kostavvikelser och vårt stora kök har bra kapacitet att hantera det.
Däremot är det viktigt att meddela detta i god tid innan mötet för en smidig service. Allergier, vegan och vegetarisk kost är självklarheter, däremot inte olika typer av dieter. IVA Konferenscenter samarbetar med Restaurang Grodan, som lagar förstklassig konferenslunch.

Läs mer och ta del av menyn på Restaurang Grodan

Möbleringen som vi föreslår beror på syftet med mötet. Vid utbildning och lärande är skolsittning eller u-bord att föredra. För ett styrelsemöte lämpar sig ett sammanträdesbord bäst. För mer kreativa möten kanske möblering i öar där man byter platser från för middag till eftermiddag. Några ståbord längt bak brukar vara uppskattat om man behöver variation. Vi på IVA Konferenscenter anpassar möblerna i mötesrummet eller konferenslokalen utefter de behov som mötet kräver.

Kolla gärna in våra olika konferensrum här.